メールワイズのお試しスタートガイド
メールワイズをお試し申し込みいただき、誠にありがとうございます。
このページでは、メールワイズのお試しで必要になる事前準備や初期設定についてご案内しています。
メールワイズならではの特徴やメーラーとしての基本機能をしっかり抑えたお試しステップをサポートします。
メールワイズは、メールを“チームで対応するべきタスク”と考えて、
タスクの共有によって漏れなく・無駄なく・効率的なメール対応が実現できるツールです。
メール共有でメール対応の課題を解決しましょう！
カスタマーサクセス担当
メールサーバーを設定しよう
メールワイズをご利用いただくには、メールサーバーとメールアカウントが必要です。
メールワイズでメール運用をしたいメールアドレスを設定するために、まずは、お手元にメールサーバーの設定情報をご用意ください。
※GmailまたはExchange onlineサーバーの方は、すでにサーバー設定されているため不要です。
設定方法
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お試し中のメールワイズのお知らせ欄にある「①メールサーバーの設定▶設定画面を開く」をクリックする
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メールサーバーの設定画面が表示されたら、必要項目を入力して、メールサーバー情報を追加するをクリックする
必要な方のみ
差出人情報の変換とメール項目の自動設定をしよう
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受信時の差出人情報変換設定
入力フォームや受付システムを使っている方
注文フォームや問い合せ受付システムに入力された内容をメールで受信している場合は、フォーム内に入力されたメールアドレスを差出人（from）メールアドレスに自動変換できる設定です。この設定をやっておくと、受信したメールを返信する際にメール本文からメールアドレスをコピペする必要がなく送信ミスを防ぐことができます。他にも、メールの履歴をメールアドレス単位で管理するためにも有効です。
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メール項目の追加・自動設定
メールを分類したり、整理したりしたい方
メール項目とメール項目の自動設定を組み合わせることで、受信時に条件を判別してメールにタグを付与することができます。この設定をしておくと、受信時に自動的にメールにタグ（メールワイズではメール項目と呼びます）が付与され、メールの分類や集計が楽になります。
設定は「運用管理」で行います。
メール項目は、受信後のメールにも1通ずつ(最大200件ずつ)手動で設定できますが、決まった処理なら先に自動化しておくことことがオススメです。
共有メーラーを上手に使うには？
メールワイズはチームメンバーとメールボックスを共有する「共有メーラー」です。メールワイズの導入効果を実感するために、メールワイズならではの機能をご紹介した資料をご用意しています。
メールアカウントを設定しよう
メールアカウントを設定すると、メールの送受信ができるようになります。
注意事項をご確認いただきながら、メールアカウントを設定しましょう。
設定方法
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お試し中のメールワイズのお知らせ欄にある「②メールアカウントの設定▶設定画面を開く」をクリックする
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メールアカウントの追加設定画面が表示されたら必要事項を入力して、メールアカウントを追加するをクリックする
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お試し期間は『メールをサーバーに残す』は、初期値のままが安全！
メールワイズのお試し期間や別サービスからの移行期間は、メールをサーバーに残しておかないとほかのメールソフトでメールを受信できなくなります。メールワイズのお試しを終えて利用を継続いただく場合は、メールを残す期間をプルダウンから選択してください。
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スマートなお試しスタートには『受信日時が指定日以前のメールを「(処理済み)」として受信する』が便利！
メールワイズ以外のメールソフトの設定でメールをサーバーに残している場合は、サーバーに残っているメールが全てメールワイズに受信されます。過去に対応済みのメールが「（未処理）」として受信されないように、日付を指定して過去のメールを「（処理済み）」にしておきましょう。初期値は「７日前」になっています。
設定したいメールアドレスが複数ある場合
メールアドレスが複数ある場合やメールアドレス毎に対応のチームが分かれる場合は、メールアプリケーションやメールスペースを増やすことができます。メールアプリケーションの数によって選ぶコースが異なります。まるわかりガイドで、コース選択アドバイスを解説しています。
メールワイズの基本機能と操作方法を知ろう
メールワイズは、メールをチームで「見える化して共有する」ことで、メールを起点とした業務のタスク処理を効率的にできるようにするツールです。メーラーとして基本機能を実装しつつ、チームメーラーとしての機能を搭載しています。メールワイズならではの基本の使い方を理解することで、メールワイズの導入効果をイメージしやすくなります。
※まるわかりガイドでさらに詳しい解説をしていますので、ダウンロードしてご活用ください。
メールワイズの基本機能と操作方法
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処理メールトレイ
メールワイズにログインすると、まず「処理メールトレイ」が表示されます。この処理メールトレイはメールワイズの特徴的な機能で、共有メーラーならではの機能です。
返信・新規作成ともに処理が必要なメールが集まった画面で、対応担当者・対応状況・コメント等を使って、チームでのメール対応には欠かせない「誰が・どのメールを・どこまで対応しているか」を一覧でひと目で把握できます。 -
処理メールトレイの見方
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メールワイズの導入効果をもっとも実感できる機能です。
処理メール一覧で表示される情報を自社フローに合わせると、メールワイズがさらに使いやすくなります。
処理メールトレイの見方
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担当者・確認者
メール毎に「そのメールの処理を担当する人」と「確認する人」を設定できます※。処理メール一覧にも表示されるので「このメールはいま○○さんが対応中だな」ということがひと目でわかります。
※担当者・確認者がcybozu.com管理画面で利用ユーザー登録されているユーザーから選択できます。 -
処理状況
メール毎に、未処理/処理中/保留などのステータスを設定できます。オリジナル項目を追加することもできるので、自社の業務フローにあわせた文言でステータス管理を可視化できます。
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自分が担当者や確認者になっているメールだけを絞り込みたい時は「担当メールトレイ」「確認メールトレイ」をチェックしましょう。
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コメント
メール本文とは別に、メールに対してメモを書き込むことができます。担当者や確認者への伝言を残したり、対応の備忘録を残したり、メール対応に関わる周辺確認がスムーズに進むようになります。
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署名
メーラーとしての基本機能である署名も、共通の署名を作成できます。予約語を使うことで、日付や担当者名といった、あらかじめ決まった文言は自動挿入することが可能です。
テンプレート
定型文や決まったメール本文は、テンプレートとして管理することができます。メール本文を作成する時間を短縮したり、担当者によって案内の粒度が違ったりすることを防げます。
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署名やテンプレートでは、予約語が活躍します。
設定画面にある、予約語の解説をご覧になって、予約語の使いこなしにもチャレンジしてみてください。
お試しから導入までをとことんサポート！
使い始めの解説・メールアドレス数別コース選択アドバイス・基本機能解説の3つが揃ったまるわかりガイド
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事前設定や初期設定の詳しい解説、コース選択のアドバイス、チームメンバーへの説明方法など、30日間の無料お試し期間でしっかりと検証をすすめることができるように、検討時に見極めたいポイントをまとめたガイドブックです。
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お試し期間中の「相談したい！」「困った！」には
設定がうまくいかない！といったお問い合わせや、メールスペースやメールアプリケーションの分け方や料金コースの選定のアドバイス、お客様の運用に合わせた運用管理設定方法など、お気軽にご相談ください。
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Web会議で相談
メールワイズ導入の進め方や導入後の活用方法について、専門スタッフがオンラインで相談を承ります。
相談する -
チャット・メール・電話相談
ご利用のメールワイズの右上にある歯車マークからお問い合わせ専用画面へアクセスし、ご希望の窓口へご相談ください。
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設定に必要な情報は、社内のメールサーバーの管理者にお尋ねください。