メールワイズ by サイボウズ

【成功する】新規開拓の営業メールの書き方とコツ・文例

メールの書き方
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この記事の内容

    新規開拓の営業メールのマナー

    新規開拓の営業メールでは、基本のビジネスマナーを守ることはもちろん、一目で用件が伝わる件名と読みやすく意図が伝わりやすい簡潔な文章を意識しましょう。毎日、大量に受信するメールの中から選んで開封してもらうには、相手に余計な時間や手間をとらせない配慮とメールの要点を明確にすることが必要です。

    営業担当者のためのメールマナー・文例集
    営業担当のためのメールマナー・文例集

    この資料では、これらのことを紹介しています。
    ・営業で重要なメールマナーのポイント
    ・営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
    ・シーン別のメール文例と解説
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    成功率が上がる新規開拓の営業メールのコツ

    成功する新規開拓の営業メールの4つのコツをご紹介します。

    1)開封したくなる件名をつける

    新規の営業メールは、件名で開封してもらえるかどうかが決まると言っても過言ではありません。「ご相談」や「お願い」のように、一目で用件が伝わらない件名は避けましょう。具体的な数値や相手にとってのベネフィットを記載するなど、送信相手に興味を持ってもらえるような件名にします。

    例)
    ■ 〇〇についてのご相談
    ■ 導入実績〇〇社!売上〇〇%達成記念キャンペーンのご紹介
    ■【無料トライアル実施中!】初回ご購入の方を対象とする特別パッケージのご案内

    名刺交換をしたことがある方やサイトに掲載されているアドレスなどに送る新規開拓の営業メールでは、なるべく1対1のメールのような件名にするほうが開封されやすいです。キャンペーン告知など一斉に送信するメールの場合は、興味や関心を引く件名にするのは基本ですが、誇張しすぎると却って開封されにくくなるされにくくなるため注意が必要です。例えば、「○○実績No.1」といったNo.1表記については、優良誤認表記や景品表示法に抵触する可能性があるため、極力避ける方が賢明です。

    2)名乗って、問い合わせの経緯を書く

    新規開拓の営業メールでは、まず今回メールで連絡した経緯を書いて、相手の警戒感をときます。「〇〇を拝見した」「〇〇にご参加いただいた」「〇〇の際にお名刺をいただいた」など、どのような関係性なのかを伝えた上で名乗り、自己紹介をします。なぜメールが送られてきたのか、誰なのかを相手が判断しやすくなります。

    3)相手にとって有益な情報を盛り込む

    名乗り、自己紹介に続いて、相手にとって有益な情報や問題提起、課題解決策を提示します。新規開拓営業は商品やサービスの売り込みですが、相手にとってのメリットを提案として示すことが大切です。互いに利益があることを伝えることでメールを最後まで読んでもらえる確率が上がります。

    例)
    ■〇〇でお困りではありませんか?
    ■〇〇の課題を解決
    ■作業工数を〇〇%削減

    4)読まれる曜日・時間帯にメールを送信する

    メールを送信する曜日や時間帯にも配慮しましょう。まず相手の営業日や営業時間帯に送るのがマナーです。忙しい日や時間帯は後回しにされる可能性が高いため、休前日や休日明けすぐの月曜日などは避けるほうが良いでしょう。業界や業種によって異なる繁忙期や忙しい時間帯を調べておくことをおすすめします。メルマガの場合は、通勤時間帯や昼休憩明けすぐなど隙間時間を狙って配信すると開封率が上がる傾向があります。

    5)ネクストアクションを明確にする

    メールを読んだ後、相手に行って欲しいアクション(ネクストアクション)を明確にすることで、次に繋がりやすくなります。「興味をお持ちいただければ、本メールにご返信ください」「下記URLからお申込みください」など次に何をしていただきたいかを記載します。

    メールの末尾には署名をつけます。返信の前にWebサイトで会社情報を確認したい人もいますし、電話をかけて詳しい話を聞きたいと思う人もいるので、氏名、メールアドレスだけでなく、電話番号などの連絡先、公式ホームページのURLなどを記載したきちんとした署名をつけるのが重要です。

    新規開拓の営業メールの書き方

    新規開拓の営業メールの基本的な書き方を解説します。

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    メールを構成する要素は、「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の8つです。

    新規開拓の営業メールの場合、前述の通り「〇〇についてのご相談」や「【導入実績〇〇社突破】〇〇のご紹介」のような開封したくなる件名にしましょう。宛名では、相手の方の社名や部署名、役職を知っているときは書くのがマナーです。相手の氏名に間違いがないかを確認しましょう。先方の名前がわからない場合は「ご担当者様」と記載します。

    挨拶では、新規開拓営業メールの場合は、「初めてメールをお送りいたします」のように、初めての連絡だと記します。「突然のご連絡失礼いたします」などとすると、失礼ならば送るなと感じる人もいますので注意が必要です。

    まずメールを送信した経緯や背景を伝えます。「貴社のホームページを拝見した」「展示会でお名刺を頂戴した」のように、具体的に書きましょう。名乗りで自分が誰であるかを明かします。会社名や部署名、氏名に加えて、どのような事業を営む会社なのかも簡単に説明しましょう。

    要旨では、自社商品やサービスが相手にどのように有益かを簡潔に記します。その後に続く詳細で具体的な提案内容や相手にとってのベネフィット、実績や他社比較などを続けます。

    ネクストアクションについては、詳細の末尾または結びの挨拶で記しましょう。結びの挨拶は、「もしご興味があればご返信ください。よろしくお願いいしたします」のように、相手に行動を促すことも可能です。署名には、「会社名」「部署名」「氏名(読み仮名)」「電話番号・FAX番号」「住所」「メールアドレス」「自社WebサイトのURL」を入れましょう。

    基本の書き方を押さえた新規開拓用営業メールのひな形を作成しておけば、作業効率が上がるだけでなく、営業の品質統一にも繋がります。

    営業担当者のためのメールマナー・文例集
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    新規開拓の営業メールの文例集

    新規開拓の営業メールの文例をパターン別に4つご紹介します。

    例文①商談依頼(アポイント)メール

    件名:
    「面談のお願い」

    本文:
    株式会社〇〇
    〇〇部
    ご担当者様

    初めてご連絡いたします。
    株式会社●●営業部の◆◆と申します。

    この度、貴社のホームページを拝見し、メールをお送りしました。 

    弊社は、△△を中心に◇◇の製造販売をしているメーカーです。
    学生や若手の社会人向けの商品を主力にしています。

    この度、貴社のホームページを拝見し、メールをお送りしました。 
    若年層向けの取扱商品を積極的に拡大しているとお見受けいたしますが
    商品選定でお困りではありませんか。

    弊社では現在、人気商品の◇◇を期間限定価格でご提供しています。
    期限は〇月〇日までとなっております。

    通常よりも〇〇%お安くなっていますので、
    毎月ご購入いただくよりも最大〇〇%コストを削減できます。
    お支払いや納品について柔軟な対応も可能です。

    よろしければ一度ご挨拶させていただき、詳細のご紹介をさせていただけないでしょうか?

    お忙しいところ恐縮ですが、
    もしご興味がありましたら、このメールにご返信いただけますでしょうか。

    何卒ご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:****@***.co.jp
    -----*----------*----------*----------*----------*--------
    ◎「グッドデザイン賞」を受賞しました!
    https:// www.*******.co.jp/good.html
    ------------------------------------------------------------

    例文②セミナー参加を促すメール

    件名:
    〇月〇日開催「新商品◇◇発表会」のご案内

    本文:
    株式会社〇〇

    〇〇部
    〇〇 〇〇様

    初めてご連絡を差し上げます。
    株式会社●● 営業部の◆◆と申します。 

    弊社は、高機能かつデザイン性を重視した
    美容家電の開発および製造販売をしている会社です。

    ◇◇の展示会で〇〇様のお名刺を頂戴し、ご連絡いたしました。
    今後、美容家電の販売をご検討中と伺い、
    弊社の製品がお役に立てるのではないかとご連絡を差し上げた次第です。

    つきましては、新製品◇◇の発表会を開催しますので、
    〇〇様にはぜひご参加いただきたくお願い申し上げます。

    ■日時:〇月〇日(〇)10:30~12:00
    ■場所:〇〇ホール 〇〇会議室
        ▼〇〇ホールへのアクセス 
    https://www.*****.jp

    当日は、技術の独自性に加えて、機能の豊富さや性能の高さについてご説明する予定です。
    市場での優位性や売上見込みについてもお伝えできるよう準備を進めております。

    お手数ではございますが、ご出席いただけるようでしたら
    〇月〇日までにご連絡いただけますでしょうか。

    お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------

    例文③自社サービスを紹介するメール

    件名:
    ECサイト自社運用開始時のシステム導入実績〇〇社!「〇〇システム」のご紹介

    本文:
    株式会社〇〇
    〇〇部
    ご担当者様

    初めてメールをお送りいたします。
    株式会社●● 営業部の◆◆と申します。 

    弊社は、主に中小企業の方向けにECサイト開発や運用サポート事業を展開しています。

    〇〇サイトの取材記事を拝見し、ご連絡いたしました。
    現在、貴社におかれましてはECサイトの自社運用をご検討中とのことで、
    弊社のシステムがお役にたてるのではないかと考えました。

    つきましては、ECサイト自社運用の成功事例集をお送りいたします。
    ご紹介する企業事例は、〇〇業界から◇◇業界まで20社ございます。

    システム導入前の準備や運用開始後のポイント、
    販売促進に役立つ情報もまとめていますので、
    ぜひご一読くださいますよう、お願い申し上げます。

    もしご興味がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
    〇〇宛にご返信いただければ、詳しくご説明させていただきます。

    最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
    ご返信を心よりお待ち申し上げます。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆(**** ****)

    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp
    ------------------------------------------------------------

    例文④サービスのトライアル利用を促すメール

    件名:
    基幹システム「〇〇」30日間無料トライアルのご案内

    本文:
    株式会社〇〇
    〇〇部

    〇〇 〇〇様

    初めてご連絡いたします。
    株式会社●● 営業部の◆◆と申します。

    〇〇株式会社の〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡しました。
    弊社は基幹システムのクラウドサービスを開発、販売しております。

    数名から数百名までのユーザーを得意とする弊社の製品が
    貴社の基幹システム刷新に貢献できると考えております。
    システム導入により、平均〇〇%作業工数を削減可能です。

    つきましては、基幹システム「〇〇」の無料トライアルをご案内させていただきます。
    30日間ご利用いただき、トライアルを中止することも
    有料版へと移行していただくことも可能です。

    お申込み期限は〇月〇日となっています。

    ご多用の折恐れ入りますが、
    何卒ご検討くださいますようお願い申し上げます。

    ------------------------------------------------------------
    株式会社●●
    営業部 ◆◆(**** ****)
    住所:〒***-**** 東京都中央区日本橋****-****
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    URL:https://www.*******.co.jp/
    Mail:******@***.co.jp

    ------------------------------------------------------------

    新規開拓の営業メールは営業活動の基本といえます。テンプレートを作ることで、チーム内での品質統一ができ、作業効率も上がります。「メールワイズ」のようなメール共有ソフトのテンプレート機能を活用すれば、作業効率が上がるのはもちろん、営業の品質統一にも役立ちます。まずは正しいメールマナーを学びルール化していきましょう。

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