セミナーに関わる業務です。例えば、一回のシリーズで全国各地から近場の会場へ約 1,000 社のお客様からのお申込やお問い合わせを受ける事もあるわけですが、これらのメールを一手に引き受け、日々対応していただいているのがサイボウズセミナー事務局です。

別のWebフォームで受けた申込をメールで受けたり、お客様からのキャンセル連絡を受けたりと、セミナーに関するメールのやり取り全般をメールワイズで行なっていました。

通常はメール1日100件くらいで、開催予定が多いピーク時は1日250件以上ありますね。通常の100件程度なら私一人で対応できるのですが、ピーク時でも二人で処理できています。

はい。受付メールの返信に関してはスピードが命です。Webフォームからお申込のお知らせを受信すると、まずそのお客様にお申込を正式に受け付けました、というメールを送らなくてはなりません。人気の会場だとすぐに満席になったりすることがありますからね。セミナーを申し込まれて楽しみにされているお客様を待たせる訳にはいきませんから

会場の申込状況そのものの管理に関しては、『サイボウズ Office』のカスタムアプリ機能を利用しました。カスタムアプリを確認しつつ、会場ごとに内容を変えてメール返信を行なっていましたので、大きな混乱はありませんでした。

いえ、予めテンプレートを開催する回数分、作っておきました。こうすれば返信メールを作成するときに、クリック１つで案内が可能になりますし、間違いもありませんから

メールワイズのテンプレートは再利用して作る事もできるんです。今回は全国41箇所でセミナーを開催しましたが、41回作り直す事もなくホントに楽にテンプレートを作れました。さらに、会場によっては、地図をつけてご案内する必要があったので、そういうところはテンプレートにファイルを添付して対応していました。

そうですね。セミナーのお申込は24時間、Webから受け付けています。私達が24時間それに対応しっぱなしという事も難しいので、やはり一日の区切りとしてどこまで対応する、という運用ルールを設定していました。

その日の17時30分までに受けたお申込はその日中に返信する、というルールでした。ただ、ルールを設けるだけではなかなか運用が難しいのでメールワイズの"区切り線"を利用していました。"毎日、17:30まで"とそれ以降のメールの間に区切り線を設定し、そこまでは必ず返信していました。担当者が二人とも『ともこ』だったので自分たちの名前を入れて励みにしていました（笑）

一斉配信機能ですね。リマインドメールやサンクスメールなどは、すべての受講者の方に同じ内容を送るため、一通一通対応していてはとても時間がかかります。最初はそうやって対応していたのですが、ある日一斉配信機能があることに気が付きました。

外部のCSVファイルからその場で読み込んで宛先を設定しています。テンプレートと同様に、受講者様の会社名やお名前が自動的に挿入されるのでとても楽にメールを送信できました

あとは、メールワイズならでは、というかサイボウズならではですが、同じ画面を複数の担当者で共有できるので、例えば他部署に確認を取らないといけないようなご質問を受講者様からいただいた時も、いちいち転送する手間がかからなくてとても助かりました。転送したりしていると、それだけでお客様への返信に時間がかかってしまいますし。