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【保存版】礼儀正しい依頼・お願いメールの書き方と文例10選

メールの書き方
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この記事の内容

    依頼メールは礼儀・マナーと相手への配慮が重要

    相手に依頼やお願いをするときは、まず好印象を与え、「信頼できる人だ」と思ってもらうことが大切です。

    お願いをするときに、曖昧な表現や要領を得ない文面、一方的な態度は失礼です。コミュニケーションの目的をはっきりさせ、情報を整理し、具体的な表現で分かりやすく書きます。丁寧な言葉遣いを心掛け、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

    避けたほうがいいフレーズは?

    いきなり「お願いします」や「~してください」といった言い回しで依頼するのは、できるだけ避けたほうがいいでしょう。一見、丁寧なので、使ってしまいがちな表現ですが、理由や目的を伝える前に使うと、命令口調で上から目線と受けとられる恐れがあるからです。

    まずは「~していただけますか」「~していただければ幸いです」「~していただけませんでしょうか」など、お伺いを立てるフレーズを使うようにしましょう。

    依頼メールを送る際のポイント

    まずは、依頼メールを送るときに気を付けておきたいポイントについて確認しておきましょう。

    1 内容を明確に伝える

    何かをお願いしたいときは、情報を整理し、お願いしたい内容を明確にした上で依頼メールを書きましょう。相手に余計な手間をかけさせないように判断材料を揃えておけば、結果としてやりとりは短くなります。

    例えば、講演を依頼するとき、「A先生に◯月✕日10時からのセミナーに登壇していただきたい。講演料は交通費と宿泊費込みで10万円」のように条件が決まっている場合は、最初からすべての要素を入れたメールを送りましょう。

    2 なぜ依頼したいのかを説明する

    相手に何かを求める場合には、その理由を伝える必要があります。依頼する目的や人選の背景、何を期待しているのかなどを伝えるとともに、自分の立場や目標についても説明を添えておくとよいでしょう。

    3 リアクションの期限を伝える

    期限がある場合、「いつまでに回答がほしいか」という期限を相手に伝えておくことは、相手にとっても、依頼する側にとっても大切なことです。「お時間のあるときに」と書かれていると、重要度が低いという印象を与え、後回しにされかねないからです。ただし、「無理な期限設定や返事は当然」というような書き方は失礼ですので避けましょう。

    4 相手への感謝の気持ちを忘れない

    相手にお願い事をする際のメールは、あくまでも相手の立場を考えて書くことが大切です。「恐れ入りますが」などのクッション言葉や、「よろしくお願いいたします」という配慮を感じさせる言葉を使いながら、感謝の気持ちを忘れず、ひとつひとつの文章を丁寧に書きましょう。

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    依頼メールでよく使われる表現

    依頼メールを書く際には、定番の表現があります。よく使われる定番フレーズについて覚えておきましょう。

    お願いいたします

    「お願いいたします」は、「お願いします」の丁寧な言い方で、特にビジネスメールや依頼メールでよく使われるフレーズです。ただし、一方的に要求を押し付けているように受け取られる可能性があるときは「~していただけませんか」などと使い分けるようにしましょう。

    大変恐縮ですが

    相手に手間や迷惑をかけるときは、依頼するフレーズの前に「大変恐縮ですが」をつけることで、より丁寧に、へりくだった文面にすることができます。

    ~していただければ幸いです、~していただければ幸いに存じます

    「お送りください」と「お送りいただければ幸いです」では、どちらが丁寧でしょうか。

    「お送りください」も丁寧に思えますが、やや一方的に感じられてしまうこともあります。命令のようなニュアンスを排除するためには、「お送りいただければ幸いです」とてもよいでしょう。

    目上の人や、お客様に対しては、より丁寧さを出すために「幸いに存じます」「幸甚に存じます」と書くのが一般的です。

    ただし、「幸いです」は曖昧な表現のため、しなくてもいいと受け取られかねないので、注意が必要です。きちんと締切日までに送ってほしいときには、「ご送付いただけますようお願いいたします」「ご送付いただけますでしょうか」としたほうが良いでしょう。

    誠に勝手なお願いですが

    「大変恐縮ですが」と同様に、依頼するフレーズの前に配置することで、表現を和らげることができます。

    特に、単純な資料請求などではなく、「こちらの希望を相手にのんでほしい」という場合や、「締切日までに時間がない急ぎの依頼」などの場合は、このフレーズを使いましょう。

    ご教示ください

    相手に何かを教えてもらいたいときに使う定番フレーズです。

    質問や問い合わせをする場合に「◯◯について教えてください」と書くよりは「◯◯についてご教示ください」と書くと、丁寧に教えを請う姿勢が表現できます。

    依頼メールの書き方と文例

    依頼メールの書き方と文例を見てみましょう。基本的な書き方に加えて、ビジネスでよくあるシーンごとの文例を10例ご用意しました。参考にしてください。

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    メールの書き方の基本に構成(型)があります。構成要素は、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」の7つです。依頼メールの場合、何の依頼なのかは「要旨」の部分に、依頼した理由や回答期限は「詳細」に書き示します。

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    <社外向け>パンフレット送付のお願い

    最後に相手を気遣う文を入れることで、より丁寧さを出した文面となっています。

    件名:
    パンフレットご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    はじめまして。
    株式会社△△の▲▲と申します。

    貴社の新製品「■■」のプレスリリースを拝見し、ご連絡しました。

    興味深い製品で、弊社の製品「□□」との相性も良いのではないかと感じております。
    つきましては、詳しいスペックを知りたいので、
    パンフレットがありましたら、ご送付いただけないでしょうか。

    ✕月✕日の社内会議で「■■」の導入を検討する予定です。
    可能であれば、それまでにお送りいただければ幸いです。

    よろしくお願いいたします。

    <社外向け>アポイントの依頼をするメール

    会えることが確定、もしくは可能性が高い場合はこちらから日程を提示します。会える可能性が低い場合は面談の目的などを伝え、会ってもらえるか打診しましょう。

    件名:
    □□のお打ち合わせ日程のご連絡

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    昨日、電話でご相談した□□のお打ち合わせについて、候補日時をご連絡します。

    <候補日時>
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

    1時間ほど、お時間をいただければと存じます。
    もし、ご都合が合わない場合は、●●様のご都合のよろしい日時を
    複数お知らせいただければ幸いです。

    ご検討よろしくお願いいたします。

    <社外向け>見積依頼メール

    見積を依頼する側ですが、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

    件名:
    □□お見積りのご依頼

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日ご説明いただいた□□のお見積りをご依頼したく、ご連絡いたしました。

    今後、貴社の製品を検討するにあたり、費用を含めて上司に相談する必要がございます。

    お忙しいところ恐れ入りますが、
    〇月〇日(〇)までにご送付いただけますでしょうか。

    よろしくお願いいたします。

    <社外向け>返信依頼メール

    期日までに返事がもらえない場合は、相手を責めずに返事がほしいことを伝えましょう。

    件名:
    □□お見積り内容ご確認のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日は、□□についてご面談のお時間をいただきありがとうございました。
    またお見積りのご依頼もいただき、深く感謝申し上げます。

    さて、〇月〇日(〇)にメールにて見積書をお送りしました。

    ご検討中のことと存じますが、
    他に必要な情報や条件などがあればお申し出ください。

    ご多用中のところお手数をお掛けしますが、
    ご要望の期日に納品させていただくためには、
    〇月〇日(〇)15時までにご送付いただけますようお願いいたします。

    何卒よろしくお願い申し上げます。

    <社外向け>訪問依頼メール

    訪問を依頼する理由を明確に示しましょう。

    件名:
    「□□」ご説明のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日お送りいただいた「□□」のパンフレットを拝見し、
    興味を持ちましたので、詳しい説明をお願いできないでしょうか。

    つきましては、以下の日程で、●●様のご都合のよろしい日時はございますでしょうか?
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

    お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡いただきますようお願い申し上げます。

    コロナ禍の状況下でも、直接会って話をしたい、話すべき内容もあります。その場合は、「このようなご時世の中、誠に恐縮ですが」と相手の状況を伺いつつ「差し支えなければ、ぜひご来社いただき直接お話を伺いたい」と伝えたり、あるいは、「●●様に直接お会いしてお話を伺いたいので、差し支えなければ訪問いただきたい」となぜ訪問してもらいたいのかを説明する一文を沿えると良いでしょう。

    <社外向け>面接・面談依頼メール

    こちらから候補日をいくつか挙げるケースの書き方です。

    件名:
    面接希望日時のご連絡

    本文:
    株式会社◯◯
    人事部
    ●●様

    お世話になります。
    この度、貴社の求人に応募させていただきました▲▲と申します。

    書類選考通過のご連絡いただき、誠にありがとうございました。
    下記の日時にて、面接を希望いたします。

    第一希望:〇月〇日(〇)〇時
    第二希望:〇月〇日(〇)〇時
    第三希望:〇月〇日(〇)〇時

    ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご連絡をお待ちしております。
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    <社外向け>日程変更依頼メール

    調整済みの日程を変更してもらいたい場合には、謝罪の上、再調整がスムーズに進むように配慮しましょう。

    件名:
    打ち合わせ日時変更のご相談

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    次回のお打ち合わせについてご相談です。

    〇月〇日(〇)〇時よりお打ち合わせのお約束をしておりますが、
    急な社内事情により、伺うことができなくなりました。

    せっかくご調整いただきましたのに、申し訳ございません。

    誠に勝手なお願いですが、
    以下の日程で再調整をお願いできませんでしょうか。

    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

    他の日程でも調整させていただきますので、
    ●●様のご都合をお聞かせいただければ幸いです。

    大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

    ビジネスでの日程調整メールでは、失礼のないような書き方をするのがマナーです。本記事では、日程調整メールの正しい書き方と注意点、マナーをシーン別に6つご紹介します。

    <社内向け>上司・役員への会議出席依頼メール

    上司や役員は多忙です。恐縮しながらも出席を促す理由を示し、参加を検討してもらえるよう依頼しましょう。

    件名:
    営業会議ご出席のお願い

    本文:
    ◯◯部
    ●●部長

    お疲れさまです。
    △△の▲▲です。

    営業会議にご出席をお願いしたく、ご連絡いたしました。

    ・日時:〇月〇日(〇)〇~〇時
    ・場所:〇〇会議室
    ・議題:今期の振り返りと来期への課題抽出

    ご多忙のところ恐縮ですが、ご参加をご検討いただければ幸いに存じます。

    折り返しお返事をいただきたく、お願い申し上げます。

    <社内向け>書類の確認依頼メール

    確認依頼の目的は、返信をもらうことです。相手に気持ちよく行動してもらえるよう、失礼にならない書き方を心がけましょう。

    件名:
    出張申請書ご確認のお願い

    本文:
    ●●課長

    おはようございます。
    ▲▲です。

    □□に伴う××への出張申請についてご連絡いたしました。

    〇月〇日(〇)に提出しておりますが、まだご返事いただいていないようです。
    お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただけませんでしょうか。

    申請期限が迫っておりますので、
    〇月〇日(〇)までにご返事いただけますようお願いいたします。

    よろしくお願いいたします。

    <社内向け>協力のお願いメール

    協力依頼に応じるかどうかは、相手が判断することです。協力に応じてもらえるよう、こちらの要望やその理由を伝えましょう。

    件名:
    新製品アンケート調査ご協力のお願い

    本文:
    ●●各位

    お疲れさまです。
    △△の▲▲です。

    新製品のアンケート調査についてご連絡いたします。

    来年発売を予定している新製品「□□」のサンプルができあがりました。
    つきましては、新製品の改善につなげるため
    使用感についてのアンケートにご協力いただけませんでしょうか。

    希望者にサンプルおよびアンケート用紙を配布しますので、
    〇月〇日(〇)までに以下のフォームよりお申し込みください。
    https://www.●●●.jp/●●/

    改善点をご教示いただければ幸いです。
    率直なご意見をお待ちしております。

    よろしくお願いいたします。

    メールを書いたら見直すことが大切

    大切な相手へのメールは、書いた後、少し時間を置いて、読み返してから送りましょう。そうすれば、客観的に書いた文面をチェックすることができます。

    丁寧な言葉遣いと相手への気遣いを忘れないようにすれば、自然と不快感を抱かせないメールが書けるようになるはずです。

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