メールワイズ by サイボウズ

Solutions顧客管理システムを導入して顧客情報を有効活用したい

課題の詳細顧客情報の活用についてこんなことで悩んでいませんか?

  • BtoB、BtoC双方の顧客情報が整理できない。
  • メールに対応する際、顧客の特徴や購入した製品の情報などがすぐにわからない。
  • 特定の時期にリマインドメールを送らないといけないのに、送る時期になると忘れてしまう。
  • メール、電話、訪問の履歴がバラバラに管理されており、どう対応したのかひと目でわからない。
  • メールに関する情報を社内の報告資料に活用したいが、うまくまとまらない。
  • 部門間で顧客情報の管理、共有ができていない。
サイボウズの「メールワイズ」なら500円から
メール業務の悩みを大幅に減らすことができます。
1ユーザー月額500円で、2ユーザーからご利用できます。

解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

BtoB、BtoC双方の顧客情報が整理できない。

個人も企業も「アドレス帳」で管理。担当者レベル・企業レベルの対応履歴も確認できます。

対応履歴管理のイメージ

「メールワイズ」の「アドレス帳」は、会社情報といった企業に紐付くデータと、顧客の個人情報など個人に紐付くデータのそれぞれを登録・管理することができます。企業単位でメールの対応履歴を確認すれば、顧客の担当者が代わっても、その企業に属する人物と過去にどのようなやりとりがあったのかを簡単に時系列で振り返ることができます。また、「アドレス帳」ごとにアクセス権を設定できるため、顧客情報を必要とする部署のみに閲覧・編集の許可を与えられます。

また、複数の環境を使い分ければ、商品発送などに伴うBtoCの「アドレス帳」と、部品発注などに伴うBtoBの「アドレス帳」など、複数の「アドレス帳」を「メールワイズ」上で持つことが可能です。企業と個人で分散しがちな顧客情報を「メールワイズ」1本に集約し、管理にかかる手間を軽減します。

メールに対応する際、顧客の特徴や購入した製品の情報などがすぐにわからない。

「アドレス帳」の「カスタマイズ項目」に任意の情報を蓄積し、きめ細かな対応を実現。

「アドレス帳」のイメージ

業務の内容によって、管理したい顧客情報は変わるもの。顧客の特徴や購入した製品など、顧客に関する情報を蓄積できれば、よりきめ細かな対応が実現できるでしょう。

「メールワイズ」の「アドレス帳」は、名前や連絡先などの項目に加え、任意の「カスタマイズ項目」を追加することができます。例えば、過去の取引きの内容や、ほかの担当者と共有したい事項を自由に書き加えることが可能です。選択リスト(ドロップダウンリスト)やチェックボックス、日付といった入力形式にも対応しており、担当者による入力内容のばらつきも抑えられます。現場写真や申込書類など、ファイルの添付も可能。1人の顧客と継続的にやりとりする場合に効果を発揮します。

特定の時期にリマインドメールを送らないといけないのに、送る時期になると忘れてしまう。

顧客情報から顧客を絞り込み、「一斉送信」からメールを送信。顧客に合わせた文面も自動挿入。

一斉送信のイメージ

契約更新を控えた顧客に「そろそろ契約の更新時期です」とメールを送り、その先のアクションを促したいこともあるでしょう。しかし、そのために条件を満たす顧客を抽出し、送付先のメールアドレスを一覧にし、1通ずつ「◯◯様」と文面を書き換える…というのは、なかなか手間がかかります。

「メールワイズ」の「一斉送信」は、配信先を特定の条件で絞り込めます。「アドレス帳」に「更新日」の項目を追加しておけば、更新日が近い顧客を絞り込み、配信先として設定できるのです。また、配信する文面を「テンプレート」に設定しておけば、顧客名や担当者名を文中に自動的に挿入。少ない手間で大きな成果を得られます。

メール、電話、訪問の履歴がバラバラに管理されており、どう対応したのかひと目でわからない。

「電話履歴」「訪問履歴」も記録。メール・電話・訪問の一連の流れをスムーズに把握できます。

履歴管理のイメージ

顧客とのコミュニケーションは、メールだけとは限りません。電話で連絡を受けることもあれば、直接顧客のもとへ訪問することもあるでしょう。それぞれの対応履歴がバラバラに管理されてしまうと、「電話で話した内容が反映されていない」など、クレームを招くおそれがあります。

「メールワイズ」は、「電話履歴」や「訪問履歴」を記録する機能があります。日時や対応者、問い合わせ内容などに加え、添付ファイルの追加や、履歴項目のカスタマイズも可能です。記録された履歴は、メールの対応履歴と合わせて、時系列に沿って一覧にすることができます。メール・電話・訪問の一連の流れを把握することで、一貫した顧客対応を実現します。

メールに関する情報を社内の報告資料に活用したいが、うまくまとまらない。

メールデータや顧客情報をファイル出力。「クレームや要望メール一覧」など対象の絞り込みもできます。

情報の絞り込みのイメージ

メールやアドレス帳など、「メールワイズ」上の情報の多くはCSVファイルによる書き出しが可能です。出力する情報は条件を設定して絞り込むことができ、特定の情報のみを出力することができます。

「アドレス帳」のカスタマイズ項目や、メールのコメントなどから絞り込むことで、「特定の製品を購入した顧客」「クレームや要望メール一覧」「一斉送信がエラーになった配信先」「ノウハウとして残しておきたいメールのやりとり」などを出力でき、社内の報告資料作成にも役立ちます。出力されたCSVファイルは、社内システムへの取り込みなどの二次利用も可能です。

部門間で顧客情報の管理、共有ができていない。

複数の環境を使い分けることで、最適な管理方法にカスタマイズ。

複数の環境を使い分けるイメージ

顧客情報を管理する際、「会社に関わる顧客情報を複数の部門で共有する」ケースもあれば、「部門ごとに顧客情報を管理する」というケースもあるでしょう。「メールワイズ」では、複数の環境を使い分けることで、双方のケースに対応可能です。

「メールワイズ」には複数の環境を作ることができ、それぞれに顧客情報を持つことができます。1つの環境内で、複数の部門がメール対応を行うよう設定すれば、部門間で顧客情報を共有することが可能です。一方、「営業」「サポート」など部門ごとに環境を設ければ、各部門で顧客情報を独立させて扱うことができます。業務内容に合わせ、最適な構成にカスタマイズできます。

事例顧客情報の活用の問題を解決した代表的な事例です。

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「アドレス帳」には、顧客情報を個人レベル・企業レベルで登録して、メール・電話・訪問の履歴を一元管理できるので、顧客ごとにきめ細やかなメール対応ができます。