メールワイズ by サイボウズ

Solutionsメールクラウド活用でリモートワークや在宅勤務など働き方改革に対応したい

課題の詳細リモートワークや在宅勤務についてこんなことで悩んでいませんか?

  • 自宅や外出先からメール対応ができないため、リモートワークの導入が難しい。
  • 時短勤務で帰宅する社員の仕事をうまく引き継げない。
  • 在宅勤務中の社員のレスポンスが遅く、対応が滞っている。
  • リモートワーク中の社員の作業量が把握できない。
サイボウズの「メールワイズ」なら500円から
メール業務の悩みを大幅に減らすことができます。
1ユーザー月額500円で、2ユーザーからご利用できます。

解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

自宅や外出先からメール対応ができないため、リモートワークの導入が難しい。

メールワイズの「クラウド版」なら、場所を選ばずにメール対応ができます。

「働き方改革」の一環として、リモートワークや在宅勤務を推奨する企業が増えています。社外からメール対応を行う場合、社内サーバーへのアクセスが必要になると、接続方法やセキュリティなどを十分に検討しなくてはなりません。

社内サーバーが必要ないメールワイズのクラウド版なら、インターネットにつながる環境さえあれば、自宅や外出先からでも安心してメール対応が可能です。メールやアドレス帳などの情報はオンライン上に蓄積されており、担当者はウェブブラウザーからメール対応を行うため、社内と社外で異なるパソコンを使用しても、操作環境が異なることがありません。また、メールワイズのスマートフォン用アプリを利用すれば、移動中でも手軽にメールチェックやコメントの書き込みを行えます。

時短勤務で帰宅する社員の仕事をうまく引き継げない。

メール1件ごとにコメントを記録できるので、「引き継ぎメモ」を残せます。

育児や介護などに関わる社員をサポートするため、時短勤務の制度を導入している企業も多いのではないでしょうか。保育園にお迎えに行ける時間が決まっているなど、時短勤務の方は、勤務できる時間が限られています。時短勤務の方の帰宅時は、チーム内で仕事をスムーズに引き継ぎたいところです。

引き継ぎに役立つのが、メールワイズのコメント機能です。メール1通ごとにコメントを記録できますので、現在どのような状況なのか、必要な対処は何かといった、担当者の引き継ぎ用のメモを残せます。また、メール・電話・訪問の各履歴を参照すれば、顧客と過去にどんなやりとりがあったのか、その背景も短時間で知ることが可能です。

在宅勤務中の社員のレスポンスが遅く、対応が滞っている。

メールに対応している担当者とステータスをひと目で把握。他の担当者への変更も。

目が行き届くオフィスと違い、在宅勤務中の社員はどのような状況で仕事をしているのかわかりません。レスポンスが遅くなったり、連絡が一時的に途絶えたりする可能性もあります。社内にいる他の担当者が、スムーズにメール対応を引き継ぐためには、在宅勤務中の社員がどのメールを担当していたか、どこまで対応が進んでいるかを把握する必要があるでしょう。

メールワイズは、メール1通ごとに担当者とステータスを記録できます。誰がどのメールを担当しているのか、このメールは「対応中」なのか「確認待ち」なのか、管理者がひと目で把握することが可能です。管理者が担当者を変更することもできるため、対応が滞っているメールを、他の担当者に変更すれば、業務全体への影響を低減できます。

リモートワーク中の社員の作業量が把握できない。

「集計レポート」で作業の状況を「見える化」。離れた場所にいても作業量を把握できます。

リモートワークには、社員が働く場所を自由に選べるメリットがあります。一方で、管理者は社員の顔が見えず、作業量を把握しづらいと感じることもあるでしょう。一部の社員に負荷が偏ってしまうのであれば、他のメンバーに作業をカバーさせたいところですが、お互い離れた場所にいる社員たちから状況をヒアリングするのはたいへんです。

各社員の作業負荷を確認したいとき、メールワイズなら「集計レポート」が便利です。メールの対応履歴から、特定の期間内で何通のメールを送信したか、現在何通のメールが処理中で残っているのか、ボタンひとつで集計してグラフ化できます。離れた場所で働いていても、作業量は一目瞭然です。

事例リモートワークや在宅勤務の問題を解決した代表的な事例です。

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対応業界・業種幅広い業界・業種で活用されています

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