メーリングリストとは？
メーリングリストとは、一度に複数人へ同じメールを送信できる仕組みのことで、「ML」と略して呼ばれることもあります。主にグループ間での情報伝達・共有する際に用いられ、これを利用できる独自サービスのほか、メーリングリスト機能を持つメールサーバーサービスもあります。
メーリングリストの仕組み
メーリングリストは特定のメールアドレス宛に送信した同じメールを、あらかじめリストに登録した複数メンバーに対して一斉に送ることができます。通常のメールでもTo・Cc・Bccを用いて複数名に送ることは可能ですが、メーリングリストは送信先の個別設定が不要です。なお、メールはリスト全体ではなく、発信者に対して個別に返信できます。
また、メールは管理者だけでなく、リスト登録メンバー側からも投稿可能です。さらに、そのメールは投稿者自身にも届きます。
メーリングリストのメリット
メーリングリストを活用するメリットには、具体的に以下のようなものが挙げられます。
- 手間がかからない
- 情報漏洩のリスクが少ない
- 人的コストが抑えられる
メーリングリストでは、手間なく複数人に対して一斉メールの配信が可能で、メール発信にかかる時間を短縮できますし、導入コストもかかりません。また、宛先ミスによってメールアドレス情報が公開されるリスクも軽減できます。
メーリングリストのデメリット
メーリングリストにはデメリットもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。具体的なデメリットには、以下のようなものが挙げられます。
- 管理が難しい
- 迷惑メールフィルタに引っかかる
- メルマガ、メールマーケティングでの利用が難しい
メーリングリストは配信の手間は減る一方で、リストへの追加や削除といった管理が面倒です。受信相手の環境によって迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあり、メールが確認されない可能性があります。また、。効果分析が必要なメルマガやメールマーケティングには不向きなこともデメリットになります。
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メーリングリストとグループメールの違い
メーリングリストに似た機能を持つものに、グループメールがあります。グループメールもまた、複数名に対してメールを送ることが可能です。しかしグループメールは、以下のような点でメーリングリストと異なります。
・誰でもグループメンバー宛にメールを送信できる（メーリングリストは登録者のみ）
・届いたメールに返信した場合、返信メールの発信元はグループメールアドレスになる（メーリングは各返信者のメールアドレス）
メーリングリスト作り方と使い方
メーリングリストの作り方は、使用するメールソフトによって異なります。
Gmailでの作り方
Gmailでは「Googleグループ」を作成し、グループメールアドレスを用いることでメーリングリスト機能が使用できます。なお、Gmailに限らずどのようなアドレスでもグループに登録が可能です。
Outlookでの作り方
Outloookはメーリングリストではなく、Microsoft 365 グループを設定することで同様の機能が使用できます。設定手順については、以下で確認してください。なお、この機能は社内での活用に適しており、このほかにメールアドレスをグルーピングする連絡先グループ機能もあります。
- Outlook on the webを開く
- グループ」→「新しいグループ」をクリック。受信トレイ等に並んで「グループ」一覧が表示されます。
- グループ情報を入力。分かりやすいグループ名、および説明を入力してください。
- 「作成」をクリック。メンバーに追加したい人の名前もしくはメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。なお、メンバーの追加はグループ作成後でも可能です。
- 「メールを送信」を押してメールを作成。グループが作成されたら、「メールを送信」からグループメンバーにメールを送れます。
※2021年6月24日時点
「連絡先グループ（旧配布リスト）」との違い
Outlookには、パソコン用ソフトで作成できる「連絡先グループ」があります。これは名称こそ似ているものの、「Microsoft 365 グループ」とは機能が異なります。連絡先グループは複数ユーザーにメールを送信できますが、あくまで複数の連絡先を1つにまとめて管理・送信しているものです。メーリングリストのように、特定のメールアドレスに送信すれば全員に届くわけではありません。また、連絡先グループは個人毎の管理となるので、メンバー全員でメールを共有する場合、各自がメンバーを含めた連絡柵グループを作成する必要があります。
※2021年6月24日時点
メーリングリストなど複数人でメールを使う時の注意点
メーリングリストやグループメールは、複数人に対してメールを一斉配信できます。そのため、メールによる情報の伝達・共有が効率化できるでしょう。ただし宛先間違いによる誤送信などにより、情報漏洩リスクが伴います。また、リスト数が増えたり、メンバーが増えてくると、管理の手間になります。そのため、オペレーションが複雑になるようであれば、専用のメール共有システムを活用した方が良いでしょう。専用システムであれば一斉配信だけでなく、メールの共有・管理等をより便利に行える機能が豊富に揃っています。
※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。
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