メーラー（メールソフト）おすすめ一覧・選び方と仕組み

メーラー（メールソフト）とは

メーラー（メールソフト）とは、メールサーバーを介して電子メールを送受信するためのソフトウェアです。パソコンやスマホ、タブレットなどの端末にインストールして使用します。

受信済メールは、オフラインでも確認可能ですが、メーラーはインストールした端末でしか利用できません。他端末で同じアドレスのメールを送受信したい場合は、その端末に別途ソフトやアプリをインストールする必要があります。

Webメール（クラウドメール）との違い

Webメール（クラウドメール）はインターネットを介してメールサーバーに接続し、メールの閲覧や送受信はWebブラウザ上で行います。基本的な機能はメーラーと同様ですが、Webブラウザを使用するため、オフラインではメールの閲覧ができません。

なお、昨今はWebメールを使用する個人・企業が増えています。そのため、Webメールを含めて「メールソフト」と表現することも少なくありません。

メーラーは端末へインストールが必要ですが、Webメールはブラウザ上で利用するためインストールが不要です。

メーラーは最新メールを除き、すでに受信済みのメールがオフラインでも確認できます。これに対し、WebメールはWebブラウザ上で使用するという特徴上、オフラインではメールが確認できません。なお、メーラーの保存容量は使用端末の容量に依存しますが、Webメールはサービス毎に容量の上限が定められています。

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メーラー（メールソフト）の仕組み

メーラーでメールを閲覧するには、メールサーバーからメールを受信する必要があります。受信したメールはパソコンに保存され、これを閲覧することが可能です。そして送信時はメールをメールサーバーに送り、相手がメールサーバーからこのメールを受信するという仕組みになっています。

メーラーでメールを送受信する流れを確認しておきましょう。

1. 送信者がメーラーを使用してメールを送信
2. 送信者側のサーバーにメールが届く
3. 受信者側のサーバーのIPアドレスをDNSサーバーに問い合わせる
4. 受信者側のサーバーにメールが送信される
5. 受信者のメーラーがメールを受信する

送信者が送ったメールがメールサーバーに届くと、受信者側のサーバーはDNSサーバーにIPアドレスを問い合わせます。そして、メールが受信者側のサーバーに送られ、これを受信者が受信してメーラーに保管される流れです。

おすすめのメールソフト・クラウドメール

ビジネスメールでは、OutlookとGmailがメールソフト（Webメールを含む）で2強となっています。それぞれの特徴、そして違いを確認しておきましょう。

【メーラー・クラウドメール】Outlook

OutlookはMicrosoft社のメールソフトで、単体での提供はもちろんWindows版ではMicrosoft Officeに含まれています。メールの送受信のほか、予定表や連絡先、タスク等の管理など機能が豊富。オンライン会議ツールTeamsと連携し、Outlookから会議を作成することも可能です。

【クラウドメール】Gmail

GmailはGoogle社の提供するWebメールです。無償で利用できるほか、ビジネス向けの有料サービスであるGoogle Workspaceにも含まれています。独自ドメインでのメールにも利用できるほか、ラベルやアーカイブ、グループメールなどの機能を搭載しています。

メーラー（メールソフト）の選び方

メーラーと言っても、さまざまな種類があります。選び方のポイントを押さえ、使いやすく用途に合ったメーラーを選びましょう。

1）どんな機能が備わっているか

まずは、メーラーにどんな機能が備わっているのか確認しましょう。メールの送受信やメールアドレスの管理だけでなく、メーラーには以下のように便利な機能があります。

■ラベル機能
フォルダ分けのようなイメージで、ラベルを付けることでメールを分類できる機能です。送信者やプロジェクトなどでラベルを付けておけば、関連メールを後から確認することが容易になります。

■アーカイブ機能
メールを受信トレイに表示させない機能です。ただしメールは削除されずメーラー内に残っているため、アーカイブしても後で検索・確認できます。

■スケジュール管理機能
メーラーにスケジュールを登録し、管理できる機能です。アラートで知らせてもらえたり、メーラーに届いた予約情報を自動でスケジュールに反映させたりすることもできます。

■テンプレート機能
あらかじめ作成しておいたメール文をテンプレートとして登録し、簡単な操作でその文面を新規メールに反映させられる機能です。

■共有機能
グループメールや、メーリングリストなど、メールを複数名で共有し、操作できる機能です。

2）セキュリティ対策が万全か

メールには添付ファイルやメール文章内に、重要な機密情報が含まれていることも少なくありません。この情報が漏洩すれば、大きな問題に発展する可能性があります。そのため、通信の暗号化や不正アクセス対策など、高いセキュリティ性は欠かせないポイントです。

3）操作性が良いか

1日に何十通ものメールを送受信するケースは少なくありません。操作が分かりにくい、あるいは手間が掛かるなど使い辛いメーラーだと、メール作業の負担が増してしまいます。また、運用ミスも起こりやすくなるでしょう。

4）既存システムとの連携が可能か

既存の社内システムと連携できるメーラーなら、顧客管理を一元化することが可能です。単純なメールのやり取りだけでなく、業務効率化につながるツールとなるでしょう。

複数名でのメール対応なら有料版メールソフトがおすすめ

OutlookとGmailは、いずれも基本は無料で利用できます。ただし、複雑な対応には不向きな面があり、特に同じメールアドレスを複数名で共有して対応したいなら、多機能な有料メールソフトがおすすめです。

メール共有ソフト「メールワイズ」には、複数名でのメール対応を効率化する汎用的な機能が揃っています。対応漏れや二重送信の防止のほか、セキュリティ面でも安心して使用できます。さらに業務改善プラットフォーム「kintone」との連携が可能で、顧客リストへの一斉配信やテンプレートを使用したメール送信も行えます。メーラー選びにお悩みの場合は、メールワイズの「30日間無料お試し」もご検討ください。

※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。

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