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【メールワイズ活用紹介】業務に合わせた使い方をしよう!Vol.2

2015.10. 7

サイボウズのサポートセンターがお届けする第五回目の活用紹介です。

メールワイズをご利用中のユーザー向けに、もっと便利にご利用いただけるよう活用方法を紹介していきます。

 

前回は一通のメールを起点として何度もやり取りが発生するケースに利用できそうな活用のヒントを紹介しました。

 

→→業務に合わせた使い方をしよう!Vol.1はこちら

 

今回は、受信メールが多く返信内容も定型なものが多いケース(【ケース2】)について紹介します。

【ケース2】受信メールが多く、返信内容も定型のものが多い

 

申し込みの受付、アンケートの返答、プレゼントへの応募などを管理すると、大量のメールを受信し定型で返信することが多いかと思います。

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メールワイズでは、定型で返信できるメールにはテンプレートを利用すれば、以前、「メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.3」で紹介した小技のテンプレートを活用して個別返信が簡単にできます。

 

→→メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.3はこちら

 

しかし、テンプレートを利用しても一通ずつ個別返信するのは手間と感じることもありますよね。

そういったときは「一斉配信」機能を活用すれば、同じ文面のメールを大量の宛先へ一括配信することができて大変便利です。

 

ただ、「一斉配信」の配信先として指定できるのは、「アドレス帳」に登録している顧客のメールアドレス、もしくは、CSVファイルで読み込んだメールアドレスのみです。そのため、「一斉配信」の存在を知っていても、個別にきたメールに対しての一括返信には利用できないと諦めていませんか?

実は、ちょっとした工夫をするだけで、個別にきたメールの場合でも一斉配信用の配信先リストを簡単に作成して一括返信することができるんです。

 

一斉配信用の配信先リストは、「メールアプリケーション」の「ファイル出力」機能を利用して作成します。「ファイル出力」では、条件を指定して合致したメールを絞り込み、メールの差出人など、特定の項目のみCSVファイルへ書き出すことができます。

 

では、配信先リストを作成し、一斉配信を行う場合の手順について早速見ていきましょう!

 

■ 配信先リストを作成する手順

1. メールワイズにログインし、メール一覧画面を表示する

2. メール一覧画面上部の[ファイル出力]をクリックする

3. 一括返信したいメールの出力内容や出力条件、出力項目等を指定する

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4.[書き出す]をクリックし、書き出したCSVファイルを保存する

 

マニュアル:メールデータをファイルに書き出す

 

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受信メールの差出人がフォームのメールアドレスの場合は、「メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.2」で紹介した「差出人情報の変換」機能を利用すれば、差出人をフォームへ登録した顧客のメールアドレスに変換することができます。※ メールを受信する前に設定が必要です。

 

→→メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.2はこちら

 

フォームからのメールの場合は、まず「差出人情報の変換」機能にてメール受信時に差出人を変換してから、配信先リストを作成する運用をお試しください。

 

■ 一斉配信を行う手順

1. メールワイズにログインし、画面上部の「一斉配信」アイコンをクリックする

2.[配信メールを作成する]をクリックし、配信メール作成画面を開く

3.「step 1」にて一括返信メールの件名や本文等を設定し、[次へ >>]をクリックする

4.「step 2」にて「CSVファイルから読み込んで配信する」を選択する

5.[参照]から作成した配信先リストのCSVファイルを選択し、[配信先を抽出する]をクリックする

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6. 抽出結果に表示された内容を確認し、[次へ >>]をクリックする

7.「step 3」にて内容を確認後、[送信する]をクリックする

5-5.png

マニュアル:配信メールを作成する

 

このように、ちょっとした工夫で個別にきたメールに対しても「一斉配信」が活用できます。

また、上記のように、「一斉配信」では、抽出した配信先をBCC等に挿入する方法ではなく、自動でToに1メールアドレスずつ挿入し、1件ずつメールの配信を行います。そのため、他の顧客のメールアドレスを一緒に入れて送ってしまうなどの誤送信の心配もなく安心です。

 

今回は、大量の受信メールに対して、同じ定型文で一括返信したい場合に利用できそうな活用のヒントについて紹介しました。いかがでしたでしょうか。次回は【ケース3】返信までの社内プロセスが複雑な場合の活用のヒントについて紹介します。お楽しみに!