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メールにおける「インライン」回答・返信の意味と使い方

メールの書き方
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インラインの意味、きちんと理解していますか?

ビジネスシーンでのメールで時々見かける「インラインで失礼します」という言葉。一度は見たことがあるという人も多いのではないでしょうか。

しかし、その言葉の意味することや目的を正確に把握できている人は決して多くはありません。そこで今回は、インラインの意味と正しい使い方について解説していきます。

インラインとは?

インラインとは、元々IT用語のひとつであり、「直列の、一列に並んだ」などを意味する英語が語源です。IT分野では、ここから「その場に埋め込む」という意味で使うようになりました。

メールにおけるインラインは、返信する際に、相手の文章を引用し、それに対する回答文を引用文のあいだに挟む形で書くことを指します。

インラインでの回答のメリット

インラインで返信する場合、相手の質問を引用し、その都度答えを書いていくので、どの質問に対する回答かが見やすく、わかりやすいというメリットがあります。
ビジネスシーンでは、できる限りメールをやりとりする回数は減らしていきたいので、1通のメールで、多くの質問を投げかけられてしまうこともあるでしょう。

しかし、インラインの返信であれば、読む側は、ひと目でどの質問に対する回答かわかるので、理解度が高まります。返信する側も、一つひとつの質問を項目立てして、回答することができます。メールの中に回答すべき質問が多ければ多いほど、効果を発揮する方法といえます。質問が2つ以上あれば、積極的に使っていきましょう。

逆にインラインを使わずに返信すると、先方からの質問の一部を見落としてしまい、回答漏れが起きる確率が高くなり、再度質問した側から連絡をもらわなければならない事態も起こりえます。

また、読む側がどの質問に対する回答なのか、理解するのに時間もかかってしまいます。

インラインでの回答のデメリット

インライン返信も万能というわけではありません。
メールの書き方を手紙と同じようにとらえ、相手の文章をそのまま引用することが不快と感じる人は少なからず存在します。

特に、経営者層など、長くビジネスシーンで活躍してきた人ほどその傾向は強いといえます。そうした不快感を多少なりとも緩和する意味でも、冒頭で紹介した「インラインで失礼します」という言葉が使われているのです。

また、引用するということは、どうしてもメールの文章そのものが長くなってしまいます。
また、引用部分をさらに引用して...ということになると、インラインを使ったほうがわかりにくくなってしまう場合もあります。

そうした際には、あえてインラインをやめ、通常の方法で返信するなどの使い分けをしましょう。

インラインを使ってメールを返信する

実際にインラインを使った返信メールの文例をご紹介します。どの質問への回答なのかが、理解しやすくなっているのがわかるでしょう。

<返信メール文例>

本文

株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

インラインによる回答で失礼します。

> 次回の会議の日程は、□月□日□時からでよろしいでしょうか。

はい。こちらの日程で問題ございません。

> 会議のアジェンダは下記のとおりとなります。
> ・◯◯◯◯
> ・■■■■
> ・××××
> お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

こちらの内容で問題ございません。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

もしも、インラインを使わなかった場合、「お問い合わせいただいていた□月□日□時の予定ですが...」という風に前置きを書く必要がありますし、その際に、時間や曜日を誤って書き写してしまう場合もあります。

そうなると、相手はもう一度正しく伝わっているかを確認しなければならないため、大きな手間をかけさせてしまいます。

質問に対する回答をわかりやすく、もれなく伝えるために、インライン返信を活用してはいかがでしょうか。

インラインでの回答は読みやすさのために活用!

ビジネスメールにおいて、文章の丁寧さや正しい言葉遣いと同様に重要視されるのが、読みやすいかどうかという点です。丁寧さを重視して、あまりにも回りくどい表現を使うよりも、逆に読みやすさを重視したシンプルな文章が評価されることも往々にしてあります。

読みやすさにおいて、インライン返信は非常に効果的で、回答漏れや伝達ミスといったメールでの失敗を減らすことができます。だからこそ、引用する際には必要な部分だけを引用し、不必要な情報が含まれていない短文にすることが重要ですし、それに対する回答もシンプルにまとめなければなりません。

また、相手によってはインラインを不快と感じる人もいるので、適切な返信をしっかりと見極めるようにしましょう。

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