当初は「サイボウズ Office」を導入していたのですが、サイボウズユーザー向けに送られてきたメールに、「メールワイズ」が紹介されていたのがきっかけです。オンプレミスで導入したのはずいぶん前で2004年頃のことです。

それまでは、社員が個人のメールアドレスで対応しながら、共有すべき社員をCCで同報するというスタイルでしたが、対応漏れが発生して「メールを送ったのに返事がこない」という再度のお問い合わせをいただくこともありました。「メールワイズ」導入で、この悩みが解決できました。

やはり、1ユーザー500円という価格のことが1つ。それから、社内にデータを置く必要がなくなったので、データ保管が安心できるようになったことも大きいです。

インターネット通販に対応している部署では1日20～50通程度のメールがきます。この部署では個人のお客様が中心ですから、やはり夜間や土日といった時間帯にメールが送られてくることが多いですね。まず、朝出勤してくると届いているメールをチェックして...という流れになります。

5～7回程度が一番多いかと思います。例えば、以前はパスポートのコピーをFAXしていただくこともありましたが、今ではメールに添付で送っていただくことが格段に増えました。これ以外にも、出発の前日に確認のメールを送るなど、1人の方と何度もやり取りが発生するので、履歴を参照できるのは便利ですね。

当初はインターネット通販に対応している4名が「メールワイズ」のユーザーでしたが、今では法人営業など、外部とメールをやり取りするすべての部署で「メールワイズ」を導入していますね。

「メールへの対応漏れがある」「他の社員は進捗を把握できない」といった悩みは他の部署でも発生していたので、「別の部署ではこんな対応をしている」と「メールワイズ」を紹介したところ、結局は全部署で導入することになりました。

このようにアカウント数を柔軟に増やしていけるのも、クラウド版のいいところですね。

やはり営業担当者は外出していることが多いので、スマートフォンで活用していることは多いと思います。私自身も、急ぎの対応の必要があるものなどがないか、外出先からチェックし、必要があればその場で対応してしまいます。

オンプレミスで導入していたときにも、外部からアクセスできるようにしていましたので。

そうですね。特に個人のお客様が「インターネットから旅行に申込む」ということを普通に行うようになりましたから。以前は、旅行雑誌や店頭のパンフレットなどを参考に電話で申込まれていたものが、インターネット主体になりました。そうすると、必然的にメールでのやり取りが増えるわけです。現在、個人向けのパンフレットなどは一切作らなくなりましたね。

そうです。店頭にお見えになるお客様は、お得意様とウェディング関係のお客様でしょうか。じっくり打合せをしたいというニーズがありますから。

旅行会社というと、個人のお客様向けか、後は企業の出張に関する手配を行うイメージが中心でしょうが、弊社の特徴としては他の旅行代理店向けに航空券の手配をするといった業務を行っていることが挙げられます。

この場合、「航空券が手配できるのか、できないのか」の即答が必要になりますので、電話でのやり取りがほとんどです。

前は「個人向け」「法人向け（海外出張手配）」「他の旅行会社向け」という3つの分野で扱い件数が、ほぼ3分の1ずつだったのですが、インターネットを介した「個人向け」商品が急速に伸び、いまでは半数を占めるようになりました。必然的にメールの数は増えていますし、今後も増える見込みです。

そうですね。例えば最近人気があるのがシンガポールマラソンのツアーですね。

毎年12月の日曜日に開催されますが、1～2日の有給休暇をとれば参加できるので人気ですね。サイボウズさんでも是非、参加をご検討下さい（笑）