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会社のメール配信システム、パッケージ型とクラウド型どちらがいい?

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特徴を踏まえてメール配信システムを選ぶ

メール配信システムは、パッケージ型とクラウド型の2つのタイプに分けられ、それぞれにメリット・デメリットがあります。メール配信システムを選ぶにあたっては、それぞれの特徴を踏まえた上で、用途に合うものを選びたいところです。

ここでは、メール配信システムを利用するメリットや、パッケージ型とクラウド型それぞれの特徴を見ていきましょう。また、メール配信システムの選び方のポイントもご紹介します。

メール配信システムを利用するメリット

メール配信システムを利用することで、どのような効果が期待できるのでしょうか。

ここでは、メール配信システムの3つのメリットをご紹介します。

大量のメールを高速配信できる

通常のメーラーでメールマガジンを大人数に配信しようとすると、時間がかかります。特に数千、数万通のメールを配信するとなると、数十分~数時間かかることも珍しくありません。サーバー環境によっては負荷が大きく、遅延が発生してしまうこともあります。

また、大量のメールを一度に配信すると、受信側が「迷惑メール」と判定してしまいやすいというリスクもあります。メルマガが迷惑メールフォルダへ自動的に振り分けられてしまうと、メルマガに気付いてもらうことすらできないということにもなってしまいます。

高速配信が可能で、迷惑メール対策もしてあるメール配信システムであれば、こうした時間的コストや、迷惑メール判定されてしまうといったリスクを低減できます。

メルマガの作成・配信が手軽にできる

メール配信システムには、メルマガ作成の手間を省けるというメリットもあります。

あらかじめ宛名や差出人名、定型文などを登録しておけば、メルマガ作成にかかる時間を大幅に短縮することができるでしょう。

マーケティング管理にも役立つ

メール配信システムによっては、配信したメルマガの開封率や、メールに記載したリンクのクリック率などの効果測定機能を備えているものもあります。

こうした効果測定機能を活用すれば、マーケティング管理にも役立ちます。

パッケージ型とクラウド型のメール配信システムの違い

続いて、パッケージ型とクラウド型それぞれのメール配信システムの特徴を見ていきましょう。

パッケージ型メール配信システムの特徴

パッケージ型のメール配信システムは、PC1台ごとにメール配信システムのソフトウェアをインストールして運用していくこととなります。

<メリット>

  • 基本的に初期費用しか発生しない
  • 無料で利用できるものもある

パッケージ型は基本的に買い切りとなるため、ランニングコストがかからず、初期コストのみで済むというメリットがあります。また、無料で提供されているフリーソフトであれば、初期コストすら不要です。

<デメリット>

  • 性能はPCやサーバーのスペック次第なところもある
  • 買い切りの場合、アフターフォローがないことがある
  • セキュリティ対策は自社で講じる必要がある

パッケージ型は、自社PCにソフトをインストールして運用することになるため、PCのスペックやサーバーの状況によって、性能にも差が生じます。古いPCでは、処理速度が落ちてしまうこともあるでしょう。

また、パッケージ型メール配信システムの多くが継続型のサービスではないため、アフターフォローを受けられないというデメリットがあります。バージョンアップする際は、ソフトウェアの買替えが必要となる場合もあるため注意したいところです。

さらに、情報漏洩防止などのためのセキュリティ対策は、自社で行う必要があります。

クラウド型メール配信システムの特徴

クラウド型の場合、インターネットを介してメール配信システムを利用することとなります。また、月額や年額など、期間に応じた利用料金が発生します。

<メリット>

  • 高性能の環境で運用できる
  • メール配信システム提供会社のセキュリティ対策を受けられる
  • 社外のデバイスからもアクセス可能

クラウド型では、配信システム提供会社のサーバーを利用するため、高性能かつ安定した環境での運用ができるようになります。大量のメルマガを高速配信することも問題ないでしょう。

また、メール配信システムを提供している企業は、高度なセキュリティ対策をとっているところが多く、サーバー管理や脆弱性診断を徹底しているため、安全なメール配信が可能です。プロバイダの受信拒否設定対策も講じているため、メルマガが届かないということも少ないでしょう。

さらに、クラウド型は、ログインさえすればどのデバイスからもアクセスできるため、時間や場所を選ばずに利用できることも大きなメリットです。

<デメリット>

  • 長く利用するとパッケージ版よりもコストがかかる

利用した期間に応じて料金が発生するので、長く使えば使うほど、パッケージ版よりもコストはかかります。できるだけコストを抑えたい場合には不向きといえそうです。

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メール配信システムの選び方

次に、メール配信システムを選ぶにあたって注目したい、3つのポイントをご紹介します。

運用の規模で考える

プライベートや個人でのビジネスなど、小規模なメール配信で利用したいのであれば、パッケージ型のメール配信システムでの運用でも問題ないでしょう。しかし、アフターフォローが受けられないシステムの場合は、トラブルが起こった際は、自ら復旧を行う必要があるので、ある程度の知識を身に付けておく必要があります。

一方、企業や組織において、大量のメール配信をしたい場合は、クラウド型のメール配信システムをおすすめします。

配信システム、およびサーバーを一定料金で利用できる上、常に最新の環境が用意されています。継続的なサポートも受けられるため、トラブル時も安心です。

配信可能数と配信速度は?

一度に配信可能なメールの数は、必ず確認しましょう。メール配信システムによっては、配信数が無制限のものもあります。どれくらいのメールを配信するのか、想定した上で選ぶことが大切です。

また、システムによっては、大量のメールを一斉配信する際、完了までの時間がかかる場合もあります。配信するメール数に対する、配信速度も確認するようにしましょう。

独自ドメインに対応しているか

メール配信システムが、企業で利用している独自ドメインに対応しているかどうかも確認が必要です。

独自ドメインは会社のブランド力や信憑性を高めるため、メルマガ配信先や顧客に対して安心感を与えることにもつながります。

メールワイズはクラウド版とパッケージ版から選べる

サイボウズが提供する「メールワイズには、クラウド版とパッケージ版の両方があり、特徴も異なります。

最後に、メールワイズのクラウド版とパッケージ版が、それぞれどのような方におすすめなのかをまとめました。

クラウド版メールワイズの特徴

クラウド版のメールワイズは、専門知識のない方でも、インターネット環境さえあればすぐに利用することができます。初期費用なしで、月額500円で2人からご利用いただけます。

クラウド版には「スタンダードコース」と「プレミアムコース」の2つがあり、コースによって登録可能なメールアドレスの数などが変わってきます。

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※ 消費税は含みません。その他の詳細は弊社ホームページをご確認ください。

プレミアムコースは、「複数の部署でメールワイズを使いたい」「複数のアドレス帳を運用したい」場合におすすめです。

パッケージ版メールワイズの特徴

パッケージ版の「サイボウズ メールワイズ 5」は、ライセンスをご購入いただき、自社のサーバーにプログラムをインストールすることでご利用いただけます。バージョンアップやサーバー管理などのメンテナンスは、ご利用者様自身で行うことになります。

パッケージ版ご利用時の注意点は、ご利用者様のサーバーを使用することになるため、メールを大量配信した際にスパム判定され、遮断されてしまう可能性があるということです。そのため、メールの配信数を数十通から100通程度にとどめる必要があります。

※ パッケージ版 メールワイズの新規ライセンスは、2020年9月30日に販売終了となります。

まずは自社のメール配信に必要な機能を明確に!

メール配信システムは、パッケージ型とクラウド型で特徴や運用方法が大きく異なります。

まずは、自社のメール配信にどんな機能や性能が必要なのかを明確にした上で、予算に応じて最適なサービスを選ぶことがポイントです。

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