確認不足のお詫びメールをするときのマナー
確認不足で相手に迷惑をかけてしまった場合は、速やかにお詫びメールを送りましょう。ここでは、その際に押さえておきたいマナーをご紹介します。
確認不足の種類によって、お詫びの内容が変わる
確認不足を謝罪するとき、どの程度相手に迷惑をかけたかによって、送るメールの内容が変わります。メール本文の些細な誤字脱字ならば、訂正も謝罪も不要です。こちらから送ったお詫びメールを読む・返信するといった、相手の手間を増やしてしまうためです。訂正や謝罪が必要になる場合を確認しておきましょう。
【訂正・謝罪が必要な確認不足の例】
- 先方が不快になる（会社名・個人名などの誤字脱字）
- 取引に支障が出る（商品名・日付・金額・数量などの記載ミス、書類・資料の不備、メールの見落とし、会議日程の勘違い、手配ミスによる納期の遅延）
- 個人情報の流出につながる（宛先・添付間違い、Bccで送るべきものにCcを利用）
- 意味が通じなくなる（誤字や脱字によって文意が不明確になる）
確認不足によるミスが発覚した場合は、迅速にお詫びのメールを送信します。お詫びメールの送信のみでは失礼にあたる、直ちに対応が必要という場合には、まず相手に電話で謝罪します。その後に、改めて謝罪の気持ちを表すお詫びメールを送りましょう。重大な問題、上記の例で言えば、個人情報の流出につながる事態にあたるときは、まずは上司に報告して今後の動きを相談しましょう。
言い訳や責任逃れな言葉は使わない
お詫びの際に大切なのは、言い訳や責任逃れといった自己保身の言葉や、相手を責める言葉を使わないことです。「悪いのは自分ではない」という思いから、謝罪の言葉が投げやりだったり、相手を責める言葉を使ってしまったりしないように注意しましょう。
発生してしまったミスに対しては、長々とした説明を聞かされるよりも潔く謝罪されるほうが気持ちよいものです。その後の関係や取引にも影響を与えかねませんので、言い訳をしたり、責任を逃れようとするような発言は慎みましょう。
確認不足のお詫びメールの書き方
確認不足から起こってしまったミスやトラブルに対して、どのようにお詫びメールを書くのかを見ていきましょう。書き方にはポイントがあります。
ビジネスメールを構成する要素は、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨・詳細」「結び」「署名」です。確認不足からくるお詫びメールでは、「件名」「要旨・詳細」「結び」の3つを使って謝罪の気持ちを伝えます。
「件名」は、一目でお詫びのメールだとわかるよう「【お詫び】」「【訂正】」といった言葉を使いましょう。ただし、そのお詫びが重要かどうかを決めるのは相手であるため、「【重要】」は避けるようにします。
お詫びの書き出しとなる「要旨・詳細」では、一言目に謝罪の気持ちを表します。メールを送る前に電話した場合、相手とつながっても不在でも、改めてメールでお詫びを伝えるのがポイントです。「要旨」には、ミスの内容や正しい情報、お願い事項や今後の対応などを記載します。
「結び」は、相手の印象に残りやすい部分です。再発防止に努める気持ちを示し、今後も変わらず取引をお願いしたいという思いを表し、丁寧にお詫びメールを締めましょう。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・重要なメールマナーのポイント
・よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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シーン別 確認不足のお詫びメール文例
確認不足によるミスや間違いに対するお詫びメールの文例を、シーン別に取り上げます。ビジネスシーンによくある確認不足を集めましたので、ぜひ参考にしてください。
会議日程を勘違いしていた場合
件名：
【お詫び】企画会議に参加できず申し訳ございません本文：
株式会社◯◯
●●様大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。前々から準備を進めていただいた企画会議を欠席し、大変申し訳ございません。
会議日程を勘違いしていた私のミスです。
心よりお詫び申し上げます。弊社■■より当日の議事録を入手しましたので、熟読し
次回までに改善点をご提案できるようにいたします。このようなことを二度と繰り返さないように対処いたします。
日程の勘違いや思い込みの再発防止策として、カレンダー機能を活用することにいたしました。このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
書類・資料に不備があった場合
件名：
【お願い】会議資料の一部差し替えについて本文：
株式会社◯◯
●●様大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。先日の会議における私の資料につきまして、一部誤った情報が含まれていました。
確認が不足しており、大変申し訳ありません。改めて正確な情報を確認し、以下のとおり訂正させていただきます。
-----
【訂正箇所】A社様営業資料 11ページ
〇〇サービス 契約年数（誤）3年
（正）5年
-----なお、先日の会議で共有した資料は破棄していただき、
本メールに添付の資料をご確認くださいますようお願いいたします。このたびは、大変失礼いたしました。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
請求金額を間違えた場合
件名：
【お詫びと訂正】〇月分ご請求金額の間違いと訂正のご連絡本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。〇月〇日（〇）にお送りした〇月分のご請求書の金額に間違いがございました。
心よりお詫び申し上げます。下記のとおり、訂正させていただきます。
-----
〇月分のご請求金額誤）000,000円（税込）
正）000,000円（税込）
-----お手を煩わせて恐縮ですが、お手元のPDFファイルは破棄していただけますでしょうか。
本メールに添付したご請求書が正しいものとなります。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。
今後は、十分な確認を徹底いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。
確認不足で納期が遅れた場合
件名：
納品遅延のお詫び（「■■」ご注文番号00000）本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。一昨日お問い合わせいただきました■■（商品名）につきまして、
ご指定の期日までに一部の納品が間に合わないことが判明いたしました。弊社の確認不足により、お約束を果たせず、謹んでお詫び申し上げます。
原材料の入手が当初の予定より2週間ほど遅れており、
○月○日（〇）までに××個、○月○日（〇）までに残りの××個をお届けできる見込みです。
大変恐縮ですが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。このたびは私どもの確認不足が原因で、貴社には多大なるご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
今後はこのようなことのないよう、
商品の製造・管理体制を見直し、一層の注意を払う所存です。何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
メールを見落としていた場合
件名：
ご返信が遅れまして申し訳ございません（Re:□□ご確認のお願い）本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。〇月〇日（〇）にいただいておりました□□の件、
申し上げにくいのですが本日確認いたしました。余裕をもってご連絡をいただいていたにもかかわらず、
私の確認不足でご返信が遅れてしまいましたことを心よりお詫びいたします。回答期限を〇日も過ぎてしまっておりますが、
これから回答させていただいてもよろしいでしょうか。〇月〇日（〇）までに必ずご返信いたします。
可能であれば、今しばらくお時間をいただければ幸いです。このたびは私の不手際でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
メールの宛先を間違えた場合
件名：
メール誤送信（宛先間違い）のお詫び本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。先ほど、ご依頼の企画書を誤って、貴社■■部●●様にお送りしてしまいました。
私の確認不足でご迷惑をおかけし申し訳ございません。
■■部の●●様には、企画書を破棄していただくよう依頼いたしました。宛先の入力ミスをしてしまった私の不注意が原因です。
二度とこのようなことのないよう、以後気をつけます。このたびは私の確認不足で混乱を招いてしまい、改めて深くお詫び申し上げます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
メールの宛先間違いは、決して珍しくありません。メールを送信する前に、宛先に間違いがないか確認しましょう。社外秘や機密情報が含まれている場合には、情報漏洩となる可能性があります。メールを誤送信してしまったら、速やかに適切な対処をしましょう。
メールを誤送信してしまったときは、即座にしかるべき対応をとる必要があります。誤送信のお詫び・謝罪メールの書き方や対応方法をわかりやすく解説します。
連絡に行き違いがあった場合
件名：
〇月分ご入金のお礼と連絡の行き違いに関するお詫び本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。先ほど貴社から〇月分のご入金を確認いたしました。
早々にご対応いただきありがとうございます。今朝方、弊社よりお支払い予定日をお尋ねするメールをお送りしてしまいました。
連絡に行き違いがあり、誠に申し訳ございません。今後もお役に立てるよう、誠心誠意努めてまいる所存でございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
確認不足を防ぐには？
確認不足の多くは、うっかりミスや見落としといったヒューマンエラーが原因です。ダブルチェックやテンプレートの宛名自動挿入などの仕組み化によって、確認不足は防止できます。特に、複数人でメールを活用している場合には、返信の遅れや漏れ、二重返信といったミスがおこりやすい傾向にあります。メールワイズのようなメール共有ツールを活用して、確認不足を防止しましょう。
「メールワイズ」には、メール対応の課題を解決できる機能があります。
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