Gmailのメーリングリストが一斉送信に便利！作成～送信方法を解説

メーリングリストとは？

メーリングリストは、複数名に対して同じメールを一斉送信できる仕組みのことです。送信相手を1人ずつ選んで送信する同報メールと異なり、特定のアドレス宛にメールを送ると、あらかじめ登録されている宛先すべてにメールを送ることが可能です。

Gmailのメーリングリスト作成～送信手順

Gmailでメーリングリストを使用する際はGoogleグループを使用します。

それでは実際に、Googleグループを活用するための方法を見ていきましょう。メール送信まで、1つずつ手順に沿って解説します。

1.Googleグループにログイン

Googleグループを使用するには、事前にGoogleアカウントを作成しておいてください。アカウント作成後、以下手順でGoogleグループにログインします。

1. Googleグループのページを開く
2. Googleグループを使用するアカウントを選ぶ
3. パスワードを入力して【次へ】をクリック
4. Googleグループのページが開く

2.グループを作成

Googleグループにログインしたら、以下手順でグループを作成しましょう。

1. 「グループを作成」ボタンをクリック
2. グループ名と共有メールアドレス（●●●@googlegroups.com）、グループの説明を入力して「次へ」をクリック
3. プライバシー設定を選択して「次へ」をクリック
4. 必要事項を入力してメンバー追加し「グループを作成」をクリック　※グループに追加するメンバーのメールアドレスは、Gmailに限らずどのようなものでもOK
5. 「私はロボットではありません」にチェックを入れて「グループを作成」をクリック
6. グループの作成が完了

3.新規メール送信

それでは、メーリングリストを使用した新規メールの送信方法を解説します。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「新しい会話」ボタンをクリック
3. 件名と本文（必要に応じファイル添付など）を入力
4. 「メッセージを投稿」ボタンをクリック

4.返信

メーリングリスト宛てに送信されたメールには、Googleグループの画面から以下の手順で返信できます。それ以外に、各自の使用しているメーラーから返信することも可能です。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 閲覧するメッセージをクリック
3. 「全員に返信」「もしくは投稿者に返信」を選択
4. 本文を入力して「メッセージを投稿」をクリック

なお、メーリングリストでの返信方法は2種類あり、それぞれ以下の違いがありますので注意してください。

• 全員に返信：メーリングリストのアドレス宛に返信（登録している全員に返信）
• 投稿者に返信（メーラーでは「返信」）：グループメールを送った相手だけに返信

※上記手順は2021年6月1日時点のものです

Gmailの便利な活用方法と注意点

この資料では、これらのことを紹介しています。
・Gmailの便利な機能の使い方
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・Gmailを複数⼈で使う際の注意点
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Gmailのメーリングリスト管理・設定方法

Gmailのメーリングリストには、さまざまな管理・設定機能があります。1つずつ内容を覚え、目的に応じて使いこなしましょう。

メンバーの確認方法

Googleグループでは、現在参加しているメンバーを一覧で表示・確認できます。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
3. グループメンバーが一覧で表示される

メンバーの追加方法

Googleグループでは、簡単な操作でメンバーを追加することが可能です。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
3. 「メンバーを追加」をクリック
4. メールアドレスなど必要な情報を入力して「メンバーを追加」をクリック
5. メンバー一覧に追加したメンバーが表示されていれば完了

メンバーの役割編集方法

Googleグループのメンバーには「オーナー」「マネージャー」「メンバー」という3つの役割があり、それぞれ権限などが異なります。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
3. 役割を編集したいメンバーにカーソルを合わせ、□をクリックしてチェックを入れる
4. 画面右上にある「役割を変更」ボタンをクリック
5. 「オーナー」「マネージャー」「メンバー」のうち設定したいものを選ぶ
6. メンバーの「役割」が変更されたら完了

※直接メンバーの「役割」をクリックすることでも役割を変更できます

メンバーの削除方法

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
3. 役割を編集したいメンバーにカーソルを合わせ、□をクリックしてチェックを入れる
4. 画面右上にある「メンバーを削除」ボタンをクリック
5. ポップアップが表示されたら内容を確認して「OK」をクリック
6. メンバーが一覧から削除されたら完了

※上記手順は2021年6月1日時点のものです

メールが届かない...Gmailのメーリングリストの送受信に関するトラブルと対処法

Gmailのメーリングリストで送ったはずのメールが、相手に届いていないということがあります。慌てないよう、起こり得る原因と対処法を確認しておきましょう。

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メーリングリスト宛てのメールが届かない

Gmailのグループメールでメーリングリスト宛てに送信したメールが届かない場合、以下のような原因が考えられます。対処法と合わせて確認してください。

・宛先のメールアドレスが間違っている

登録メールアドレスを正しいものに訂正し、改めてメールを送信しましょう。

・管理キューで保留（スパムメール判定）になっている

送信メールが迷惑メールとして判定された場合、そのメールは保存されず保留状態になります。管理者は定期的に確認し、以下手順で必要に応じて再配信しましょう。

1. Googleグループを開いて対象のメーリングリスト（グループ）を選択
2. 「会話」の「保留中」を選択
3. 保留中のメール一覧が表示されたら、再配信したいメールを選んでチェック
4. 「メールを配信する」ボタンをクリックする

※保留メールは再配信のほか削除することも可能です

・迷惑メールに振り分けられている

メールは配信されているものの、受信者側で迷惑メールとして振り分けられてしまっていることがあります。その場合、迷惑メールフォルダを確認してみましょう。事前に配信元となるグループメールアドレスを登録しておくことで、以後は迷惑メールとして振り分けられなくなります。なお、登録手順はメーラーソフトごとに異なりますので、詳細は公式ホームページのQ&A等でご確認ください。

【注意点】Gmailでは自分の受信トレイにはメールが送信されない

Gmailでは自分がメンバーとなっているメーリングリスト宛にメールを送信しても、自分の受信トレイにはメールが届かない仕様になっています。送信内容を確認したい際は、Googleグループの「会話」から閲覧可能です。

「メッセージを投稿」ができない

メーリングリストに投稿できるユーザーがオーナーマネージャーに限定されているなど、自身に付与されている権限によってメッセージを投稿できない場合があります。こうした問題が発生した場合は、管理者に確認して対処してもらいましょう。

効率的なメール活用なら「メール共有ツール」を使おう

Googleグループを用いた、Gmailのメーリングリスト活用について解説しました。個別に発信先を選ぶことなく事前登録した相手にメールを一斉配信できるのは、手間が少なくとても便利な機能です。しかし一方、迷惑メールフォルダに振り分けられて相手がメールを確認できなかったり、誤ったメールが多数宛に配信されてしまるリスクがあったりと、デメリットもあります。また、配信相手から返信があった場合には、対応ルールを定めておかないと漏れや重複が起こりかねません。メーリングリストを使用するなら事前にルールを取り決め、そうしたトラブルが起こらないよう注意することが大切です。

こうしたデメリットを回避するには、メール共有ツールの活用がおすすめです。メールごとの対応状況や担当者を確認できるので、対応の漏れや二重対応などが避けられるでしょう。さらにメールの誤送信を防ぐ機能が設けられているほか、権限等の設定も細かく行えるためセキュリティ面も安心です。

※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。