Case Studyリバーシティ法律事務所 導入事例

導入のきっかけは、お問い合わせ対応の遅延・対応漏れですね。
メールワイズ導入以前もメールでお客様からのお問い合わせを受けていたのですが、その時に対応漏れや遅延がありました。なので、ホームページにフォームを設置するタイミングにあわせてメールワイズを導入し、共有メールアドレスにメールを転送するようにしたのです。

以前から「サイボウズ Office」を導入していたので、製品のご案内のメールなどでメールワイズの存在は知っていました。

ホームページからの問い合わせは、当初は週１通程度でしたので、１人の担当者を決めるという手もあったのですが、その担当者が休んでいる場合、どうするかという問題がありました。ほかの人が担当者のパソコンにログインする...というわけにもいきませんし。

問い合わせフォームからのメールを複数人で共有したい...と考えたところ「あ、そう言えばサイボウズで、そんなことができそうな製品があったな」と思い、詳しく調べてみたわけです。

問い合わせへの迅速な対応もそうですが、業務の効率化にもつながったところです。

リバーシティ法律事務所では、弁護士13名のうち３名を「パートナー」、10名を「アソシエイト」と呼んでいます。パートナーは経営者のような存在で、案件の主担当を務め、アソシエイトは案件の副担当者を務めます。

主担当であるパートナーがメールワイズに届いた相談依頼に対し、サイボウズ Officeでスケジュールの空いているアソシエイトに相談予定を入れる...というように、スケジュールと連動させた運用を行っています。 メールワイズとサイボウズ Officeを合わせて使うことによって、スケジュール管理の業務がスムーズに行えています。

お客様から日時を変更したいというメールもよく届きますが、その時も、メールを確認してすぐに、スケジュールが空いている他の弁護士に割り振りなおすということも簡単にできます。

実は、問い合わせフォームからのお問い合わせに対して、初期対応のみ「メールワイズ」で対応しているので、あまりメールワイズで受けるメールの数としては多くないです。導入当初は週1通程度でしたし、現在も週に数通といったところです。

実際に案件が進むと、メールでやり取りする内容はセンシティブなものとなります。他の弁護士にもメールの内容は見せないのが前提となるため、ご相談の初期対応のあとは、各弁護士の業務用の個人アドレスへと、やりとりを移行させるのです。

問い合わせフォームからのメールでは、まだ詳細は書かれていませんし、書類添付などもありません。この段階の内容であれば、複数名で共有する方がスムーズです。

利益相反という言葉をご存知ですか？例えば「お金を貸した人と借りた人」「離婚したい夫妻」というように利害関係のあるケースで、弁護士が両方の依頼を受けることは禁止されています。メールワイズでは、過去の問い合わせの履歴も参照できるので、問い合わせフォームからの相談者が、利益相反にあたらないかチェックするようにしています。

検索した結果、利益相反にあたる場合は断らざるを得ませんが、利益相反の相手から相談を受けていることを明かすわけにはいきません。こうした場合にどのように返信すればいいかは、過去に同じケースがあった際の対応が参考になります。どういう表現で対応するかなど、ここで詳しくは説明するわけにはいきませんが（笑）

ただ、こうした場合の返信にはテンプレートを使うことはしません。法律事務所に相談したいという、ナーバスな状況の方への返信ですので、その都度、細心の注意を払った文面での対応が求められるからです。

実は、後から思いついた活用法なのですが、スタッフ全員が共有しておいた方がよいメールを、メールワイズで受けるようにしています。

例えば、「会計ソフトのバージョンアップ予定」「レンタルサーバのメンテ」などがメールで通知されてきますよね？こうした通知はシステム担当者のメールアドレスで受信するのが一般的かもしれませんが、メールワイズで受けることで、スタッフ全員が共有できるわけです。

他にも「コピー用紙を注文した際の、注文確認メール」なども同様です。こうすれば「既に誰かが発注済みでいつ届く」という状況がわかります。

メンテナンスが終了したり、注文した商品が届いたら、そのメールは削除します。逆に残っている場合は、まだ終了していない件というように判断ができます。

ある意味、タスク管理にもなっているため、事務所のスタッフ全員に「1日1回はメールワイズを見るように」と言っています。