メールワイズ by サイボウズ

【メール文例付き】初めての相手への営業メール、正しい書き方とマナー

メールの書き方
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この記事の内容

    営業メールの基本、正しい書き方とマナー

    リモートワークの普及により、メールを使った営業活動の機会が増えています。初めて営業メールを送るときは、相手が読みたくなるポイントを押さえたメール作成が欠かせません。

    毎日、大量に届くメールの中から読んでもらうには、内容の要点を絞ることと相手に余計な手間を取らせないマナーが必要です。この記事を読んで、営業メールの基本と正しい書き方を確認しておきましょう。構成要素は、件名と前文、本文、末文、署名の5つです。

    104-02.png

    [1]件名

    営業メールの件名は、パッと見て本文の内容が推測できるように、具体的な用件を書きましょう。面識がない、関係が浅い人からのメールは「何の件か」が重要です。数字や他と区別できるキーワードを入れると、分かりやすくなります。「ご相談」「お願い」「ご提案」だけでは、何のことかが伝わりにくいうえ、迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません。

    ×お願い
    〇お見積り内容ご確認のお願い

    ×ご相談
    〇新サービス(〇〇)ご提案日時のご相談

    ×ご案内
    〇ITフェア2021(10/15開催)のご案内

    ×ご提案
    〇コストを20%削減できる採用企画のご提案

    ×お知らせ
    〇新製品発売キャンペーン(12/1~12/10)のお知らせ

    ×ご報告
    〇【〇〇プロジェクト】進捗状況のご報告(No.2)

    [2]本文

    本文は、「宛名」「挨拶」「名乗り」から開始します。相手の会社名や部署名もさることながら、氏名を絶対に間違えてはいけません。初めて送る場合は名刺などの手元にある情報を確認し、送信前に何度も見直しをしましょう。

    次に、「要旨」から「詳細」へと説明を進めます。要旨は、簡潔な文章を心がけます。長文の場合は一言ことわりを入れて、相手への配慮を伝えましょう。書くときに意識したいのは、メールの目的です。情報を過不足なくまとめるようにし、専門用語や略語、敬語の扱いには注意を払いましょう。相手に確実に伝わり、かつ失礼に当たらない表現を使うことが肝要です。

    メールを書くうえで最も大切なのは、分かりやすさです。1つの文章には、1つの事柄だけを盛り込むようにしましょう。また意識的に改行を入れたり、必要に応じて箇条書きにする等、読みやすくする工夫も必要です。

    用件を伝え終えてメールを締めくくるのが「結びの挨拶文」です。「挨拶文」「返事の依頼」「用件のまとめ」「追記」のうち、必要なものを組み合わせて構成します。締めの言葉であるため、簡潔な文章を心がけましょう。前文での挨拶に始まり、末文での挨拶に終わるのがメールの基本です。

    [3]署名

    署名は、自分の氏名や会社名、連絡先などをまとめたものです。メールの最後に付けるのがルールです。連絡先の確認に使われることが増えていますので、間違いがないかよく確認してください。さりげなく会社案内や代表的な商品、実績へとURLで誘導するのも1つの手です。

    使える!初めての相手への営業メール例文

    営業メールの基本を確認したところで、次は例文を見てみましょう。新規開拓で初めての相手に送る営業メールや新しい担当企業に引き継ぎを伝えるメールをシチュエーション別に5つ取り上げます。

    104-03.jpeg

    1)新規営業の商品案内メール

    まずは新規営業(新規開拓)の商品・サービス案内メールの例文からです。件名から内容が推測できるようにします。

    ―――――――――――――――――――――――――――――――
    件名:■■■新製品サンプルのご案内 ...①

    株式会社〇〇
    △△部
    ◇◇様

    初めてご連絡いたします。
    ■■■の開発、生産をしております、
    株式会社●●営業部の◆◆と申します。

    このたび、ぜひ弊社の製品をサンプルとして
    ◇◇様にお使いいただけないかと思いご連絡いたしました。 ...②

    ご提案するのは弊社の製品である「■■■-A」です。
    (新製品紹介ページ http://www.*******.com/new_a.html )

    こちらの製品は△△業務にとって次の2つのメリットをご提供できます。

    (1)作業効率の改善
    (2)業務の汎用化

    △△業務に携わる多くのみなさまのご意見をもとに
    企画、製品化されました。

    そこで、ぜひ、◇◇様にもご使用いただき、品質にご納得いただけるようでしたら
    ぜひ貴社でのお取扱をご検討いただきたく存じます。 ...③

    ご興味がおありであれば、すぐにサンプルの手配をいたします。
    お気軽にご連絡ください。

    お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒ご検討くださいますよう
    お願い申し上げます。 ...④

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------
    ―――――――――――――――――――――――――――――――

    書き方のポイント
    ①件名に「新製品サンプル」を入れることで、メールの内容を予測できるようにしています。宛名がきちんと書かれているかどうかでメールの印象は大きく変わります。担当者の部署名や氏名が公表されていないときは「ご担当者様」としましょう。
    初めてのメールであることを伝えたうえで、名乗ります。
    ②連絡した経緯(背景)を説明しましょう。
    ③自社の事業に軽く触れたうえで、営業メールを送った理由と、どうしてほしいのかという提案を書きます。
    ④最後に希望を伝え、結びの挨拶で締めましょう。

    2)アポイントにつながる挨拶メール

    気持ちよい挨拶は営業メールの基本です。アポイントにつなげるには、「会ってみようかな」と思わせる内容にします。

    ―――――――――――――――――――――――――――――――
    件名:学生・新社会人向け文房具のご提案 ...①

    株式会社●●●● ◎◎店
    店長様

    初めてメールをお送りいたします。
    株式会社●● 営業部の◆◆と申します。

    貴社のホームページを拝見して、メールを送らせていただきました。 ...②

    弊社は、筆記用具を中心に製造・販売を行っている文房具メーカーです。
    「手ごろな価格で、丈夫、そして選ぶ楽しさを」をコンセプトに掲げており、
    とりわけ学生や若手のビジネスパーソンに、また文房具女子といわれる女性客の方にも
    広く親しんでいただいております。

    貴社で文具をお買い求めになる方々にも
    喜んでいただける商品をご提供できるのではないかと考えております。
    よろしければ、一度ご挨拶させていただけないでしょうか。 ...③

    お忙しいところ恐れ入りますが、ご関心を持っていただけるようでしたら
    ご返信をいただけますと幸いに存じます。

    よろしくお願いいたします。 ...④

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:nishiyama@***.co.jp
    -----*----------*----------*----------*----------*--------
    ◎「グッドデザイン賞」を受賞しました!
    https:// www.*******.co.jp/good.html ...⑤
    ------------------------------------------------------------
    ―――――――――――――――――――――――――――――――

    書き方のポイント
    ①~④は、前段の「新規営業の商品案内メール」と同じです。
    ⑤受賞実績を載せたページへのリンクを張っておくと、初めての相手に安心感を与えることができます。

    3)受託・ソリューション提案営業のメール

    販売するのが商品ではなく、コンサルティングや代理、受託などのサービスの場合は、相手にとってのメリットを明確にしましょう。

    ―――――――――――――――――――――――――――――――
    件名:コストを20%削減できる採用企画のご案内 ...①

    〇〇株式会社
    人事部
    ●●●●様

    初めてご連絡いたします。
    株式会社●● 法人営業部の◆◆と申します。

    コストを20%削減しつつ、歩留まり率の高い採用企画についてご案内いたします。

    弊社は採用コスト削減の企画をご提案する会社です。
    新卒・中途採用の業務プロセス改善または採用業務代行により、
    20%以上の採用コスト削減を実現しています。

    近年、特に××業界では、人材不足から採用コストが上昇する傾向にあります。
    一方で、優秀な人材は競争率が高く、引く手あまたの状況です。

    ウェブサイトの求人情報を拝見したところ
    貴社の採用計画に、弊社企画が貢献できるのではないかと考え、
    ご提案の機会を頂戴できればと思い、連絡をさせていただきました。
    一度、詳しい資料をお送りしてもよろしいでしょうか。 ...②

    お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

    よろしくお願いいたします。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    法人営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------
    ―――――――――――――――――――――――――――――――

    書き方のポイント
    ①興味を引く件名にしましょう。件名が分かりにくいと、後回しにされたり、忘れられたりしてしまう可能性が高くなります。
    ②商談を少しでも前に進めるため、次の行動につなげる一文を入れておきます。

    4)セミナー・イベント・展示会などの案内メール

    営業活動の一環として開かれるセミナーやイベント、展示会などの案内メールの例文を見てみましょう。参加のメリットを書いておくと、相手が参加・不参加を判断しやすくなります。

    ―――――――――――――――――――――――――――――――
    件名:業界最大級□□セミナー開催のご案内

    〇〇株式会社
    △△部
    ●●●●様

    初めてメールをお送りいたします。
    株式会社●● 営業部の◆◆と申します。

    7月10日(日)に開催する「業界最大級□□セミナー」について
    ご案内いたします。

    お忙しいところとは存じますが、この機会に、ぜひともご参加、ご検討ください。

    ■タイトル:業界最大級□□セミナー
    ■日時:2021年7月10日(日)10:00~17:00
    ■場所:××ホール 大会議場
    ■参加費:無料(完全予約制)
    ■申込方法:弊社サイト(https://www.*******.co.jp)よりご予約ください ...①

    今回のセミナーは、国内最大規模で300社が参加します。
    □□業界のノウハウを横断的に手に入れられる数少ない機会です。

    しかも、プレゼンテーションだけではなく
    実際にデモ画面を操作できる時間も設けています。


    ご多忙中とは存じますが、ご参加いただけますと幸いです。

    ご不明点などございましたら、私までお問い合わせください。

    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    法人営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------
    ―――――――――――――――――――――――――――――――

    書き方のポイント
    ①セミナーやイベント、展示会などの案内メールの場合、日時や場所、費用、申込方法などの情報が必要です。見やすくするために箇条書きを使いましょう。

    5)担当変更・引き継ぎのメール

    担当変更・引き継ぎの場合は、必ず連絡しましょう。担当が変わっても信頼が継続するように、誠実な対応を心がけましょう。

    ―――――――――――――――――――――――――――――――
    件名:担当変更のご連絡

    〇〇株式会社
    △△部
    ●●●●様

    お世話になります。
    株式会社●●営業部の◆◆と申します。

    このたび、4月1日付けで××に変わりまして
    貴社を担当させていただくこととなりましたので
    ご挨拶のため、メールをお送りしました。 ...①

    本来でしたら、お目にかかってご挨拶すべきなのですが、
    着任前のため、まずはメールでご連絡をさせていただきました。
    あらためて、面会の機会をいただけますと幸いです。

    私は入社〇年目で、××とともに、
    主に〇〇業界を担当させていただいております。 ...②

    未熟者ではございますが、早くお役に立てるよう
    全力を尽くしてまいります。 ...③

    早速ではございますが、先般××よりお送りした資料について、
    ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。

    引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。 ...④

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    法人営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.***-****.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------
    ―――――――――――――――――――――――――――――――

    書き方のポイント

    ①いつから担当するのかを明確にします。
    ②実績や経験など、自身のアピールを行い、③挨拶をします。
    ④また、挨拶した後のネクストアクションを伝えます。

    印象よく始まることが、これからお世話になるお客さまとの関係を築くための第一歩です。

    正しい書き方をマスターして信頼関係を築こう

    初めての相手への営業メールは難しくありません。必要なのは、情報の抜け漏れがなく、読みやすく、分かりやすいメールです。今回はすぐに使えるシチュエーション別の例文を5つご紹介しました。初めての相手に営業メールを送る瞬間は誰でも緊張するものですが、型にのっとっていれば上手な文章は必要ありません。正しい書き方をマスターし、信頼関係を築きましょう。

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    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

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