アポイントメールのマナー
アポイントメールを送る相手との関係性によって、メールに記載する内容は変わります。まずは、会える可能性が高い相手なのかを判断しましょう。相手が既存顧客か、取引こそないものの面識はあるのか、まったくの新規かなどによって、会える可能性は変わります。
会える可能性が高い、または会える前提の相手に候補日を出さないのは「気が利かない人」という印象を与えてしまいます。その一方で、会える可能性が低い、または会えるかわからない相手に候補日を出すのは「押しつけがましい人」という印象を残しかねません。候補日を出さずに会えるかどうかを尋ねるに留めるほうが、相手への配慮につながることもあります。
会える可能性が高い相手にメールでアポイントを取る場合、複数の候補日をこちらから提示するのがマナーです。候補日を1つしか挙げないと、予定が合わない場合に面談日の選定だけで何度もメールのやりとりが発生する可能性があり、相手の時間と労力を浪費させてしまいます。
■会える可能性が高い場合：候補日を3～5つほど箇条書きにする
■面識がなく会える可能性が低い場合：アポイントの打診のみにする
- 「6月12日（水）」のように、月・日・曜日をセットで記載
- 「13:00～15:30」のように具体的な時間を記載（午前／終日などの表現は避ける）
- 時間は24時間表記
- 所要時間を記載
- 都合がつかない場合はどうしてほしいか記載
- 対面かオンラインか記載
- 同席者を記載（アポ決定後でも可）
上記の点を押さえてアポイントメール送ると、その後の流れがスムーズになります。相手にとって知りたい情報がそろっているため、好印象につながりやすいでしょう。
会える可能性が高い場合の提示例
ここでは、既存顧客や取引先のような、面識があって会える可能性が高い場合での候補日の提示例を見てみましょう。
よろしければ以下の日程で貴社に伺いたいのですが、○○様のご都合はいかがでしょうか。
・6月12日（水）13:00～16:00
・6月14日（金）10:00～12:00
・6月17日（月）13:00～16:0040分ほどお時間をいただければ幸いです。
弊社からは企画部の✕✕も同席させていただく予定です。上記の日時以外でも調整は可能ですのでお申し付けください。
アポイントメールは、アポイントを取得する手段ですが、意味合いはそれだけではありません。相手にとっては「ビジネスとして会って話す価値がある人物か」を判断する材料の一つになると心得ましょう。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・営業で重要なメールマナーのポイント
・営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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アポイントメールの書き方のコツ
アポイントメールには、書き方のコツがあります。前述したアポイントメールのマナーを踏まえた上で、ここで取り上げるポイントを押さえると、効率的なアポイントの取得につながります。
1）内容がわかる件名にする
件名を見ただけで内容が推測できるメールのほうが、開封される確率が高まります。「○○実績No.1」などのDMのような件名をつけるのは、ベネフィットや対象が明確で、無作為に送るメールの場合です。個別に送るメールではDMのような件名は避け、個別に送っているメールだとわかるようなものにしましょう。
2）身元や連絡経緯を開示して警戒を解く
見知らぬ相手から送られてきたメールには、誰しも警戒心を抱くのが普通です。まったくの新規の場合には特に、自己紹介やメールを送った理由、メールアドレスを知った経緯などを開示しましょう。それがあると、相手は連絡の目的がわかり、警戒を解きやすくなります。
3）相手にとって有益な情報を盛り込む
アポイントメールは、商談や打ち合わせなどで面会を求めるために送信するものです。相手にとって有益な情報がなければ、わざわざ時間を割いて会う必要はありません。問題提起や課題解決策の提示など、相手のビジネスにとって有益な情報を示し、メールを最後まで読んでもらえる確率を上げましょう。
例）
■〇〇の課題を解決する・・・
■作業時間を〇〇%削減可能な・・・
■〇〇コストを約3割圧縮できる・・・
■人材不足を改善する〇〇・・・
■社内ノウハウの活用に役立つ〇〇・・・
4）面識のある相手なら、返信期日の希望を記載する
アポを取りたい相手と面識がある場合、返信期日の希望を記載することも大切です。希望する返信期日を設定しておけば、期限までに返信がなかった場合に再度連絡しやすくなるからです。アポイントメールは、送った後にどのようにフォローするかを想定しておくと良いでしょう。対して、面識のない相手に返信期日を記載するのは、押しつけがましい印象を与えかねません。アポを取りたい相手と面識があるかどうかで、返信期日を記載するかどうかを判断しましょう。
5）問い合わせ先を必ず記載する
相手からの返信に備えて、アポイントメールには必ず問い合わせ先を記載します。返事は、メールで来るとは限りません。電話番号などは本文にも記載するようにします。署名欄には公式サイトのトップページURLの他、自社商材情報が掲載されているページURLや公式SNSのアカウント情報なども載せておくと良いでしょう。相手が自社商材に興味を持った場合に、すぐに確認できるようにしておく気遣いも大切です。
件名や導入の挨拶、提案の構成など営業メールの書き方のポイントを、例文とともにご紹介します。
アポイントメールの書き方
では実際に、アポイントメールの書き方について見ていきましょう。
ビジネスメールは件名をつけて、本文は宛名からはじまり、挨拶・名乗り、要旨・詳細、結び、署名という順番で続けていきます。アポイントメールの場合、相手との関係性によって、メールに記載する内容が変わることは前述しました。以下の点に注意して、実際に記載する内容を決めましょう。
- 宛名：先方の担当者の名前がわからない場合、採用に関することであれば「採用ご担当者様」、経理関連のことであれば「経理ご担当者様」のように、何の担当かが分かるように記載する
- 件名：個別に送る営業メールの場合、DM風の件名にしない
- 挨拶・名乗り：初めて連絡する場合は「初めてご連絡いたします」と挨拶し、名乗りと自社の簡単な説明をする
- 要旨・詳細：連絡した経緯や背景、商品やサービスの提案と、提案内容の詳細や実績、他社比較、相手にとってのベネフィット、商談希望日や返信期日の希望、連絡先などを記載する
- 結び：検討をお願いする
- 署名：問い合わせ先や自社サイト、自社商材のURLなどを盛り込む
シーン別 アポイントメールの文例集
ここではより具体的に、ビジネスシーンに合わせたアポイントメールの文例を紹介します。よくある場面に対し、すぐに使えるアポイントメールの文例と自分がアポイントメールを受信した場合の返信例を集めましたので、ぜひ参考にしてください。
新規開拓・営業時のアポイントメール文例
件名：
営業支援アプリ「■■」特別キャンペーンのご案内／株式会社△△本文：
株式会社◯◯
営業責任者様はじめてご連絡いたします。
株式会社△△営業部の▲▲と申します。弊社は、営業支援アプリ「■■」を提供する企業でございます。
営業支援アプリ「■■」は、××年××月に開発されて以来、
ありがたいことに1,000社以上のお客様にご利用いただいております。そこで、このたび□□業界の企業様を対象に
特別キャンペーンを実施することとなりました。近年□□業界においては、
デジタル化やDX推進という課題にお悩みの企業様が増えており、
当社へのお問い合わせが年々増加しております。貴社にも同様のお悩みがあるのではないかということで、
課題解決のお手伝いをさせていただきたく、ご連絡いたしました。導入された企業様では、営業利益が〇％改善したという事例もございます。
貴社におけるご活用イメージを含めて、詳しくご説明可能です。もしご興味がございましたら、ご連絡いただければ幸いです。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、キャンペーンのスケジュールの関係で
◯月×日（□）までにご希望の有無を、本メールに返信またはお電話にてお知らせください。ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
----------------------------------------
株式会社●●●●
営業部 ■■■■
住所：〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
TEL：03-****-**** FAX：03-****-****
Mail：xxx@xxx.co.jp
URL：https://www.***.co.jp
キャンペーンURL：https://www.***.co.jp/campaign/123
----------------------------------------
取引先への訪問アポイントメール文例
件名：
新製品□□のご案内／株式会社△△本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△営業部の▲▲です。先日は、弊社製品■■をご購入いただきありがとうございました。
ご購入から現在まで、特に問題なくお使いいただけているようで嬉しく思います。このたび、弊社では■■の性能を30％以上も改善した新製品□□を販売する運びとなりました。
今回は、すでにお取引のあるお客様へ優先的に先行販売のご案内をしております。もしよろしければ、直接伺って説明させていただきたいのですが、
下記日時のご都合はいかがでしょうか？・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△
・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△
・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△所要時間は約1時間を予定しております。
営業部から私を含めて2名、開発部から1名の計3名でご訪問する予定です。ご都合が合わない場合は調整いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
社長・役員へのアポイントメール文例
自社の社長や役員へアポイントを求めるということは、明確な経緯や意図があるはずです。目上の相手の時間を割いてもらうお願いをするのですから、その理由をしっかりと書きましょう。
件名：
□□（製品名）特別価格適用のお願い本文：
●●社長
お疲れさまです。
営業部長の▲▲です。このたび●●社長に直接ご連絡したのは、
当社製品□□に対して特別価格の適用をご承認いただきたいためです。かねてより、株式会社◯◯に営業活動を実施しておりますが、
提示している通常価格から10％の値引きを求められています。通常価格をこれ以上は下げられないという社内事情は重々承知しております。
しかし、それに応じることで年間約××××円の売上を見込める
1,000名規模の新規顧客を獲得できる可能性が高まります。直接ご説明申し上げたいので、お時間を頂戴できませんでしょうか。
お手数をおかけしますが、
●●社長のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせください。○月○日（○）までに先方へ返事をしなければならないため、
○月△日（○）までにご回答をお願いいたします。お時間は30分ほど頂戴できれば幸いです。
企画部の△△と経理部の■■も同席させていただく予定です。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
候補日を先方に挙げてもらう場合のアポイントメール文例
アポイントを取得する場合、先方に候補日を挙げてもらうほうが良い場合もあります。先方が忙しく、こちらはいつでも構わない場合などです。
件名：
□□イベント出展のご案内本文：
株式会社◯◯
●●様お世話になっております。
△△株式会社 営業部の▲▲です。昨年は、弊社主催の□□イベントにご出展いただきありがとうございました。
今回、◯月×日（□）開催予定の□□イベントへのご案内をしたくご連絡いたしました。昨年度、貴社の出展ブースは大変好評でしたので、今回もご検討いただけると大変うれしいです。
●●様はお忙しいとお電話にて伺いましたが、来週中に一度、お会いする機会をいただけませんでしょうか。お手数ではございますが、
●●様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただければ幸いです。
所要時間は1時間を予定しております。ご連絡をお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
候補日が1日しかない場合のアポイントメール文例
アポイントメールを送る際に、こちらから提示できる候補日が１日しかないということもあるでしょう。そのような場合には、候補日が他にない理由を書き、恐縮しながら相手の都合を尋ねる形で表現するのが賢明です。
件名：
新サービス「■■」ご説明日時のご相談本文：
株式会社◯◯
●●様お世話になっております。
△△株式会社、営業部の▲▲と申します。このたびは、弊社の新サービス「■■」について、
お問い合わせいただき誠にありがとうございます。早速ご訪問の日時を確認しましたところ、
ご希望の期間では、ご提示できる日程が１日しかございませんでした。大変恐縮ですが、同席する弊社開発担当のスケジュールが埋まっております。
他に候補がなく申し訳ございませんが、ご都合はいかがでしょうか。◯月×日（□）△△:△△～△△:△△
なお、〇月以降でしたら、ご説明のお時間を十分に取ることが可能です。
そちらでもよろしければ、ご都合のよろしい日時をいくつかご提示いただければ幸いです。お手数ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
オンラインを希望する場合のアポイントメール文例
件名：
「■■」に関する次回定例会議の日程について本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。弊社製品「■■」の改善点やご要望を伺う、定例会議の日程調整でご連絡いたしました。
以下でご都合のよろしい日時はございますか。
・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△
・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△
・◯月×日（□） △△:△△～△△:△△今回は参加者のスケジュールの関係上、オンラインでお願いできれば幸いです。
ご指定のツールなどが特にないようでしたら、Zoomのリンクを発行いたします。ご検討よろしくお願いいたします。
アポイントメールへの返信文例（別日程を提示する場合）
件名：
アポイントの日程調整のご連絡本文：
株式会社◯◯
営業部
●●様お世話になっております。
△△株式会社の▲▲です。ご訪問日程をご連絡いただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は調整が難しい状況です。つきましては、別日程をご相談します。
以下の日程でご都合はいかがでしょうか。・◯月×日（□）△△:△△～△△:△△
・◯月×日（□）△△:△△～△△:△△
・◯月×日（□）△△:△△～△△:△△この他、◯月×日（□）以降であれば、●●様のご都合のよい日時で調整も可能です。
ご検討よろしくお願いいたします。
アポイントへのお礼メール文例（承諾の場合）
件名：
新サービス「■■」ご説明日時のご相談本文：
株式会社◯◯
営業部
●●様お世話になっております。
△△株式会社の▲▲です。貴社の新サービスについて、ご連絡いただきありがとうございます。
以下の日程で、お打ち合わせをお願いいたします。・◯月×日（□）△△:△△～△△:△△
弊社からは▲▲および□□の2名が参加します。
どうぞよろしくお願いいたします。
丁寧なアポイントメールで商談につなげよう
アポイントメールは商談や営業の始まりとなる重要なメールです。特に、初めて連絡する相手や面識がない相手にとっては第一印象となるため、相手を不快な気持ちにさせず、好印象を与えられるような丁寧なメールを作成しましょう。その後の商談や営業を円滑に進める上でも、相手への心くばりのあるメールを作成することが大切です。
このブックでは、これらのことを紹介しています。
- 営業で重要なメールマナーのポイント
- 営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
- シーン別のメール文例と解説
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