Case Study法律事務所ASCOPE 導入事例

現在は、弁護士１２名で、所員総数が２４名です。
事務局のスタッフは内勤ですが、弁護士はそれぞれ各地に飛び回っているので、所内でのタイムリーな情報共有がなかなかしづらい状況がありました。

依頼の初期対応ですね。
私たちの事務所は、ホームページに掲載しているWebフォームと、電話で依頼を受けています。だいたい、１日10件程度の依頼やお問い合わせがあります。以前は代表メールアドレス宛にされたメールを、個々人が個人メーラーで受け取っていたのですが、担当者の割り振りが難しく、返信漏れも起きてしまっていました。

この問題を解決できそうなツールを探していたところ、メールワイズを見つけたのです。

電話で受けた依頼も、事務局がメールに転記してメールワイズに集約しています。
そうすることで、初回の問い合わせをすべてメールワイズに集約できます。そこから担当者を設定し、具体的に案件が進んでいくのです。

はい。
「未処理」「処理中」「処理済み」という処理状況がありますよね。
この処理状況を、依頼主との連絡状況によって使い分けています。

「未処理」は、依頼主と一度も連絡を取っていない状況。
次に「処理中」は、依頼主に最初の連絡をした状況です。連絡をした時点で、担当弁護士が手動で「処理中」に処理状況を変更します。
最後に「処理済み」は、依頼主から返事がきて、個人メーラーで連絡を取りはじめた状況です。

はい。法律事務所では、お客さまの個人的なご相談を受けていますので、案件内容のやりとりにおいては個人メーラーで行うことを原則としています。
はじめてのご挨拶メールや日程の調整はメールワイズで、そのあとの案件内容のやりとりは個人メーラーで、といったように、個人メーラーとメールワイズをうまく使い分けていますね。

そうなんですね。
この利用方法は、法律事務所ではかなりニーズがあると思いますよ。

職業柄、外出が多く移動時間が長いので、外出先でいかに効率よく業務できるか、というのはとても大事なポイントになります。
メールワイズのモバイルアプリは、画面がとっても見やすいですよね。

自分が担当者に設定された時にプッシュ通知が届くように設定できるのも嬉しいです。すぐにメールに気づくことができるので。

一方で、今はモバイルアプリで処理状況を変更できませんよね？
「処理中」「処理済み」に変えたいシーンが多々あるので、そこは今後改善されてほしいですね。