【Outlook】1つのメールアドレスを複数人で共有する方法

メール共有の仕組みとメリット

メール共有とは、複数名が同一のメールアドレス（以下、共有メールアドレス）でメールの送受信を行える仕組みで、あらかじめ設定を行った全ての人が受信できます。共有用に各個人のメールアドレスを設定しておけば、共有メールアドレス宛に送られたメールが個人のメールアドレス宛に自動配信されます。また、返信する際は、自動的に発信元が共有メールアドレスとなる仕組みです。

1つのメールアドレスに対し複数人で対応することで、以下のメリットがあります。

• メールの対応漏れ・遅れ・重複対応の防止
• 業務引継ぎ時の負担軽減
• テレワークなど、働き方の柔軟性向上
• メール業務の属人化の解消
• メール対応の質の向上

複数人でのメール対応の6つの問題

この資料では、これらのことを紹介しています。
・数字で見るメール利用の実態
・複数人でのメール対応の問題が起こる原因
・複数人でのメール対応問題の解決のヒント、メリット
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Outlookでメールアドレスを複数人で共有する方法

Outlookでメールを共有する方法は、以下の2種類です。

1. 共有メールアドレス（info@など）を複数人で共有する（共有メールボックス）
2. 個人アカウントに複数人でログインする

ただし、2.の方法はエラー（1台だけ受信できないことがある等）も多く、推奨されておりません。今回は公式の共有方法である、「1.共有アドレスを複数人で共有する方法（共有メールボックス）」について解説します。

※OutlookのWindowsアプリを使っての解説になります。Mac版・Web版と少し仕様が異なる場合があります。

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Outlookで共有メールアドレスを作成・利用するための条件とは

Outlookのメール共有はOutlookメールアドレス以外でも共有可能で、さらにメール以外のスケジュールやタスクなども共有が可能です。ただし、共有メールアドレスを作成・利用するには、以下のような条件がありますので注意してください。

【作成】...管理者権限を持つアカウントが必要

共有メールアドレスは管理者しか作成できません。管理センターにログインした際に「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」というメッセージが表示される場合、そのユーザーは管理者ではないため、管理者に共有メールアドレスの作成を依頼してください。

【利用】... Exchange Online のライセンスが必要

共有メールボックス自体にライセンスは不要ですが、共有するユーザーにはExchange Online のライセンスが必要です。Exchange Onlineは、Microsoft365の「Business Basic」「Business Standard」「Business Premium」等に含まれています。また、Exchange Online単体で契約することも可能です。

ご自身のライセンス内容は、Officeソフト（WordやExcel等）を開き、「ホーム」→「アカウント」で表示される製品情報から確認できます。

Outlookでのメール共有（共有メールボックス）の設定方法

Outlookでは、以下の手順でメール共有を設定できます。

1. 管理者アカウントで管理センターにログイン
2. 「Teams＆グループ」→「共有メールボックス」を選択
3. 「＋共有メールボックスを追加」を選び、共有メールボックスの名前を入力
4. 「変更の保存」をクリック

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設定後、共有メールボックスは自動で追加される

メール共有の設定完了後、ユーザーがOutlookを閉じて再起動すると、共有メールボックスはフォルダーに自動的に表示されます。この動作が数分かかる場合もありますので、自動的に表示されない場合は、手動で追加することも可能です。共有メールボックスが作成されたら、「＋メンバーの追加」を選んで、共有するメンバーにチェックを入れて「保存」をクリックすると、メンバーを追加できます。

Outlook共有メールボックスの注意点

Outlookの共有メールボックスでは、一人の操作が全体の操作と直結します。例えば、以下のような点について注意してください。

• 誰かがメールを開封すると、その人だけでなく全員が既読扱いになる
• 共有メールアドレスで送信したメールは、個人の送信済みアイテムに保存される（保存先は変更可能）
• 受信した共有メールを削除すると、削除した個人の削除済みアイテムに移動される
• メールボックスの保存容量が不足すると、メールの受信が拒否される可能性がある

誰か一人の操作ミスが全体に影響し、対応の抜け漏れに繋がる可能性があります。運用には細心の注意を払うとともに、あらかじめメール対応のルールを設けておく必要があります。

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共有メールの運用には細心の注意を払って

Outlookの共有メールは1つのメールアドレスに対して複数人で対応することで、メールの対応漏れを防いだり、属人化を解消することができます。その一方、事前に決めたルールを一人一人がしっかり守らないと、かえって対応の抜け漏れなどのミスが多発する可能性があります。このような状況にならないよう、複数名でメールを共有するのであれば、メール共有システムの導入がおすすめです。

「メールワイズ」は、チームにおけるメール対応を一元管理できます。メールごとの担当者や処理状況を設定でき、誰かがメールを開いても開封にならないので、対応の抜けや漏れを防止できます。また、過去の対応履歴も簡単に確認できたり、メールにコメントを残せたりと、メール対応を効率化させるための様々な機能が備わっています。自社の体制や運用方針を踏まえて、最適なメール共有の方法を選びましょう。