Case Study有限会社フィットネスアポロ社 導入事例

弊社の代表取締役の比佐仁は、もともとスポーツを被写体にしたカメラマンで、40年以上前に、アメリカンフットボールの写真をアメリカへ撮りに行ったことがあるのです。まだ“トレーナー”といった仕事が日本にはなかった頃ですが、現地での機器を使ったトレーニングをみて「写真なんか撮っている場合じゃない」と思ったとのことで（笑）

そこで、1978年、海外からトレーニング機器を輸入するビジネスを始めたのですが、当時の読売ジャイアンツ監督の長嶋茂雄さんの目に留まって、ジャイアンツで機器を使ってもらえることになったのです。

トレーニング機器から派生して、現在はスポーツ用ビデオ分析ソフトである「Hudl（ハドル）」や「SPORTSCODE（スポーツコード）」が主力製品となっています。

トレーニング機器、ビデオ分析ソフトとも、プロや実業団、大学・高校のスポーツチームのほか、フィットネスクラブなどが主なお客様です。様々なスポーツの日本代表チームでも、ビデオ分析のために「Hudl」や「SPORTSCODE」が活用されています。

順を追って説明しますと、まず「Hudl」や「SPORTSCODE」の販売後のライセンス管理が大変だったのです。以前は、私のパソコンのExcelやFileMakerで顧客管理のための台帳を作っていましたが、お客様から何か問い合わせがあっても、私が外出中だと「少々お待ちください」と回答せざるを得なかったのです。

お客様に訪問中、何か確認したいことがあって会社に電話をかけても、橘が不在だと「帰社してから確認して回答します」ということに…。

顧客管理の情報を部署内で共有したかったことに加え、さらに「あと2ヵ月でライセンス更新を迎える顧客」を抽出するといったステータス管理を行いたいと思っていたところ、サイボウズの「kintone」を知り、「これはイメージがピッタリ！」と直感しました。

実はこのときに、顧客リスト先にメールを毎月500通ほど手作業で送信している業務をなんとか効率化できないか…とも思っていたのです。「kintoneで顧客先にメールを送ったりすることはできないか？」とサイボウズの窓口担当者に聞いたところ、その課題解決のためにと紹介されたのが「メールワイズ」だったのです。そのため、「kintone」と「メールワイズ」を同時に導入したのです。

アップデート前に予定のお知らせやセミナーの案内などのニュースレターを一斉に送る場合、メール文を作成してから、メーラーでメールアドレスを入れて、文頭に「●●様」と宛先をコピペし、1通1通送っていました。ですから月1回の配信がせいぜいでしたね。コピペを間違えて送信ミスをする…ということもありました。

本当はソフトウェアアップデートをリリースした際のお知らせやサイトの更新などの情報もタイムリーに送りたかったのですが、手作業では負荷が大きいので、月に何度も配信するのは難しかったのです。

さらに、あと2ヵ月でライセンスの更新を迎えるお客様に更新の通知をメールする…という作業も日常的に発生します。同じお客様でも、タイミングの異なる時期に別のバージョンの製品を購入されるケースもあるので、複雑な顧客管理をしながらメール通知するのも大変でしたね。

「kintone」の顧客管理アプリで、どのお客様がどの製品を、いつどれだけ購入されていて、どのタイミングで更新が必要になるかなどを一元的に管理しています。

このアプリから、例えば「Hudlのこのバージョンを購入したお客様」「更新2ヵ月前のお客様」というように、特定の条件に合致する顧客リストが抽出できます。

抽出した顧客リストをもとに「メールワイズ」で送信文面を決め、文頭の宛名は自動差し込みにすることで、一気に送信が完了します。

一斉配信したい内容の場合、以前はデスクに張り付いて1日がかりでしたが、スムーズに業務が行えるので、現在は月2回、コンスタントに情報を配信できるようになりました。

更新に関する通知など、日々の業務も「kintone」のアプリとの連携で、漏れなく行えます。

実はそこはまだなんですよ。今後は活用していきたいと思って入るのですが、まずは課題だったメール送信の業務効率を上げることが優先だったもので…。