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【メールワイズ活用紹介】メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.2

2015.7.16

サイボウズのサポートセンターがお届けする第二回目の活用紹介です。

今回もメールワイズをご利用中のユーザー向けに、もっと便利にご利用いただけるよう活用方法を紹介していきます。

 

前回、メールの担当者を振り分けるハンドラ―の仕事がとにかく大変なこと、少しでもハンドラ―の負荷軽減のお手伝いができる方法の概要について紹介しました。

 

→→メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.1はこちら

 

今回はさっそく、Web サイトにフォームを設置して、フォームに入力された内容を Web サーバーに送信し、メールとしてお問い合わせ内容を受け取る場合に使えそうな、フォームを工夫する方法(【方法 A】)と、差出人情報の変換、および顧客情報の補助設定を利用する方法(【方法 B】)について紹介します。

 

【方法 A】Web サイト利用の場合、フォームを工夫する

 

Web サイトのフォーム側の変更ができる場合、お問い合わせごとにカテゴリを設定しお客様側に選択いただくことで、メールワイズ側にメールとして着信したときの分類もしやすくなります。お問い合わせカテゴリごとに担当者が決まっている場合は、「担当者の自動設定」機能を利用し、一気に担当者の振り分けまでできて便利です。

 


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■担当者の自動設定:設定手順

1. メールワイズにログインし、画面右上「メールスペース▽」から「運用管理」を開く

2. 画面左部で設定したい該当の「メールアプリケーション名」をクリックした状態で、
 「受信時の自動設定」枠内の「担当者の自動設定」をクリックする

3.「自動設定条件」横の「追加する」をクリックする

4. 自動設定条件を入力し、[追加する] をクリックする

 


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マニュアル:担当者の自動割り当てを設定する

 

このようにメール内の一定の文字列で条件を設定できる場合、メールワイズで自動設定系の機能が利用できます。例えば「フォルダへの自動振り分け」機能を活用すれば、メール受信時にすでにお問い合わせカテゴリごとにフォルダが分かれているので、お問い合わせ別に管理できて便利です。

 

"新"虎の巻をチェック!→メールワイズの分類機能を活用してメールの管理や分析をしよう

 

【方法 B】Web サイト利用の場合、差出人情報の変換と顧客登録の補助設定を行う

 

Web サイトのフォームからメールを受け取ると、差出人がフォームのメールアドレスのままの場合があります。そこで使えるメールワイズの機能が「差出人情報の変換」です。差出人情報の変換は、受信するメールの本文内に、一定の文字列(例:"E-mailアドレス:")に続いて記載されているメールアドレスを、そのメールの差出人として変換できる機能です。

 

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■差出人情報の変換:設定手順

1. メールワイズにログインし、画面右上「メールスペース▽」から「運用管理」を開く

2. 画面左部で設定したい該当の「メールアプリケーション名」をクリックした状態で、
 「受信時の自動設定」枠内の「差出人情報の変換」をクリックする

3.「追加する」をクリックする

4. 変換条件を設定し、[追加する] をクリックする

 


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マニュアル:差出人情報の変換条件を設定する

 

また、差出人情報の変換と一緒に活用できる便利な機能が「顧客登録の補助設定」です。メールワイズでは「アドレス帳」に顧客を自動登録はできませんが、メールの詳細画面から「顧客を登録する」をクリックした際に、名前などの欄に自動で挿入する設定ができます。この場合も、フォームのような定型メールであると抽出できます。

 

■顧客登録の補助設定:設定手順

1. メールワイズにログインし、画面右上「メールスペース▽」から「運用管理」を開く

2. 画面左部で設定したい該当の「メールアプリケーション名」をクリックした状態で、
 「カスタマイズ」枠内の「顧客登録の補助設定」をクリックする

3.「追加する」をクリックする

4. 顧客情報の抽出条件を入力し、[追加する] をクリックする

 


2-5.gifマニュアル:顧客登録の補助機能を設定する

 

これらの設定が完了すると、次回からフォームのメールについては、「差出人情報の変換」によって差出人がお客様のメールアドレスに変換されています。メール詳細画面の顧客情報から「顧客を登録する」をクリックすると、「顧客登録の補助設定」によって自動で顧客情報を抽出し表示できるようになります。

(※ [登録する] のボタンを押して登録を完了する作業は必要です。)

 

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メールワイズでは「アドレス帳」に顧客を登録すると、メールの一覧画面から顧客の会社名や名前を確認することができるので便利です。「アドレス帳」に登録していない新規の顧客なのか、登録済みの既存の顧客なのかを一目で確認できます。

 

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今回は、Web サイトのフォームを利用している場合に活用できそうな方法を紹介しました。いかがでしたでしょうか。次回はフォーム利用でなくてもできる限り担当者を振り分けるまでに負荷を軽減する方法や、振り分ける過程で使えそうなちょっとした小技を紹介します。お楽しみに!