メール「Bcc」の使い方と注意点、Ccとの違い

Bccとは？To、Ccとの違い

To、Cc、Bccという3種類の宛先は、すべて宛名欄の項目ですが、使い方には違いがあります。違いを知った上で使い分けましょう。

To：主なやり取りをする人

Toには、送信するメールで主にやり取りをする人（アクションして欲しい人）を入れます。確認・対応などの依頼や了承・断りなどの返信を求める場合などです。

Cc：情報共有したい人

Ccには、Toのようにアクションを求めはしないものの、部署・プロジェクトメンバーなどの関係者や情報共有したい人を入れます。連絡・周知や報告、会議の議事録など、参考として情報を送りたい人のメールアドレスを入力しましょう。Toと同様に受信者のメールアドレスが分かるため、誰に送られているか受信者全員が確認できます。

Bcc：送付先を知られずに、情報共有したい人

Bccの場合、Ccと同様に情報共有したい人を入れますが、違いは宛先に入っていることが送信者にしかわからないという点です。この特性を活かし、一斉送信に使用されることもあります。一斉送信の場合、Toに自分や部署で管理するメールアドレス、Bccに送付先のメールアドレスを入れれば、受信者は他にどのような受信者がいるかわかりません。

【シーン別】To、Cc、Bccの使い分け方

ここでは、シーン別にTo、Cc、Bccの使い分けについて、具体的に見ていきましょう。

取引先とのやり取り

• To：メイン担当者や、返信などの対応を求める人
• Cc：情報共有したい人（プロジェクトメンバーなど）
• Bcc：ToやCcの人に知られず、情報共有したい人（上司や営業アシスタントなど）

取引先とのやり取りでは、ToやCcは取引先のメインご担当者やプロジェクトなどの関係者であるのに対し、Bccは、ToやCcに入っている人に共有していることを知られたくない、知らせる必要のない人、例えば上司や営業アシスタントを入れる際に使います。この他にもBccはメールの内容は知らせたいものの、返信を共有する必要がない場合などにも使います。

社外の方を含める場合に注意したいのが宛名の書き方です。
本文冒頭での宛名の書き方は、
〇〇様
　（（Cc:△△様）
としましょう。このようにすると、誰と情報共有しているのか分かりやすくなります。

お知らせ等の一斉送信

• To：自分のメールアドレス
• Cc：（自社の関係者で、情報共有したい人）
• Bcc：お知らせを伝えたい人

異動や休業期間、セールスレターなどのお知らせを一斉送信したい場合は、送信先をBccに入力します。Bccを使った一斉送信でToやCcを同時に使うケースは多くありませんが、社内関係者のメールアドレスを入力する場合があります。例えば、異動のお知らせを一斉送信する場合、Toは自分のメールアドレス、Ccに後任の担当者や上長、Bccに取引先担当者のメールアドレスを入れるケースです。Ccを入れる際には、「Ccに後任担当者を入れさせていただきます」といった説明を記載します。ToやCcに社外の方のメールアドレスを入れると、面識がない人同士の名前やメールアドレスが判明してしまい、情報漏洩などに繋がりかねません。

本文冒頭の宛名は「関係者各位（一斉送信のためBccにて失礼します）」としましょう。一斉送信の場合、Toに自分のメールアドレスを入れます。そうしておけば、Toが空欄でメールが送れないことも、誰かのメールアドレスをうっかり公開してしまうこともありません。

Bccで一斉送信してもOK？知っておきたいリスクとは

Bccで一斉送信は可能です。その特性上、一斉送信に便利なBccですが、リスクがあることも理解しておきましょう。

ToやCcにメールアドレスを入力してしまい、情報漏洩の事故発生

アドレス帳からメールアドレスを指定したり、手入力をしたりなどの作業では、人為的ミスを防ぎきれません。情報漏洩は会社の信頼を失いかねませんので、送信前に宛先を十分に確認しましょう。

スパム・迷惑メール扱いになったり、ブロックされる可能性も

Bccの一斉送信は、キャリアプロバイダがスパムメールや迷惑メールだと判断することがあります。また、受信者が送信者のメールアドレスをブロックし、通常のメールも届かなくなるリスクがあります。

細部まで読まれにくい

自分宛のメールではないことから、当事者意識が薄まったり、細部まで読まれなかったりする場合があるでしょう。

専用のメール管理ツールなら、一斉送信のリスクも手間も削減できる

Cc、Bccの使い分けについて見てきました。Bccを使って一斉送信する場合は、情報漏洩や迷惑メール扱いになってしまうリスクがあります。 例えば、「メールワイズ」のようなメール共有・管理システムを使うと、一斉送信のリスクや手間を低減できます。

「メールワイズ」なら、一斉送信メールのToには個々の顧客のメールアドレスのみが設定されるため、他の配信先に個々のメールアドレスを知らせることなくメールを送信できます。人為的ミスによる情報漏洩のリスクを少なくし、読まれやすくすることも可能なメール共有・管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

一斉送信・同報メールもメールワイズにお任せ アドレス帳や、CSVファイルの宛先へメールを一斉送信できます。
顧客の会社名や名前を自動で挿入することも可能で、メールを大量に送信する際に便利です。

詳しくはこちら