Tipsサポートチーム直伝操作ガイド 4

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個人と会社の顧客管理で二重対応や異なる回答を防ごう！

前回、「メールワイズ」で顧客情報を効率的に管理することで得られる"イイコト"を紹介しました。

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今回は実際に「メールワイズ」で顧客を管理する方法について案内します。
顧客を管理するにはそう、「アドレス帳」を使います！

「アドレス帳」に登録できる情報としては、会社データ、顧客データの 2 種類があります。

実際に登録の流れを見てみましょう！

• ▼マニュアル：会社データを追加する
• ▼マニュアル：顧客データを追加する

「アドレス帳」の項目はカスタマイズできます。
また、追加した項目にアクセス権を設定し、非公開項目を作ることもできます。

カスタマイズ項目を追加する／カスタマイズ項目にアクセス権を設定する

• ▼マニュアル：アドレス帳の項目の設定

受信したメールの「顧客を登録する」から、「アドレス帳」へ顧客を登録することもできます。
フォームなど決まった型で受信するメールの場合、顧客情報の補助登録機能を利用することで、あらかじめ設定した指定場所から情報を抽出し、登録時に補助的に挿入することができます。

• ▼マニュアル：顧客登録の補助機能を設定する

登録したアドレス帳のデータから履歴を見てみましょう。顧客を会社に所属させた場合は、各顧客とのやりとりも、その会社の履歴として一括で履歴を追うことができます。

会社情報の履歴一覧画面

例えば、同じ会社の別の担当者から同じようなお問い合わせがあったときにも、会社単位で履歴をさかのぼって確認できるので、別のスタッフが異なる回答をしてしまうようなミスを防ぐことができます。