Case Study有限会社ジェム 導入事例

2017年5月現在、12校を展開し、生徒は1700名以上です。赤ちゃんから大人まで幅広い層に対応しており、法人の研修にも個人商店から上場企業まで活用していただいています。

地方にある中小企業で、スタッフの約7割を女性が占め、子育てや介護をしながら在宅で働いているスタッフも多いことを評価されてのことだと思います。2012年にGoogle本社を訪問する機会があり、ビジネスクラウドの使い方を目の当たりにしたのですが「女性の働き方にあわせるにはクラウドが適している」と実感しました。1日中“お母さん”という仕事もしながら業務を行うので、例えば子どものお昼寝のようなすきま時間を活用したいというスタッフもいますよね。そこで会社の制度を変え、勤務時間を自己申告制とし、働きやすい時間に業務を行ってもらうというスタイルを採用できたのも、クラウドを活用しているからこそと言えます。

そうですね。もともと宿題の連絡やイベントの連絡などで、各生徒に週1回はメールを送っていました。当初はFileMakerを使って、メール送信のためのしくみをつくっていましたが、教室にいかなければやり取りができないという制約があります。

「今日は台風で休校」というお知らせを生徒に出すために、出勤しなければならないというのは、ちょっと変ですよね。そこで、「メールソフトもクラウド化できないか」という観点でメールワイズを導入しました。

実は、いったんWebメーラーを使用してみたのですが、特定のキャリアのスマホにメールが送れないという障害が発生したこともあり、メールワイズに乗り換えました。また、生徒全員に一斉に広報したいことがある場合の一斉配信も視野に入れてのことです。

基本的に誰でも対応できる内容であれば、気づいたスタッフが順次対応していきます。「●●教室の●曜日のクラス」といった特定のスタッフでなければ対応できない内容の場合は、気づいたスタッフがコメント欄を利用して、対応してほしいスタッフに引き継ぐという運用を採っています。

そうです。対応してほしいスタッフの出勤日ではない日にメールが届いた場合も、コメント欄を利用して引き継ぐことで、自宅なり別の場所から対応できる流れになります。

特に全体でのテンプレートを多数用意しているということはないのですが、各校のスタッフが自分の業務がやりやすいように工夫したテンプレートを、各自で用意するという方法が、一番スムーズのようです。

アドレス帳は、氏名や連絡先だけでなく、在籍している校舎や曜日、英語でのニックネームなど、細かく入力して、顧客管理のために活用しています。

他に顧客管理のためのシステムは使っていませんが、「●●校」「●曜日」というように検索すれば、該当する生徒がヒットしますので、便利ですね。

顧客管理という視点からいうと、アドレス帳をもっとカスタマイズできるといいなと思います。例えば、生徒の写真も表示できるようにするなどですね。kintoneを活用すればできるとは思いますが、そこまで本格的でなくてもいいのです。あとちょっと項目を増やすだけで、顧客管理システムとして導入する人も出てくるのではないかと思いますね。