メールワイズ by サイボウズ

メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説

業務効率化
「メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説」のアイキャッチ画像
この記事の内容

    メール配信システム選びで失敗しないためには?

    一斉メールやメルマガの配信について、通常のメーラーを使用するか、有料の配信システムを導入すべきか悩んでいる人もいるかと思います。

    メール配信や管理に便利なさまざまな機能が利用でき、質の高いメルマガ配信や業務効率化にもつながるメール配信システムですが、自社にぴったりな配信システム選びをするためにはどのような点に注目すべきなのでしょうか。

    ここでは、メール配信に関する基礎知識と、配信システムの選び方のポイントをご紹介します。

    メール配信システムとは?

    メール配信システムとは、リストに登録されている各ユーザーに対して、一括でメール送信できるシステムを指します。リスト内のユーザーすべてに対してメールを配信するだけでなく、会員登録や商品の購入といった一定のアクションを起こしたユーザーに絞って自動でメールを送信することも可能です。

    メールは、多くのユーザーが利用しているインターネット上の通信手段であり、インターネット通販や会員登録をする際には、必ず登録するものです。そのため、幅広いユーザーに対する働きかけの手段として活用できます。

    同じく、インターネット上のマーケティング手法にSNSを使ったものがありますが、SNSは利用者層に偏りがある上に、複数のSNSのうち、どれを利用しているのかも人によって違います。そのため、より多くの対象者に働きかけたいのであれば、メール配信が効果的だといえるでしょう。

    配信方法

    メールの配信にはどのような方法があるのでしょうか。一斉配信メールとステップメール、それぞれの配信方法について解説します。

    ・一斉配信メール

    一斉配信メールは、大人数に同じ内容を告知したい場合に利用します。

    例えばECサイトなら、期間限定のセール情報、季節ごとのキャンペーン情報、新商品のお知らせなどで一斉配信メールを使います。

    BtoBであれば、リリース情報やセミナーの開催情報、新着ブログの通知などで利用します。

    1ヵ月に1回の定期的なメルマガであったり、キャンペーン情報の告知のためにスポットで配信したりと、配信頻度もさまざまです。

    ・ステップメール(フォローアップメール)

    ステップメールやフォローアップメールは、顧客がECサイトで会員登録や商品の購入をしたタイミングに送られるメールが該当します。シナリオを立てたメール文書をいくつか用意しておき、必要に応じてメールが自動配信されるように設定します。

    手動で行うメール配信の課題

    利用しているメーラーにもよりますが、無料のメールシステムや手動で行うメール・メルマガ配信に関連した業務の課題としては、次のようなことが挙げられます。

    • メール作成や配信の設定に手間がかかる
    • 配信速度が遅い
    • メールの到達率が低い
    • 届かない配信先リストや退会リストの管理に手間がかかる
    • 重複配信の可能性がある
    • 配信後の効果測定ができない

    このような課題を解決するためにも、自社のメール配信や用途に合ったメール配信システムを導入し、活用していくことがおすすめです。

    メール配信システムを利用するメリット

    メールを用いた施策は、一般的なメールで使用する無料のメーラーよりも、メール配信システムを導入することで、より効率的に行うことができます。

    メール配信システムの種類や機能にもよりますが、配信システムを導入することで、おもに次のようなメリットが期待できます。

    高速で確実にメール配信ができる

    メール配信システムであれば、数千、数万通といった大規模な配信リストに対しても、メールやメルマガを速く確実に届けることが可能です。

    大人数に対してメールを送信するには、無料のメールシステムや手動配信では難しく、一斉配信に特化した専用システムや専門的なノウハウがなければ、相手のメーラーで迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があるのです。

    高速メール配信は、タイムリーな情報を届けたいときや、メール担当者の負担を軽減させたいときにも役立つでしょう。

    また、配信リストに登録するメールアドレス数が増えるとともに、エラーアドレスも増加します。そのため、定期的にアドレスの管理や整理を行う必要があります。このアドレス管理は手動ではかなり手間がかかりますが、自動化できるメールサービスも多く登場しています。

    配信後の効果が測れる

    メール配信は、送って終わりではなく、配信後の動向を知ることが大切です。

    メール配信システムには、開封率やクリック率を測定・分析する機能を持つものも多くあります。効果測定を行うことで、顧客別にアプローチの施策を変えることができるようになります。

    58-2.jpg

    配信方法を工夫できる

    メール配信システムには、配信方法を自由に選べるものもあります。

    例えば、定期購読型のメルマガや、イベントごとに送るメール、階層ごとに自動配信するステップメールなど、目的やメールの種類に応じて配信方法を選択できるのです。

    こうした配信方法の工夫も、顧客へのアプローチの改善につながります。

    セキュリティが確保できる

    個人情報や機密情報の流出事故が増えている現在、メール配信のセキュリティ面を重視したいという企業も多いはずです。

    メール配信システムには、通信の暗号化や不正ログイン・アクセス対策、アプリの脆弱性対策といったセキュリティ対策をとっているものもあり、トラブル防止に役立ちます。

    コスト削減につながる

    メール配信システムの導入はコストが発生しますが、結果的にはコスト削減につながることも期待できます。

    メール配信を無料のメールシステムや手動で行うとなると、配信リストのボリュームやメールの頻度によっては膨大なリソースがかかり、費用対効果の悪さも招いてしまいがちです。

    メール配信システムで効率的に質の高いメール配信ができれば、リソースが確保できるだけでなく、コンバージョン率や資料請求数増加といった効果も狙えるため、結果的にはコスト削減を実現できるでしょう。

    アドレス帳で顧客管理ができる

    メール配信システムのアドレス帳には、ユーザーのさまざまな情報を保存することができます。

    メール配信を行っているアドレスに、住所や氏名、購入履歴、問い合わせ履歴などを紐付けて管理することで、より顧客の状況に合致したメール配信やフォローが行えます。

    また、アドレス帳に登録した氏名などを、メールに自動挿入することも可能です。相手の名前といった個別の情報を織り込んだメールを自動作成して送信すれば、開封率を上げたり、顧客に親しみを持ってもらったりする効果が期待できます。

    HTMLメールの作成が簡単にできる

    写真や画像などを使ったHTMLメールには、高い訴求力と表現力があるというメリットがあります。メールを受け取った側の興味を惹きやすくなることから、クリック率を上げることもできるでしょう。一方で、HTMLメールには、専門的な知識がないと作成できないというハードルもあります。

    HTMLメールの作成機能を持ったメール配信システムを使えば、ドラッグ&ドロップで簡単に画像や文字を任意の位置に配置したHTMLメールを作成できるようになるので、おすすめです。

    配信履歴を管理できる

    一般的なメーラーから送信したメールは、送信済トレイなどに保管されることになります。しかし、細かい分類や管理が行えないため、誰にどのようなメールを送ったのか知るためには、いちいち検索して内容を確認しなければなりません。

    メール配信システムを利用すれば、アドレスごとの配信履歴をひと目で確認できるため、これまでにどのようなメールを送ったのかがすぐにわかります。

    メール配信システム利用時の注意点

    メール配信システムを導入するにあたって、押さえておきたい注意点も見ていきましょう。

    設定が複雑なシステムも

    メール配信システムは、配信後の効果測定や配信方法について、細かく設定することができるものが多くあります。しかし、設定項目が多すぎると、慣れないうちは上手に使いこなせないということもあるでしょう。

    企業の目的や配信するメールの用途に適した設定ができなければ、せっかくのメール配信システムにかけたコストも無駄になってしまいます。

    迷惑メールになる可能性

    せっかくメールを配信しても、一度迷惑メールに分類されてしまうと、開封されずに顧客やユーザーに届かない可能性もあります。

    これは、テキストだらけで読みづらいメルマガや、反対に画像や装飾ばかりのもの、または配信回数が多すぎる場合などに起こりがちです。

    迷惑メールと思われてしまわないよう、適度な分量と頻度で配信していくこともポイントです。

    58-3.jpg

    メール配信システム選びのポイント

    ここからは、自社に合ったメール配信システムを選ぶための3つのポイントをご紹介します。

    クラウド型かオンプレミス型か

    メール配信システムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つに大きく分けられます。

    まずクラウド型は、メール配信のためのサーバーやソフトウェアを自社で購入したり管理したりする必要がない配信システムで、メールを配信する際は、インターネットから利用する形となります。

    一方、オンプレミス型の場合、自社でサーバーを用意し、ソフトウェアをインストールして、管理・運用していくこととなります。

    どちらにもコストやセキュリティといった面でメリット・デメリットがあり、メール配信の目的や運用方法によって選ぶべきサービスも変わってくるでしょう。

    ただし、最近は低コストかつセキュリティ性が高く、機能も充実したクラウド型の配信システムも多く登場しており、クラウド型へ移行する企業も少なくありません。

    料金プラン

    どのくらいのコストで、どれくらいのボリュームや頻度のメール配信ができるのかという、コストパフォーマンスにも注目してみましょう。

    メール配信システムの料金プランは、配信数によって細かく設定されているところが多くあります。そのため、自社の配信数をあらかじめ決めた上で、各サービスの料金プランを比較・検討してみることがおすすめです。

    欲しい機能がついているか

    メール配信システムによって、利用できる機能もさまざまです。そのため、自社の顧客のニーズやそのために必要な機能を事前に把握した上で、配信システムを選ぶことが重要となります。

    メール配信システムの持つおもな機能には、下記のようなものがあります。

    ・条件付き配信機能

    条件付き配信機能とは、アドレス帳に登録された顧客情報の中から、住む地域や購入履歴、性別、年代などの条件によって絞り込みを行い、対象者のみに自動でメールを配信する機能です。

    メール配信は、幅広い対象者に働きかけやすいマーケティング手法ですが、メールの配信頻度が高すぎたり、顧客の希望にマッチしない内容が続いたりすると、配信を停止されたり、見てもらえなくなったりする可能性が高まります。こうしたリスクを避けるためには、それぞれのユーザーに適したメールを配信することが効果的です。

    ・ステップメール機能

    「会員登録をしてくれた」「購入して間もない」「購入から1ヵ月経った」など、特定の条件にあてはまる相手に対して配信するメールが「ステップメール」です。

    顧客のアクションをメールアドレスと紐付けて管理し、自動でステップメールを配信するシステムを搭載したサービスであれば、手動で対象者を絞り込んで配信する手間を省けますし、送信ミスや送信漏れも回避できます。

    ・効果測定機能

    効果測定機能とは、配信したメールの開封率や、リンクのクリック率、問い合わせ率など、メールを送ったことによる効果がどの程度出ているのかを測定するための機能です。

    メールの効果測定を行うことで、どのようなメールを送ればより効果的なのかを測ることができます。効果が出ていないメールを送り続けていても、労力とコストがかかるばかりで結果を得ることができません。メールに限らず、マーケティングを行う上で効果測定は必須だといえるでしょう。

    ・HTMLメール作成機能

    HTMLメールを直感的に作成できる機能がついていれば、専門的な知識がなくても視覚的にインパクトのあるメールを配信することができます。

    ただし、HTMLメールは受信端末によって、うまく表示されないといった場合もあります。そうした事態に備えて、HTMLメールとテキストメールの2つのデータを持った「マルチパートメール」にしておけば、ユーザーのメール受信端末に適したメールを送ることが可能です。

    メール配信システムには、このほかにもさまざまな機能が搭載されています。

    自社にとって必要な機能が何なのかを明確にした上で、配信システムを比較・検討してみましょう。

    自社に合ったメール配信システム選びを

    メール配信システムによって、機能性や使い勝手の良さは大きく変わってきます。

    単純にコストだけで選ぶのではなく、欲しい機能や配信メールで狙いたい効果などを明確にした上で、自社に合った配信システムを導入することをおすすめします。

    なお、「メールワイズ」のメール配信システムは、次のような機能で、効率的なメール配信をサポートします。

    • 登録されている顧客への一斉配信
    • 個別にメールを送ることで、一斉配信での宛先ミスによるメールアドレス漏洩を防止
    • 顧客管理システムによって、顧客情報を有効活用したメール配信が可能
    • 不正アクセス・ログインや脆弱性対策など、セキュリティ機能も豊富

    すべての機能をお試しいただける、30日間無料お試しもご活用ください。

    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

    あなたにおすすめの記事

    • 「メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説」のサムネイル
      【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント
    • 「メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説」のサムネイル
      【文例付き】正しい日程調整メールの書き方とポイント(候補日提示、返信方法も)
    • 「メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説」のサムネイル
      メール整理を徹底して、マイデータベースとして活用する方法
    • 「メール配信システムとは?メリットや比較方法を解説」のサムネイル
      お問い合わせへの回答は「ファンレター」――freeeユーザーサポート