メールソフトのアドレス帳で顧客管理有限会社ジェム【ジェムスクール】

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時間や場所に制約を受けない「新しい働き方」のために
“メーラーのクラウド化”をメールワイズで実現

ジェムスクール本部 副代表
合田 了 様

クラウドを活用したワークスタイルが評価され、Great Place to Work働きがいのある会社、Forbes Japan JAPAN WOMEN AWARD、香川県ワークライフバランス推進企業表彰知事賞などの各賞を受賞しているジェムスクール様では、“メーラーのクラウド化”を目的にメールワイズを導入しています。メールのやり取りだけでなく、アドレス帳を顧客管理システム化するなど、ユニークな活用法を採られているとのこと。具体的な活用スタイルをお聞きしました。

「台風で休み」というメールを出すために出勤しなければならない矛盾

ジェムスクール様は香川県、愛媛県で英会話と学習塾を運営されていますよね。

2017年5月現在、12校を展開し、生徒は1700名以上です。赤ちゃんから大人まで幅広い層に対応しており、法人の研修にも個人商店から上場企業まで活用していただいています。

クラウドを活用したワークスタイルが、各種の賞を受賞されたり、報道で取り上げられていますよね。

地方にある中小企業で、スタッフの約7割を女性が占め、子育てや介護をしながら在宅で働いているスタッフも多いことを評価されてのことだと思います。2012年にGoogle本社を訪問する機会があり、ビジネスクラウドの使い方を目の当たりにしたのですが「女性の働き方にあわせるにはクラウドが適している」と実感しました。1日中“お母さん”という仕事もしながら業務を行うので、例えば子どものお昼寝のようなすきま時間を活用したいというスタッフもいますよね。そこで会社の制度を変え、勤務時間を自己申告制とし、働きやすい時間に業務を行ってもらうというスタイルを採用できたのも、クラウドを活用しているからこそと言えます。

【Great Place to Work働きがいのある会社 2017年受賞】

メールワイズの導入もその一環なのですか?

そうですね。もともと宿題の連絡やイベントの連絡などで、各生徒に週1回はメールを送っていました。当初はFileMakerを使って、メール送信のためのしくみをつくっていましたが、教室にいかなければやり取りができないという制約があります。

「今日は台風で休校」というお知らせを生徒に出すために、出勤しなければならないというのは、ちょっと変ですよね。そこで、「メールソフトもクラウド化できないか」という観点でメールワイズを導入しました。

その場合、Webメールを活用するという手もありますよね。

実は、いったんWebメーラーを使用してみたのですが、特定のキャリアのスマホにメールが送れないという障害が発生したこともあり、メールワイズに乗り換えました。また、生徒全員に一斉に広報したいことがある場合の一斉配信も視野に入れてのことです。

アドレス帳を顧客管理に活用

メールワイズに届いたメールは、どなたかが振り分けてスタッフに対応してもらっているのですか?

基本的に誰でも対応できる内容であれば、気づいたスタッフが順次対応していきます。「●●教室の●曜日のクラス」といった特定のスタッフでなければ対応できない内容の場合は、気づいたスタッフがコメント欄を利用して、対応してほしいスタッフに引き継ぐという運用を採っています。

それは特定のスタッフに対する質問ですか?

そうです。対応してほしいスタッフの出勤日ではない日にメールが届いた場合も、コメント欄を利用して引き継ぐことで、自宅なり別の場所から対応できる流れになります。

テンプレートやアドレス帳はお使いになられていますか?

特に全体でのテンプレートを多数用意しているということはないのですが、各校のスタッフが自分の業務がやりやすいように工夫したテンプレートを、各自で用意するという方法が、一番スムーズのようです。

【実際に利用しているテンプレートの画面】

アドレス帳は、氏名や連絡先だけでなく、在籍している校舎や曜日、英語でのニックネームなど、細かく入力して、顧客管理のために活用しています。

それは珍しい使い方ですね。

他に顧客管理のためのシステムは使っていませんが、「●●校」「●曜日」というように検索すれば、該当する生徒がヒットしますので、便利ですね。

【実際に利用しているアドレス帳の画面】

メールワイズを活用しているうえで、こんな機能があればいいな…と思われることはありますか?

顧客管理という視点からいうと、アドレス帳をもっとカスタマイズできるといいなと思います。例えば、生徒の写真も表示できるようにするなどですね。kintoneを活用すればできるとは思いますが、そこまで本格的でなくてもいいのです。あとちょっと項目を増やすだけで、顧客管理システムとして導入する人も出てくるのではないかと思いますね。

なるほど!大変参考になりました。また新しい使い方などを始められたら、是非、お話をうかがわせてください。本日はありがとうございました。

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