メールワイズ by サイボウズ

Solutionsメールによる問い合わせ対応・管理のためにシステムを導入したい

課題の詳細メールによる問い合わせ対応・管理についてこんなことで悩んでいませんか?

  • 大量のメールが届き、1人の担当者では対応しきれない。
  • 誰がどのメールに対応しているのか進捗状況がわからず、二重に対応してしまった。
  • 同じ組織内にもかかわらず、担当者ごとに返信内容にばらつきがある。
  • 担当者がきちんと割り当てられずに、メール対応が漏れてしまうことがある。
  • 過去にどんなやりとりをしていたのか、履歴をたどるのに時間がかかる。
  • 上長の承認を得る必要があるが、上長の外出が多いため処理が滞ってしまう。
サイボウズの「メールワイズ」なら500円から
メール業務の悩みを大幅に減らすことができます。
1ユーザー月額500円で、2ユーザーからご利用できます。

解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

大量のメールが届き、1人の担当者では対応しきれない。

複数の担当者でメールを共有できるので、作業の分担も簡単。

複数の担当者でメールを共有するイメージ

問い合わせや予約など、大量のメールの処理を素早く正確にこなすには、多くの手間と時間がかかります。1人の担当者が、個人のメールソフトで1通1通対応していては、返事が追いつかず、まだ処理できていないメールで受信トレイがあふれてしまうことも…。

「メールワイズ」は、共通メールアドレス宛に送られたメールを複数のユーザーで共有し、メール対応をチームで一元管理できるグループメーラーです。複数の担当者で作業を分担することで、大量のメールが届いても迅速・確実なメール対応が行え、受信トレイが未対応のメールでいっぱいになってしまう状態を防ぐことができるでしょう。

誰がどのメールに対応しているのか進捗状況がわからず、二重に対応してしまった。

メール1通ごとに担当者やステータスを設定できるので、誰がどのメールに対応しているか一目瞭然。

メールに担当者やステータスを設定するイメージ

顧客からの問い合わせメールなど、共通メールアドレスに届いたメールを、担当者全員に転送していませんか?メールの数が増えるにつれ、誰がどのメールに返信したかわからなくなってしまい、1通の問い合わせメールに、複数の担当者が違った回答を返してしまう「二重対応」や、届いたメールに誰も返信をしていない「対応漏れ」も引き起こしてしまいます。

「メールワイズ」では、メール1通ごとに「担当者」や「ステータス」を設定することができます。誰がどのメールに対応しているか一目瞭然で、二重対応や送信漏れを防ぎます。「ステータス」では「処理中」や「送信済み」といった状況を設定でき、業務の内容に合わせて「チェック待ち」などの表記のカスタマイズも可能です。

同じ組織内にもかかわらず、担当者ごとに返信内容にばらつきがある。

よくある文面をテンプレートとして登録。業務を標準化し、作業効率もアップ!

テンプレート機能を使用するイメージ

「メールワイズ」の「テンプレート」は、よく使う文面を登録し、再利用できる機能です。新人が書くメールとベテランが書くメールでは、文面のクオリティが明らかに異なります。顧客への対応にも、差が出てしまうこともあるでしょう。「テンプレート機能」を使ってメールを作成すれば、メール対応の品質を標準化して、作業効率をアップすることが可能です。

また、「テンプレート」の「予約語」機能を使えば、「アドレス帳」に登録された顧客名や顧客の会社名、現在の日付などを自動的に挿入することができます。メール1通ごとに会社名などを記載する手間が省け、さらに入力ミスも防げるため、顧客の信頼を落とすことなく作業効率のアップにもつながります。

担当者がきちんと割り当てられずに、メール対応が漏れてしまうことがある。

メールの差出人や内容から、自動的に担当者を割り当てることができます。

担当者を自動で割り当てるイメージ

大量の問い合わせメールに対し、手の空いた担当者が場当たり的な対応してしまうと、担当者同士で「このメールは◯◯さんの担当では…」と、誰も手をつけない「お見合い状態」が生まれてしまうことも少なくありません。

「メールワイズ」では、メールごとに「担当者」を設定可能です。手動で担当者を割り当てるだけでなく、メールの内容から自動的に担当者を割り当てる機能も備えています。「件名に『見積もり依頼』を含む」「差出人のメールアドレスがxxxx.co.jpを含む」など、特定の条件に合致するメールを受信すると、あらかじめ設定した担当者に自動的に割り当てられますので、「お見合い状態」による空白期間の発生を防ぐことができます。

過去にどんなやりとりをしていたのか、履歴をたどるのに時間がかかる。

メール・電話・訪問など、過去の履歴を時系列に表示。顧客とのやりとりを一画面に集約。

過去のやりとりを表示するイメージ

メールに対応する担当者は、常に同じとは限りません。「退職した社員の業務を急に引き継ぐことになった」「会社を休んだ同僚の代わりに一時的に対応することになった」など、過去に顧客とどんなやりとりがあったか知らないまま、担当者が代わることもあるでしょう。背景を把握するにも、過去のメールをさかのぼるには時間がかかります。

「メールワイズ」では、顧客のメールアドレスを「アドレス帳」に登録していない状態でも、メールの履歴を確認できます。さらに「アドレス帳」に登録すると、電話や訪問履歴も併せて時系列で表示することができます。また、メールや電話・訪問履歴にはコメントの書き込みが可能です。対応履歴にはコメントを含めた過去のやりとりが一画面に集約されるので、顧客の状況を短時間でしっかり把握でき、スムーズな引き継ぎを可能にします。

上長の承認を得る必要があるが、上長の外出が多いため処理が滞ってしまう。

スマートフォン用アプリで、外出先からも「メールワイズ」をチェック!

スマートフォンアプリのイメージ

問い合わせメールの中には、上長の確認を必要とするケースもあるでしょう。しかし、多忙な上長はあちこちを飛び回っており、なかなかつかまらないことも。やっと外出中の上長と電話が通じたとしても、口頭でメールの内容を伝えるのはたいへんです。

外出先からのメールチェックには、スマートフォン用アプリ「メールワイズ モバイル(※)」が役立ちます。アプリでは、スマートフォン上でメールの確認や作成はもちろん、コメントの書き込み、ステータスの変更、履歴の確認などが可能です。プッシュ通知にも対応しているので、外出先でも、部下からの急ぎの確認依頼も見逃しません。

※本アプリは、「メールワイズ」のクラウド版を導入していれば利用できます。

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メール履歴の管理、複数の担当者で作業分担、ステータス管理、文面のテンプレート化などの機能があるので、顧客からのお問い合わせメールに迅速・確実に対応できます。