長期休暇や長期出張の際は自動返信機能を活用しよう
休暇、出張など、メールが確認できないタイミングで、お客様からメールで連絡があった際、不在を知らせる内容を自動で返信できる機能があります。
お客様に不在を知らせることで連絡の行き違いを防ぐことができるため、長期不在の際には活用するといいでしょう。ここでは、不在通知メールを作る際に気を付けたいことと、そのメールの文面について解説します。
自動返信メールで不在通知を送る
普段、ビジネスシーンで使われている多くのメールソフトには、自動返信メール機能が備わっています。ソフトの種類により設定方法はさまざまですが、自動返信をする条件や、相手に送るメールの文面を設定することが可能です。
お客様があなたの不在を認識していない状態だと、待たされている気持ちがより一層強くなってしまい、不安感や大きなストレスを与える原因にもなってしまいますので、この機能を活用していくべきといえるでしょう。
休暇を知らせる自動返信メールには休みの期間を明確に書く
まずは休暇に入ってしまう前に、お客様や仕事関係者にお知らせメールを送り、休暇を認識してもらいましょう。それでもメールが届いてしまうことはありますので、夏季休業や長期休暇など、ある程度のあいだ会社を離れなければいけない際は、休暇を知らせる自動返信メールを設定しましょう。
そのため、自動返信メールには改めて不在にしている旨と、休暇期間を記載しておくようにしてください。もしも長期の休みとなる場合は、自分宛に届いたメールが後任や他のメンバー、上司に転送される設定にしておくのもいいでしょう。
<休暇を知らせる自動返信メールの文例>
件名：
◯月◯日～◯日まで、休暇のため不在にしております（会社名／名前）本文：
このメールは自動返信によって送信されています。ご連絡ありがとうございます。
たいへん恐縮ですが、◯月◯日～◯日まで夏季休暇をいただいております。
◯日から営業を再開いたしますので、今しばらくお待ちください。もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、弊社●●まで、ご連絡いただけますと幸いです。
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出張を知らせる自動返信メールには、緊急連絡先を書いておくと親切
出張の際の自動返信メールは、基本的には休暇と同じく、「不在期間」と「いつから出勤するのか」を記載するようにしましょう。
ただし、休暇とは違い営業そのものはしていますので、自身の緊急連絡先も併せて記載するようにしておくと、相手により丁寧な印象を与えることができます。
<出張を知らせる自動返信メール文例>
件名：
◯月◯日～◯日まで、出張のため不在にしております（会社名／名前）本文：
このメールは自動返信によって送信されています。ご連絡ありがとうございます。
たいへん恐縮ですが、◯月◯日～◯日まで出張のため不在にしております。
◯日から通常業務を再開いたしますので、今しばらくお待ちください。もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、000-000-000（緊急連絡先）まで、ご連絡いただけますと幸いです。
不在を相手に知らせることで安心感を与え、業務をスムーズに行おう
お客様にとって一番ストレスになってしまうのは、相手の動向がわからないままに、連絡もつかず、待たされてしまう状況になることです。休暇や出張というやむをえない理由にもかかわらず、相手からの信用を失ってしまうのは非常にもったいないこと。自動返信メール機能は、ぜひとも活用していきたいところです。
自分がお客様の立場になったとき、どういった情報があればその不安を払拭できるかを考えて、不在にしている理由とその期間、業務の再開予定日時はもれなく記載するようにしましょう。その上で、急ぎの要件の場合の対処法なども提示することができると、より丁寧な印象を与えることができます。
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