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【文例付き】年末の挨拶メールの書き方とポイント(返信方法も)

メールの書き方
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この記事の内容

    年末の挨拶メールの書き方とポイント

    年末に挨拶メールを送ることには、3つの意味があります。1年を振り返り感謝の気持ちを伝えることに加え、コンタクトの回数を増やし相手に自分の印象を残すこと、礼儀正しく年末の挨拶をすることで信頼感を増してもらうことです。来年もよろしくお願いしますという気持ちのよい挨拶で1年を締めくくりましょう。

    年末の挨拶文を書くときのポイントは下記の3つです。

    1. メールを送るタイミングを見計らうこと
    2. 一斉送信ではなく個別に送ること
    3. 件名をわかりやすくすること

    年末の挨拶メールでは、年末年始の休業や自分の不在を伝えましょう。

    1.メールを送るタイミングに配慮する

    メールは送るタイミングで相手に与える印象が大きく変わります。社外(取引先)の場合は休業の約1週間前に、社内(上司や先輩)の場合は休業や休暇に入る数日前までに送るようにしましょう。休み前に進めておきたい仕事が、相手にはあるかもしれません。

    2.一斉送信ではなく個別に送る

    年末の挨拶メールは、なるべく個別にメールを送るのがよいでしょう。Bccで一斉送信する方法は便利ですが、ToやCcなど宛先を間違える可能性や迷惑メールに振り分けられてしまうリスクがあります。システムによる自動送信は、相手によって文章を変えられるシステムを使うのがオススメです。

    3.件名は具体的に分かりやすく

    件名は具体的に分かりやすくしましょう。年末はたくさんの挨拶メールが行き交います。自社の社名などを入れて、認識してもらいやすくする工夫が必要です。具体的には、「株式会社〇〇 年末のご挨拶」「年末年始休業のお知らせ ▲▲(自社の社名)」「〇〇社 年末年始の営業日のご案内」などとします。

    本文の基本構成

    これらのポイントをふまえた上で、次は本文の基本構成を考えます。

    本文の基本構成は、メールを送る相手によって変わります。社外(取引先)と社内(上司)をそれぞれまとめましたので、参考にしてください。

    【社外(取引先)向け基本構成】
    ・挨拶と名乗り
    ・お礼や感謝
    ・年末年始の休業期間のお知らせ
    ・来年に向けた挨拶

    【社内(上司)向け基本構成】
    ・挨拶と名乗り
    ・お礼や感謝
    ・印象に残ったエピソードなど
    ・来年に向けた挨拶

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    「社外(取引先)向け」年末の挨拶メール文例

    社外(取引先)向け年末の挨拶メールの文例を2つご紹介します。基本的な文例とコロナ禍の状況を踏まえたものを示しますので、シーンに合わせて使い分けてください。(文末の署名については省略しています)

    <基本的な年末の挨拶メール文例>

    件名:
    年末のご挨拶 【株式会社△△】

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    年の瀬が迫り、今年も残りわずかとなってまいりました。
    貴社には本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。

    ●●様には××の件で数々のご教示をいただき、ありがとうございました。
    さて、誠に勝手ながら、弊社は次のとおり休業させていただきます
    年末年始休業期間:20〇〇年12月◯日(〇)〜20〇〇年1月◯日(〇)

    休業期間中につきましては、何かとご迷惑をおかけいたしますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
    どうぞ良いお年をお迎えください。

    <コロナ渦の状況を踏まえた年末の挨拶メール文例>

    件名:
    年末年始の営業日のご案内 【株式会社△△】

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    早いもので、年末のご挨拶をする時期となりました。
    本年も●●様には格別なご配慮を賜り、心より感謝いたします。

    ありがたいことに、●●様のお力添えのおかげで××の件が進展いたしました。
    重ねてお礼申し上げます。

    本年も新型コロナウィルスによる影響で難局に直面する状況が続き、
    そのご苦労はいかほどかと拝察いたします。

    先を見通しづらい状況ではございますが、
    健やかにお過ごしになれますようお祈り申し上げます。

    年末年始の営業日は以下のとおりです。

    年内最終営業日:20〇〇年12月◯日(〇)〇〇時まで
    新年営業開始日:20〇〇年1月◯日(〇)

    休業期間中につきましては、何かとご迷惑をおかけいたしますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
    どうぞ良いお年をお迎えください。

    「社内(上司)向け」年末の挨拶メール文例

    社内の人だが、直属の上司ではない人など、年末に直接顔を合わせる機会のない上長向けの年末の挨拶メールについても、基本的な文例とコロナ禍の状況を踏まえたものとをご紹介します。社内向けですので、取引先のようにかしこまらなくても大丈夫ですが、失礼のないように注意しましょう。

    <基本的な年末の挨拶メール文例>

    件名:
    年末のご挨拶

    本文:
    ●●課長

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    今年も残すところ、あとわずかになりました。
    ●●課長には、本年も大変お世話になり、感謝申し上げます。

    特に××プロジェクトでは、課題解決策に悩む私を
    粘り強くご指導いただき重ねてお礼申し上げます。

    来年もまたご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、
    精一杯努力するつもりですので、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

    恐縮ですが、メールにて年末のご挨拶とさせていただきます。

    どうぞよいお年をお迎えください。

    <コロナ渦の状況を踏まえた年末の挨拶メール文例>

    件名:
    年末のご挨拶

    本文:
    ●●課長

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    今年も残すところ、あとわずかになりました。
    ●●課長には、本年も大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。

    特に××では、チームでの仕事の進め方を教えていただき大変勉強になりました。
    あのような成果を上げることができたのは、●●課長のおかげです。
    ありがとうございます。

    来年もお役に立てるよう業務に励む所存ですので、
    ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

    コロナ禍にて先の見通しがつきにくい日が続きます。
    それに加えて寒さも厳しくなりますので、どうかご自愛ください。

    恐縮ですが、メールにて年末のご挨拶とさせていただきます。

    どうぞよいお年をお迎えください。

    年末の挨拶メールが来た時の返信文例

    年末の挨拶メールをもらったら、返信するのがマナーです。返信する際には、それ以上の返信を必要としないことを結びで伝え、メールでのやりとりを終わらせるようにしましょう。社外(取引先)向けと社内(上司)向けの返信文例を示します。

    <社外(取引先)への返信文例>

    件名:
    Re:年末年始休業のお知らせ 【株式会社△△】

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    ご丁寧に年末年始休業のお知らせをいただき、ありがとうございました
    本年も格別のお引き立てをいただき、感謝申し上げます。
    来年も変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

    なお、弊社の年末年始休業は次のとおりです。

    年末年始休業:20〇〇年12月◯日(〇)〜20〇〇年1月◯日(〇)

    休業中は何かとご迷惑をおかけいたしますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ●●様も、どうぞよいお年をお迎えください。

    <社内(上司)への返信文例>

    件名:
    Re:年末のご挨拶【▲▲】

    本文:
    ●●課長

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    先ほどは年末のご挨拶をいただきありがとうございました。
    本来であればこちらからご挨拶すべきところ、申し訳ございません。

    ●●課長には、本年も大変お世話になり、感謝申し上げます。
    特に××の件では多大なサポートをいただき、感謝の気持ちでいっぱいです。
    来年も引き続きご指導いただきますようお願い申し上げます。

    ●●課長も、どうぞよいお年をお迎えください。

    年末の挨拶メールは、その年の感謝を伝え来年へとつなぐ1年の締めくくりです。まずは正しいマナーをしっかり学びルール化することから始めましょう。

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