メールワイズ by サイボウズ

新規顧客へお礼を伝える挨拶文

メールの書き方
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この記事の内容

    顧客からの第一印象をアップさせる挨拶文

    「訪問をしたものの、顧客と関係を深めることができたか不安」「きちんと顧客に気持ちが伝わったか心配」といった悩みはよくあるものです。

    そこで有効なのが、訪問から帰ってきてすぐに、お時間をいただいたことに対する感謝の気持ちを込めておくる挨拶文です。お礼としての意味合いだけではなく、次のアポイントの依頼や伝えきれなかった自社商品、サービスの情報なども付け加えることができます。

    信頼関係を築くための細かなテクニック

    挨拶文を送るタイミングが遅くなると「なぜ今さら?」と顧客が不信に思ってしまう可能性があります。会った当日、もしくは翌日の午前中にはメールを送るようにしましょう。

    メール作成前にまず、顧客の社名、部署名、役職、名前、敬称などの情報を、メールソフトのアドレス帳などに登録します。多くの受信ボックスには、送信元が登録している名前が表示されるため、顧客に登録した情報が伝わります。

    アドレス帳への登録は、これから長い付き合いをしていきたいという意気込みを表すだけでなく、誤字や誤送信などのミスを減らすことにも繋がります。

    そもそも顧客への挨拶文は、メールを送ること自体が目的ではなく、信頼関係を築くためのものなので、顧客の社名や名前を間違えるなどもってのほかです。「事務的に雑なメールを送ってきた」と思われないよう丁寧に下準備をしましょう。

    大まかな流れを決め事前にひな形を用意する

    顧客を訪問する度に新たにメールを作成していると、大変な手間がかかります。事前に自分なりのひな形を作っておけば、ミスを防ぎつつ、かつスピーディに挨拶文を送ることができるはずです。

    挨拶文 ひな形作成のポイント

    (1)件名は長くなりすぎないように、具体的な要件を20文字程度に収めましょう。

    <例>
    ご面談のお礼[株式会社◯◯◯◯◯の佐藤です]

    (2)メール本文の冒頭に顧客の会社名、部署、役職を省略せず記載しましょう。

    <例>
    株式会社◯◯◯◯◯
    編集部 編集局長
    田中様

    (3)お礼とともに名乗り、導入の言葉に繋げましょう。

    メールでの挨拶文では時候の挨拶は省略して問題ありません。

    <例>
    いつもお世話になっております。
    株式会社◯◯◯◯◯の佐藤です。

    本日はお忙しいなか貴重なお時間をいただき<br>誠にありがとうございました。

    表題の件につきまして以下にご報告いたします。

    (4)連絡事項は日時、場所、内容、参加者などを具体的に整理して記入しましょう。

    箇条書きにすると分かりやすくなります。
    また、冗長にならないよう、各連絡事項は200文字以内に収めるようにしましょう。
    1文は40文字以内に収め、切りの良いところで改行を行うと読みやすくなります。

    (5)定型文で構いませんので、文末の文章をまとめます。

    <例>
    連絡事項は以上です。
    今後とも◯◯◯のほどよろしくお願い申し上げます。

    (6)今後のやり取りを迅速なものにするため、最後に署名を入れましょう。

    <例>
    株式会社◯◯◯◯◯
    営業部 1課
    山田太郎
    電話:03-0000-0000/FAX:03-0000-0000
    メールアドレス:yamada@◯◯◯◯◯.com
    HP《 http://www.◯◯◯◯◯.com 》

    挨拶文などを含むビジネス文書は読み手のことを考えて、主語と述語を一貫して明確にするなど工夫し「相手に伝わる」文章作成をすることが大切です。

    情報を厳選し安心感を与える内容に整える

    すべてを定型文にすると事務的な印象を与えてしまうため、その状況に適した言葉をメールに加えるとより良い文章になります。

    その際には「弊社におまかせください」「御社の業務効率の向上に貢献させていただきたいと考えております」などの気持ちを込めた言葉が効果的です。メールを受け取る側の感情に訴えかけるよう、全力で仕事に取り組む姿勢を示しましょう。

    またメール作成後は、誤字脱字のチェックが大切です。その際に「思う」「だろう」「でしょう」といった、あいまいな表現があれば、できる限り書き換えるとより安心感のある内容に変わります。その他、要件を簡潔に伝えることはできているか、失礼な表現はないか、などにも気をつけてください。

    自身の送る挨拶文をより良いものにするため、ときにはメールの文面に対するアドバイスを上長や関係者に聞いてみるのもおすすめです。

    挨拶文から次の展開につなげる

    挨拶文は、顧客との関係構築が主な目的です。しかし顧客も忙しいため、無理に返信を求めず、「ご質問などがございましたら、お知らせください」など一言添えるだけでも、相手に配慮した内容となります。

    また「本日のご挨拶時に◯◯様からお話をいただいた通り、 ◯月◯日までに確認のご連絡を入れさせていただきます」など次の展開に向けた一文を加えると、より効果的です。相手の性格や置かれている状況などを鑑みて、時間を割いてでもまた会いたいと思わせる、自分ならではの一言を考えてみてください。

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