メールワイズ

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「お知らせ欄」でメンバー全員が確実に「気づく」仕組みを作ろう!

2016.3.11

こんにちは。メールワイズプロモーション担当のあかしです。
今回も、メールワイズをさらに便利に活用していただくための方法をご紹介します!

 

今回の紹介機能はメールワイズの「お知らせ欄」。
いきなりですが、皆さんは「お知らせ欄」を活用していますか?

 

「お知らせ欄」とは、メールワイズのユーザー全員のトップページにある掲示欄のことです。
チームでお仕事をしていると、メンバーのシフトや、社内で起きているトラブル状況、売上情報などなど、メンバー全員に連絡したいことがたくさんありますよね。

 

 紙や口頭で直接伝えていると、すれ違いなどで、メンバー全員に確実に連絡が届かないおそれがあります。また、コメント欄は個人間の連絡においては便利ですが、全員に連絡を伝えることはできません。

そんな時、「お知らせ欄」を利用すれば、メンバー全員に連絡を確実に届けることができます。「お知らせ欄」に新しい書き込みがあった場合は、必ず全員のトップページに一度は表示されます。そのため、お知らせを閉じて非表示にしているメンバーにも確実に連絡を伝えることができるのです。

 

そんなメールワイズの「お知らせ欄」は、前回ご紹介した「ノウハウ共有」アプリケーションと合わせて活用することで、さらに便利に情報共有をすることが可能なんです。
今回はその方法をご紹介したいと思います!

 

溜めたノウハウを適切に使用しよう

前回、メールワイズでノウハウを共有する方法をご紹介しましたが、せっかくノウハウがたくさん溜まっても、いざという時に使えなくては、効果はありません。たとえば、トラブルが急に発生した時は、適切な対応方法を速やかにメンバーの間で共有したいですよね。メンバーが別々のノウハウを見て、別々の対応をしてしまっては、ノウハウを溜めている意味がなくなってしまいます。

 

そんな時に、「このノウハウを見たら良いよ」という掲示が「お知らせ欄」にあることで、対応方法がメンバーに共有され、トラブルに対して全員が適切な対応をすることができます。

 

使用するべきノウハウ

トラブル発生時に、すぐ「お知らせ欄」に対応方法を掲示して、素早く均一化された対応をしましょう。

 

過去に掲示したお知らせを「ノウハウ共有」に溜めよう

「お知らせ欄」はメンバーに情報を伝える時にとっても便利ですが、内容を変更すると過去の掲示内容は消えてしまいます。

 

たとえば、毎月の売上情報や、トラブルの状況など、必ず残しておきたい情報を掲示していた場合。そんな時は、「お知らせ欄」へ掲示した内容を「ノウハウ共有」アプリケーションに転記することで過去のお知らせを情報として溜めることが可能です。

 

「ノウハウ共有」アプリケーションに、新しく「過去のお知らせ」というカテゴリを追加すると、ノウハウと紛れることなく情報を管理できます。

ちょっとしたコラムなんかを載せていて「消すのがもったいない...」と思った時でも、「コラム」カテゴリを作って残すことができますね。

 

カテゴリの追加

マニュアル:標準の項目を変更する

 

こうすることで、お知らせ欄の内容が消えてしまう心配がなくなり、必要に応じて次々にお知らせを変更することができます。

 

いかがでしたでしょうか?
「ノウハウ共有」の情報を「お知らせ欄」に記載する方法と、「お知らせ欄」の情報を「ノウハウ共有」に溜めていく方法。シーンに合わせて機能を使い分けると、メンバーでの情報共有をもっと便利に行うことができます!

 

次回もメールワイズの便利な活用方法についてご紹介します。おたのしみに!