メールワイズ by サイボウズ

メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)

業務効率化
「メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)」のアイキャッチ画像
この記事の内容

    メーリングリストとは?

    メーリングリストとは、一度に複数人へ同じメールを送信できる仕組みのことで、「ML」と略して呼ばれることもあります。主にグループ間での情報伝達・共有する際に用いられ、これを利用できる独自サービスのほか、メーリングリスト機能を持つメールサーバーサービスもあります。

    メーリングリストの仕組み

    110-02.png

    メーリングリストは特定のメールアドレス宛に送信した同じメールを、あらかじめリストに登録した複数メンバーに対して一斉に送ることができます。通常のメールでもTo・Cc・Bccを用いて複数名に送ることは可能ですが、メーリングリストは送信先の個別設定が不要です。なお、メールはリスト全体ではなく、発信者に対して個別に返信できます。

    また、メールは管理者だけでなく、リスト登録メンバー側からも投稿可能です。さらに、そのメールは投稿者自身にも届きます。

    メーリングリストのメリット

    メーリングリストを活用するメリットには、具体的に以下のようなものが挙げられます。

    • 手間がかからない
    • 情報漏洩のリスクが少ない
    • 人的コストが抑えられる

    メーリングリストでは、手間なく複数人に対して一斉メールの配信が可能で、メール発信にかかる時間を短縮できますし、導入コストもかかりません。また、宛先ミスによってメールアドレス情報が公開されるリスクも軽減できます。

    メーリングリストのデメリット

    メーリングリストにはデメリットもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。具体的なデメリットには、以下のようなものが挙げられます。

    • 管理が難しい
    • 迷惑メールフィルタに引っかかる
    • メルマガ、メールマーケティングでの利用が難しい

    メーリングリストは配信の手間は減る一方で、リストへの追加や削除といった管理が面倒です。受信相手の環境によって迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあり、メールが確認されない可能性があります。また、。効果分析が必要なメルマガやメールマーケティングには不向きなこともデメリットになります。

    メーリングリストとグループメールの違い

    メーリングリストに似た機能を持つものに、グループメールがあります。グループメールもまた、複数名に対してメールを送ることが可能です。しかしグループメールは、以下のような点でメーリングリストと異なります。

    ・誰でもグループメンバー宛にメールを送信できる(メーリングリストは登録者のみ)

    ・届いたメールに返信した場合、返信メールの発信元はグループメールアドレスになる(メーリングは各返信者のメールアドレス)

    【あわせて読みたい】

    グループメールとは?導入メリットやメーリングリストとの違い、使い方を解説

    顧客対応で失敗!?絶対に避けるべきメール共有の落とし穴
    顧客対応で失敗!?絶対に避けるべきメール共有の落とし穴

    このブックを読むことで、
    ・メール共有で絶対やってはいけない管理3つ
    ・メール共有で絶対やってはいけない運用3つ
    ・これらの改善方法
    がわかります。無料ダウンロード

    メーリングリスト作り方と使い方

    メーリングリストの作り方は、使用するメールソフトによって異なります。

    Gmailでの作り方

    110-03.jpg

    Gmailでは「Googleグループ」を作成し、グループメールアドレスを用いることでメーリングリスト機能が使用できます。なお、Gmailに限らずどのようなアドレスでもグループに登録が可能です。

    【あわせて読みたい】

    Gmailのメーリングリストが一斉送信に便利!作成~送信方法を解説

    Outlookでの作り方

    110-04.jpg

    Outloookはメーリングリストではなく、Microsoft 365 グループを設定することで同様の機能が使用できます。設定手順については、以下で確認してください。なお、この機能は社内での活用に適しており、このほかにメールアドレスをグルーピングする連絡先グループ機能もあります。

    1. Outlook on the webを開く
    2. グループ」→「新しいグループ」をクリック。受信トレイ等に並んで「グループ」一覧が表示されます。
    3. グループ情報を入力。分かりやすいグループ名、および説明を入力してください。
    4. 「作成」をクリック。メンバーに追加したい人の名前もしくはメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。なお、メンバーの追加はグループ作成後でも可能です。
    5. 「メールを送信」を押してメールを作成。グループが作成されたら、「メールを送信」からグループメンバーにメールを送れます。

    ※2021年6月24日時点

    「連絡先グループ(旧配布リスト)」との違い

    Outlookには、パソコン用ソフトで作成できる「連絡先グループ」があります。これは名称こそ似ているものの、「Microsoft 365 グループ」とは機能が異なります。連絡先グループは複数ユーザーにメールを送信できますが、あくまで複数の連絡先を1つにまとめて管理・送信しているものです。メーリングリストのように、特定のメールアドレスに送信すれば全員に届くわけではありません。また、連絡先グループは個人毎の管理となるので、メンバー全員でメールを共有する場合、各自がメンバーを含めた連絡柵グループを作成する必要があります。

    ※2021年6月24日時点

    メーリングリストなど複数人でメールを使う時の注意点

    メーリングリストやグループメールは、複数人に対してメールを一斉配信できます。そのため、メールによる情報の伝達・共有が効率化できるでしょう。ただし宛先間違いによる誤送信などにより、情報漏洩リスクが伴います。また、リスト数が増えたり、メンバーが増えてくると、管理の手間になります。そのため、オペレーションが複雑になるようであれば、専用のメール共有システムを活用した方が良いでしょう。専用システムであれば一斉配信だけでなく、メールの共有・管理等をより便利に行える機能が豊富に揃っています。

    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

    あなたにおすすめの記事

    • 「メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)」のサムネイル
      【マンガで解説】メール対応のミスが起こる絶対的な原因とは...!?
    • 「メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)」のサムネイル
      【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント
    • 「メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)」のサムネイル
      メール整理を徹底して、マイデータベースとして活用する方法
    • 「メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)」のサムネイル
      お問い合わせへの回答は「ファンレター」――freeeユーザーサポート