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Gmailのメーリングリストが一斉送信に便利!作成~送信方法を解説

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この記事の内容

    メーリングリストとは?

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    メーリングリストは、複数名に対して同じメールを一斉送信できる仕組みのことです。送信相手を1人ずつ選んで送信する同報メールと異なり、特定のアドレス宛にメールを送ると、あらかじめ登録されている宛先すべてにメールを送ることが可能です。

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    Gmailのメーリングリスト作成~送信手順

    Gmailでメーリングリストを使用する際はGoogleグループを使用します。

    それでは実際に、Googleグループを活用するための方法を見ていきましょう。メール送信まで、1つずつ手順に沿って解説します。

    1.Googleグループにログイン

    Googleグループを使用するには、事前にGoogleアカウントを作成しておいてください。アカウント作成後、以下手順でGoogleグループにログインします。

    1. Googleグループのページを開く
    2. Googleグループを使用するアカウントを選ぶ
    3. パスワードを入力して【次へ】をクリック
    4. Googleグループのページが開く

    2.グループを作成

    Googleグループにログインしたら、以下手順でグループを作成しましょう。

    1. 「グループを作成」ボタンをクリック
    2. グループ名と共有メールアドレス(●●●@googlegroups.com)、グループの説明を入力して「次へ」をクリック
    3. プライバシー設定を選択して「次へ」をクリック
    4. 必要事項を入力してメンバー追加し「グループを作成」をクリック ※グループに追加するメンバーのメールアドレスは、Gmailに限らずどのようなものでもOK
    5. 「私はロボットではありません」にチェックを入れて「グループを作成」をクリック
    6. グループの作成が完了

    3.新規メール送信

    それでは、メーリングリストを使用した新規メールの送信方法を解説します。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「新しい会話」ボタンをクリック
    3. 件名と本文(必要に応じファイル添付など)を入力
    4. 「メッセージを投稿」ボタンをクリック

    4.返信

    メーリングリスト宛てに送信されたメールには、Googleグループの画面から以下の手順で返信できます。それ以外に、各自の使用しているメーラーから返信することも可能です。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 閲覧するメッセージをクリック
    3. 「全員に返信」「もしくは投稿者に返信」を選択
    4. 本文を入力して「メッセージを投稿」をクリック

    なお、メーリングリストでの返信方法は2種類あり、それぞれ以下の違いがありますので注意してください。

    • 全員に返信:メーリングリストのアドレス宛に返信(登録している全員に返信)
    • 投稿者に返信(メーラーでは「返信」):グループメールを送った相手だけに返信

    ※上記手順は2021年6月1日時点のものです

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    Gmailのメーリングリスト管理・設定方法

    Gmailのメーリングリストには、さまざまな管理・設定機能があります。1つずつ内容を覚え、目的に応じて使いこなしましょう。

    メンバーの確認方法

    Googleグループでは、現在参加しているメンバーを一覧で表示・確認できます。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
    3. グループメンバーが一覧で表示される

    メンバーの追加方法

    Googleグループでは、簡単な操作でメンバーを追加することが可能です。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
    3. 「メンバーを追加」をクリック
    4. メールアドレスなど必要な情報を入力して「メンバーを追加」をクリック
    5. メンバー一覧に追加したメンバーが表示されていれば完了

    メンバーの役割編集方法

    Googleグループのメンバーには「オーナー」「マネージャー」「メンバー」という3つの役割があり、それぞれ権限などが異なります。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
    3. 役割を編集したいメンバーにカーソルを合わせ、□をクリックしてチェックを入れる
    4. 画面右上にある「役割を変更」ボタンをクリック
    5. 「オーナー」「マネージャー」「メンバー」のうち設定したいものを選ぶ
    6. メンバーの「役割」が変更されたら完了

    ※直接メンバーの「役割」をクリックすることでも役割を変更できます

    メンバーの削除方法

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
    3. 役割を編集したいメンバーにカーソルを合わせ、□をクリックしてチェックを入れる
    4. 画面右上にある「メンバーを削除」ボタンをクリック
    5. ポップアップが表示されたら内容を確認して「OK」をクリック
    6. メンバーが一覧から削除されたら完了

    ※上記手順は2021年6月1日時点のものです

    メールが届かない...Gmailのメーリングリストの送受信に関するトラブルと対処法

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    Gmailのメーリングリストで送ったはずのメールが、相手に届いていないということがあります。慌てないよう、起こり得る原因と対処法を確認しておきましょう。

    メーリングリスト宛てのメールが届かない

    Gmailのグループメールでメーリングリスト宛てに送信したメールが届かない場合、以下のような原因が考えられます。対処法と合わせて確認してください。

    ・宛先のメールアドレスが間違っている

    登録メールアドレスを正しいものに訂正し、改めてメールを送信しましょう。

    ・管理キューで保留(スパムメール判定)になっている

    送信メールが迷惑メールとして判定された場合、そのメールは保存されず保留状態になります。管理者は定期的に確認し、以下手順で必要に応じて再配信しましょう。

    1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト(グループ)を選択
    2. 「会話」の「保留中」を選択
    3. 保留中のメール一覧が表示されたら、再配信したいメールを選んでチェック
    4. 「メールを配信する」ボタンをクリックする

    ※保留メールは再配信のほか削除することも可能です

    ・迷惑メールに振り分けられている

    メールは配信されているものの、受信者側で迷惑メールとして振り分けられてしまっていることがあります。その場合、迷惑メールフォルダを確認してみましょう。事前に配信元となるグループメールアドレスを登録しておくことで、以後は迷惑メールとして振り分けられなくなります。なお、登録手順はメーラーソフトごとに異なりますので、詳細は公式ホームページのQ&A等でご確認ください。

    【注意点】Gmailでは自分の受信トレイにはメールが送信されない

    Gmailでは自分がメンバーとなっているメーリングリスト宛にメールを送信しても、自分の受信トレイにはメールが届かない仕様になっています。送信内容を確認したい際は、Googleグループの「会話」から閲覧可能です。

    「メッセージを投稿」ができない

    メーリングリストに投稿できるユーザーがオーナーマネージャーに限定されているなど、自身に付与されている権限によってメッセージを投稿できない場合があります。こうした問題が発生した場合は、管理者に確認して対処してもらいましょう。

    効率的なメール活用なら「メール共有ツール」を使おう

    Googleグループを用いた、Gmailのメーリングリスト活用について解説しました。個別に発信先を選ぶことなく事前登録した相手にメールを一斉配信できるのは、手間が少なくとても便利な機能です。しかし一方、迷惑メールフォルダに振り分けられて相手がメールを確認できなかったり、誤ったメールが多数宛に配信されてしまるリスクがあったりと、デメリットもあります。また、配信相手から返信があった場合には、対応ルールを定めておかないと漏れや重複が起こりかねません。メーリングリストを使用するなら事前にルールを取り決め、そうしたトラブルが起こらないよう注意することが大切です。

    こうしたデメリットを回避するには、メール共有ツールの活用がおすすめです。メールごとの対応状況や担当者を確認できるので、対応の漏れや二重対応などが避けられるでしょう。さらにメールの誤送信を防ぐ機能が設けられているほか、権限等の設定も細かく行えるためセキュリティ面も安心です。

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