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【文例付き】異動の挨拶メールの書き方・マナー(社内/社外/返信)

メールの書き方
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この記事の内容

    異動の挨拶メールのマナーと注意点

    異動の挨拶は直接会ってすることが望ましいですが、会うことが難しい場合には電話をかける、またはメールを送りましょう。メールを送る際に注意したいのは、メールを送るタイミングと送り方(宛先)、件名、メールに書いておくべき内容です。以下のマナーを守りましょう。

    1)メールを送るタイミング

    メールを送るタイミングは、社内(現部署、異動先の部署)か社外(取引先)かによって異なります。異動の内示を受けたら、社内規定や慣例を考慮し、社内外への公表のタイミングを上司に確認しましょう。社内へは1週間から数日前までに、社外へは取引先との業務に支障をきたさないよう、1ヶ月から数週間前までに伝えるのがマナーです。

    2)社内には一斉送信しても良い?

    お世話になった方や業務での関わりが深い方には、個人宛(To)で送るのがマナーです。やむを得ず一斉送信になる場合は、一斉送信での挨拶をお詫びする言葉を添えましょう。Bccは誤配信のリスクが高いのでできるだけ使用しないことをおすすめしますが、使用する場合はリスクを理解した上で送信してください。

    3)異動のお知らせだと分かる件名に

    件名は、異動のお知らせだと分かるようにしましょう。「ご挨拶」「お礼」「お世話になりました」などでは、件名で内容が想像できません。特に取引先には社名や氏名を加えて、「異動のご挨拶【△△株式会社 ▲▲】」などのように一目で分かるようにします。差出人名を、社名+氏名で設定している場合は、「異動のご挨拶」だけでも問題ありません。

    4)異動の挨拶メールに必要な内容

    異動の挨拶メールは、誰に向けたメールなのかで書いておくべき内容が変わります。社内の場合は現在の部署宛てと異動先の部署宛て、社外の場合は取引先宛てで、それぞれ内容を変えましょう。具体的には、以下のとおりです。

    【社内(現在の部署・お世話になった人)宛て】
    ・直接挨拶できないことのお詫び
    ・感謝の気持ち・お礼
    ・異動日・異動先
    ・業務ごとの後任者・引き継ぎについて
    ・印象に残ったエピソード
    ・異動後の連絡先

    【社内(異動先の部署)宛て】
    ・異動日
    ・現在の部署と業務・これまでの略歴
    ・今後担当する業務について
    ・今後の抱負について

    【社外(取引先)宛て】
    ・直接挨拶できないことのお詫び
    ・感謝の気持ち・お礼
    ・異動日
    ・後任者の名前・連絡先
    ・自身の新しい配属先・連絡先

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    異動挨拶メール、基本の書き方

    異動挨拶メールの基本的な書き方を見ていきましょう。メールを構成する基本的な要素は、「宛先」「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨・詳細」「結び」「署名」の7つです。異動挨拶メールの場合、前述した異動挨拶メールに必要な内容を「要旨・詳細」に示します。

    119-02.png

    要旨で異動することを伝え、異動日と異動先、異動後の連絡先を明記します。後任や引き継ぎなど業務上必要なことに触れた上で、感謝の気持ちやお礼を伝えましょう。印象に残るエピソードを書くと感謝の気持ちが伝わりやすくなります。最後は、気持ちの良い挨拶で締めます。

    ルールやマナーを知り、ビジネスで使うフレーズを覚えれば、誰でも正しいメールの書き方を習得することが可能です。メール文例も数多くご紹介しておりますので、ぜひ参考にしてください。

    異動の挨拶メール~相手別の文例~

    異動の挨拶は、社内向けと社外向けがあり、社内は異動前(現在の部署)と異動後(異動先)に分かれます。一人のビジネスパーソンとして、「また一緒に仕事がしたい」「一緒に仕事をしてみたい」と思ってもらえるようにしておきましょう。丁寧な挨拶で好印象を与えることができますので、その手間を惜しまないでください。

    【社内向け】お世話になった部署への異動挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶

    本文:
    ●●部 各位

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    突然ではございますが、●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動になります。

    -----------------
    ●月●日(●曜日)以降の連絡先
    -----------------
    ●●部

    電話:**-****-****
    -----------------

    後任は、●●さんが担当させていただきます。

    本来なら、お伺いをしてご挨拶すべきところを、
    急な辞令にて、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

    ●●部では、皆さまと一緒にやり遂げた●●プロジェクトから
    多くのことを学ばせていただきました。
    心より感謝申し上げます。

    新しい部署では気持ちを新たに、全力を尽くして参ります。
    今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

    -----
    署名

    【社内向け】お世話になった上司への異動挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶

    本文:
    ●●部長

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    ご存知かとは思いますが、●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動になります。

    -----------------
    ●月●日(●曜日)以降の連絡先
    -----------------
    ●●部
    電話:**-****-****
    -----------------

    本来ならお伺いをしてご挨拶すべきところを、
    引継ぎの関係上、メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。

    後任の●●さんにしっかりと引継ぎをいたしました。
    今後は、●●へご指導いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

    ●●部長には、特に■■の件で大変お世話になりました。
    お忙しい中ご指導くださり感謝の気持ちでいっぱいです。

    その経験を活かし、新しい部署では気持ちを新たに、全力を尽くして参ります。
    今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

    -----
    署名

    【社内向け】異動先の部署への挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶

    本文:
    ●●部 各位

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    ●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動になりました。

    どうぞよろしくお願い申し上げます。

    ●●部では、■■に関する業務を行っておりました。
    ●●部では、■■を担当いたします。

    不慣れですので、ご迷惑をおかけすることもあるかもしれません。
    皆様のお役に立てるよう頑張りますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    【社内向け】異動先の上司への挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶

    本文:
    ●●部
    ●●部長

    お疲れさまです。
    ▲▲です。

    ●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動になりました。

    どうぞよろしくお願い申し上げます。

    ●●部では、■■に関する業務を行っておりました。
    ●●部では、■■を担当いたします。

    不慣れですので、ご迷惑をおかけすることもあるかもしれません。
    皆様のお役に立てるよう、精一杯努める所存です。
    ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    【社内向け】異動挨拶への返信文例

    件名:
    Re: 異動のご挨拶

    本文:
    ●●さん

    お疲れさまです。
    ●●です。

    異動のご連絡をいただき、ありがとうございます。

    ●●さんには、大変お世話になりました。
    ●●部でのいつも丁寧かつ的確なご対応には、
    全幅の信頼を置いておりました。
    改めて感謝いたします。

    新しい部署でも、ますますご活躍されますようお祈りいたします。
    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    【社外向け】取引先への異動前の挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶【●●株式会社●●(氏名)】

    本文:
    株式会社●●
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    ●●株式会社の●●です。

    私事ではございますが、●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動になります。

    -----------------
    ●月●日(●曜日)以降の連絡先
    -----------------
    >●●部
    電話:**-****-****
    メール:****@********.co.jp ※これまでと同じです
    -----------------

    後任は、●●が担当させていただきます。

    本来ならお伺いをしてご挨拶すべきところを、
    急な辞令でしたので、メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
    改めまして、後任の●●からご連絡させていただきます。

    ●●様にはこれまで特別なお取り計らいをいただき、
    お礼の申し上げようもございません。

    新しい部署では、気持ちを新たに、全力を尽くして参ります。
    今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    【社外向け】取引先への異動後の挨拶メール文例

    件名:
    異動のご挨拶【●●株式会社●●(氏名)】

    本文:
    株式会社●●
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    ●●株式会社の●●です。

    ●月●日(●曜日)付で
    ●●部から●●部へ異動いたしました。

    -----------------
    ●月●日(●曜日)以降の連絡先
    -----------------
    ●●部
    電話:**-****-****
    メール:****@********.co.jp ※これまでと同じです
    -----------------

    メールでのご連絡となり、申し訳ございません。
    ●●部では大変お世話になりました。

    気分一新、より仕事に邁進していきたいと思っております。

    今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    【社外向け】取引先からの異動挨拶への返信文例

    件名:
    Re: 異動のご挨拶【●●株式会社●●(氏名)】

    本文:
    ●●株式会社
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    ●●株式会社の●●です。

    この度はご丁寧に異動のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

    約●年間、●●様には大変お世話になりました。
    特に、●●年度の厳しい時期を乗り切ることができましたのは、
    ●●様のご尽力あってのことです。
    改めて感謝申し上げます。

    新しい部署におかれましても、ますますご活躍されますようお祈りいたします。
    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    異動が決まったら、挨拶の準備を

    異動が決まったら、社内外の関係者へ挨拶する準備をはじめましょう。

    異動は、担当者の変更だけでなく、さまざまな物や情報の移動があり、書類の手続きなども加わって何かと慌ただしくなります。忙しい中でも、これまでお世話になった人へしっかりと挨拶することで、感謝の気持ちがよりいっそう伝わります。

    また、異動の挨拶メールを受信したら、きちんと返信しましょう。異動の挨拶にもメールのマナーが大切です。まずは正しいマナーを学びましょう。

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