メールワイズ by サイボウズ

Solutions複数人でのメール対応で誤送信や二重送信を防止・対策したい

課題の詳細複数人でのメール対応についてこんなことで悩んでいませんか?

  • 同じ問い合わせに複数の担当者が対応してしまい、二重送信になることがある。
  • 一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまい、顧客のメールアドレスが漏洩してしまった。
  • メール配信の停止を希望していた顧客に、誤ってメールを配信してしまった。
  • 操作に慣れない担当者が、誤ってメールを削除してしまった。
  • 定型文のメールを送る際、顧客の名前を書き換えるのを忘れてしまった。
  • 一部の担当者にメール対応が偏ってしまい、ボトルネックになってしまう。
サイボウズの「メールワイズ」なら500円から
メール業務の悩みを大幅に減らすことができます。
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解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

同じ問い合わせに複数の担当者が対応してしまい、二重送信になることがある。

メールの一覧画面で処理状況を確認できるので、二重送信や対応漏れを防ぎます。

メールの処理状況を確認するイメージ

大量に送られてくるメールを、複数の担当者がそれぞれ個人のメールソフトで受信している場合、「ほかの担当者が、どのメールに対応しているのかわからない」ということが起きてしまいます。誰が対応したのか確認するだけで時間のロスとなり、二重送信や対応漏れといったトラブルにもつながります。

「メールワイズ」は、メール1通ごとに対応する担当や処理状況を割り当てられます。メールの一覧画面で誰がどのメールに対応しているのか、ひと目で確認可能です。また、トラブルを防ぐだけでなく、担当者や確認者(次の担当者)も確認できるので、担当者間でメール対応が偏ることもありません。

一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまい、顧客のメールアドレスが漏洩してしまった。

1通ずつ個別にメールを送ることで、一斉送信のミスによるメールアドレスの漏洩を防ぎます。

一斉送信のイメージ

メールマガジンなどのプロモーションには、メールの一斉送信が欠かせません。メールソフトから手動で一斉送信を行う場合、受信者に送信先を伏せる「BCC」で送信するのが鉄則です。しかし、誤って「CC」で一斉送信をしてしまうと、すべての送信先が受信者のメールに表示されてしまいます。メールアドレスは大切な個人情報のひとつ。一斉送信のミスは、重大なセキュリティ事故につながりかねません。

「メールワイズ」の「一斉送信」機能は、指定した送信相手に対し、メールを1通ずつ個別に送信します。メールの宛先には個々のメールアドレスのみが設定されるため、ほかの送信相手にメールアドレスが漏洩することはありません。

メール配信の停止を希望していた顧客に、誤ってメールを配信してしまった。

一斉送信の配信先をアドレス帳で管理するので、配信先の追加や削除も漏れることなく簡単に。

配信先管理のイメージ

メールマガジンなどの配信先を、手作業で管理していませんか?配信先の追加や停止が起きる度、配信先一覧を編集するのは、とても手間のかかる作業です。さらに、配信停止の処理が漏れてしまうと「配信を停止したのに、またメールが送られてきた」と、顧客の心証を悪くするおそれもあります。

「メールワイズ」の一斉送信機能は、アドレス帳からメール配信先を抽出しています。特定の条件から顧客を絞り込み、配信先として設定することも可能です。

操作に慣れない担当者が、誤ってメールを削除してしまった。

担当者ごとに閲覧や編集などを制限。特定の操作を行えないよう設定できます。

担当者の権限を編集するイメージ

「メールワイズ」では、複数の担当者がメールを共有します。新人など、操作に慣れない担当者がいる場合、メールの誤送信や、誤操作による削除に不安を覚える方もいるのではないでしょうか。

「メールワイズ」では、「アクセス権」を設定することで、メールの閲覧・編集・削除・送信・ファイル出力について、特定の担当者以外のアクセスを制限することが可能です。「閲覧のみ可能にし、仕事の流れを覚えてもらう」「メール作成のみ可能とし、上長がチェックを経て送信する」など、現場の状況に合わせてアクセス権を細かく設定することができます。

定型文のメールを送る際、顧客の名前を書き換えるのを忘れてしまった。

テンプレートの文中に、自動的に顧客名や担当者名を挿入。書き換えの手間を省きます。

テンプレートを使用するイメージ

大量のメールに効率良く返信するため、よく使う文面をあらかじめ用意することもあるでしょう。宛先や相手の名前など、一部を手動で書き換える作業を行っているうちに、書き換えが漏れてしまうおそれがあります。「相手の名前を誤ったままメールを送信してしまった」という経験がある方も多いのではないでしょうか。

「メールワイズ」のテンプレートは「予約語」機能を備えており、顧客情報を自動的に文中へ挿入することが可能です。顧客名や会社名といった顧客情報だけでなく、担当者名、現在の日付、顧客が送ってきた元のメールの件名なども挿入できます。メールを1通ずつ書き換える手間が省け、メール業務の効率がアップします。

一部の担当者にメール対応が偏ってしまい、ボトルネックになってしまう。

担当者の対応状況をボタンひとつで集計し、作業負荷を「見える化」。

担当者別の対応状況のイメージ

複数の担当者がそれぞれ個別にメール対応を行っていると、担当者の作業量が見えづらく、一部の担当者に負荷が偏ってしまうこともあります。結果として、負荷が重い担当者の作業が遅れ、全体のボトルネックにもなりかねません。

「メールワイズ」の「集計レポート」機能なら、メールの対応状況から各担当者のパフォーマンスをチェックできます。指定した期間内に何通のメールを送信したのか、現在処理中のメールが何通残っているのかボタンひとつで集計でき、担当者別にグラフで表示します。作業の偏りをすぐに発見できますので、業務量を最適化することができるでしょう。

事例誤送信や二重送信の問題を解決した代表的な事例です。

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メール1件ごとに担当や処理状況を割り当てることで、メールの対応漏れを防ぎ、「一斉配信」や「テンプレート」も活用することで、メールアドレスの漏洩やお客様の名前間違いを防止できます。