受注業務でも大活躍！受注プロセスをメールワイズで管理・効率化
今回は、サイボウズ社内シリーズの第六回となりました。ついに社内シリーズ最後の最後です。（新しい活用シーンを見つけたら帰ってくるかもしれませんが）
さて、最終回は御見積の作成、お客様から頂いたご注文の処理、ライセンス発行といった業務を行う「セールス」部門です。
おそらく受注部門はどこの会社でも人員に余裕があることはなく、最低限の人数でこなしていることが多いのでは無いでしょうか。サイボウズの受注部門の業務とメールワイズの関わりをご紹介します。（※担当者の役職などは取材当時のものです）
【セールス担当の本間 瑞恵（左）、佐藤 美保（右）】
メール送受信だけではなく、受注処理のステータスも管理
セールス業務は、どのような形で作業しているのでしょうか？
メール・FAXで届いた注文の受注作業を、5つのステップに分けて担当を割り当ててます。
まずは、受注のステップを確認します。
サイボウズ受注プロセスは、以下の５工程に分割しています。
【工程表】
受注処理フローを分けているのは、複数人で作業を行う以外に理由はありますか？
複数人で行うので、どの注文がどの工程にあるのかを管理する必要があるわけです。工程はメールワイズのステータス管理を活用して共有できるようにしています。
他にも、Webフォームからの注文はメールとして、FAXでの注文もメールとしてメールワイズで受信しているので、各工程が終わるごとにメールのステータスを次工程に変更することで共有出来ています。
標準のステータス以外に、カスタマイズ項目に各受注処理ステータスを追加しています
チーム全体の周知はお知らせ欄を活用。手を止めずに作業が続けられる
担当者がステップごとに分かれて作業する上で、欠かせない機能とかありますか？
便利な機能の一つにお知らせ欄ですね。受信BOXの上部（お知らせ欄）に周知内容を記載することができるので、重要な連絡事項を最も人が集まる場所でお知らせすることができます。
それにより、「セールス」部門のお知らせ欄は各工程でやること、今週の各工程の担当者を記載しています。いつもメールワイズを見れば、今週は誰が何を担当するのか一目瞭然です。
やはり、連続している処理を複数人で担当するには工夫が必要です。特に大切なのが「誰が何をしているか」をメンバー全員で共有することにあります。このことが共有されていれば「誰に何を聞けばよいか」がわかるため、仕事がスムーズに進みます。
セールス部門のお知らせ欄
受注業務以外に、どのような業務で利用していますか？
受注以外にも見積り、登録情報の変更、ライセンス再発行等のご連絡も頂きます。これらの連絡もメールワイズで受けています。ほとんどのメールはルールが決まっている内容で、メンバーであれば誰でも対応が可能です。
ただ中には個別に判断が必要なメールがあり、その場合には閲覧したメンバーが個別対応として担当やステータスに変更します。マネージャーは自分の担当分やステータスを絞り込むだけで、自らが担当しなければならないメールだけを表示することができます。
まさしく、サイボウズのセールス部門ではメールワイズなしの受注業務は考えられませんね。自社製品なので、そうでなくては困りますが(笑)
大企業であれば受注専門のシステムを作り上げてるでしょうし、それほど注文数が多くなければ1人ないしは2人の担当で処理するため、問題は少ないのかも知れませんね。
サイボウズのような中規模の受注部門では専用システムを入れることは出来ないですし、かと言って運用努力だけでは効率化には限界があります。
もし、メールワイズがないとするとすべてを紙での処理になるかもしれません。メールで受注したとしてもそれを印刷して紙で回すなどをしないと管理しきれないと思います。
メールワイズは中規模の受注部門でも購入可能な金額だと思います。
専用システムで一声数百万はちょっと・・・という方は、一度ご覧頂きたいと思います。
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