同報メールとは？
同報メールとは、同じ内容のメールを複数の相手に送信することです。「一斉メール」や「一括メール」とも呼ばれており、通達やリマインドなど、返信をあまり必要としない内容や情報を送る際に使われます。
メーリングリストとの違い
同じ内容のメールを複数人に送信するという機能は、メーリングリストと似ているようにも思えますが、両者は別物であるため、その違いを確認しておきましょう。
同報メールは、同じ文面のメールを配信する場合でも、送信先が100件あるなら、100件分のメールアドレスすべてを送信者がメールの送信先に入力する必要があります。
例えば、同報メールを送信したい担当者が2人いる場合、その2人それぞれが送信先の全メールアドレスを都度入力しなければなりません。つまり、送信先メールアドレスの中に変更の必要なメールアドレスがあれば、2人の手持ちの送信先リスト両方を更新する必要があるのです。同報メールは、送信側の関係者がn人いればn個の送信先リストの更新作業が発生し、管理の手間も増えてしまいます。
一方、メーリングリストの場合は、1つの決まったメールアドレスに送信することで、リストの登録者全員にメールが届くようになっています。ですので、送信先のメールアドレスの中に変更が発生した場合も、更新すべきリストは1つとなり、送信者全員が登録者それぞれのメールアドレスを入力する手間も、更新作業をする必要もありません。
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同報メールのマナー・使い方の基本
同報メールを送信する際のマナーや基本的な使い方を見てみましょう。同報メールでは、宛先のメールアドレスを他の人に見られても問題ないかどうかに配慮するのがマナーです。使い方は簡単で、CcやBccにメールを送りたい人のメールアドレスを入力すれば送信できます。
Cc・Bccの使い分けのポイント
同報メールを通常のメールソフトで送信する場合、宛先を「Cc」または「Bcc」のいずれかの形式で送ることになります。
Ccの使い方
Ccは「Carbon Copy」の略で、「コピー・複写」の意味を持ちます。
通常の宛先として使用する「To」のように、対応を求めないものの、状況を把握しておいて欲しい人や情報を共有したい相手に使用するケースが多いです。
Bccの使い方
Bccは、「Blind Carbon Copy」の略で、「見えないコピー・複写」という意味を持ちます。
他の誰に同じメールが届いているのか、受信者にメールアドレスが公開されないことが、ToやCcとの大きな違いです。
例えば、さまざまな取引先に送る「夏季休業のお知らせ」のようなケースに用います。送信先のメールアドレスを全部Bccに設定して送ることで、一斉にメールを送れる上、受信者に対し、個人情報である他の受信者のメールアドレスを開示せずにすみます。
同報メールの注意点
同報メールを送る際には、以下の4点に注意しましょう。
1）メールアドレスを不特定多数に公開しないように配慮する
メールアドレスは、大切な個人情報です。特にビジネスの場では、自分のアドレスも他人のアドレスも不特定多数に公開してしまわないよう、注意する必要があります。
受信者間でメールアドレスが公開されるToやCcは、「同じプロジェクトのメンバーで、互いに面識がある」「メールでのやりとりや情報共有に同意している」といった場合にのみ使用して、そうではない同報メールはBccを使用することが一般的です。
2）宛先ミスやBccの登録ミスに注意
同報メールによくあるミスに、ExcelやCSVからメールアドレスを転記する際に、誤ってBccに入れるべきものをToやCcに入れてしまう、一部のメールアドレスが抜けてしまったり、逆に余分なものを入れてしまうといったものがあります。送信エラーを起こさないために、送るべき人全員のメールアドレスが正しく入力されているか確認し、Bccの宛先をToやCcに入力してしまわないことにも注意しましょう。
3）メルマガなど「サービス」に不向き
通常のメールソフトで同報メールを送るとなると、メール本文がすべて同じになり、個人向けにタイトルや内容を変更することができません。
「全く同じ文面のメールを、まとめて配信している」という印象の強いメルマガとなってしまい、読み手の興味を引くことも難しいでしょう。
4）迷惑メール・受信をブロックに注意
同一のIPアドレスから一度に大量のメールを送信すると、受信元のプロバイダーによっては迷惑メールと判断され、受信をブロックされてしまうケースがあります。
こうなると、メルマガ配信どころか、通常のメールのやりとりにも未達などのトラブルが生じてしまいます。
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一斉配信メールは専用ソフトを使って効率的に配信しよう
同報メールは、メールアドレスの漏洩リスクや送信時の不具合を起こす可能性があるため、それらを回避するためにも専用ソフトを使うことを検討しましょう。例えば、「メールワイズ」の場合、上記2点については心配がないことに加えて、一斉配信に便利な入力補助と配信先の選択機能があります。
まず、入力補助では「予約語」と呼ばれる文字列を使うことで、宛先となるお客様の会社名や部署名、氏名、日付などを自動的に挿入することができます。配信先の選択機能は、アドレス帳だけではなくCSVからも配信先の読み込みが可能です。
詳しくはこちらをお読みください。
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