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メーラー(メールソフト)とは?仕組みと選び方・おすすめアプリ

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この記事の内容

    メーラー(メールソフト)とは

    メーラー(メールソフト)とは、メールサーバーを介して電子メールを送受信するためのソフトウェアです。パソコンやスマホ、タブレットなどの端末にインストールして使用します。

    受信済メールは、オフラインでも確認可能ですが、メーラーはインストールした端末でしか利用できません。他端末で同じアドレスのメールを送受信したい場合は、その端末に別途ソフトやアプリをインストールする必要があります。

    Webメール(クラウドメール)との違い

    Webメール(クラウドメール)はインターネットを介してメールサーバーに接続し、メールの閲覧や送受信はWebブラウザ上で行います。基本的な機能はメーラーと同様ですが、Webブラウザを使用するため、オフラインではメールの閲覧ができません。

    なお、昨今はWebメールを使用する個人・企業が増えています。そのため、Webメールを含めて「メールソフト」と表現することも少なくありません。

    メーラー(インストール型)

    Webメール(クラウドメール)

    インストール

    利用端末へのインストールが必要

    インストール不要

    インターネット接続

    未接続でもメールの確認は可能だが、

    最新のメールは見られない

    必要

    保存容量

    端末の容量に依存する

    サービスにより異なる

    メーラーは端末へインストールが必要ですが、Webメールはブラウザ上で利用するためインストールが不要です。

    メーラーは最新メールを除き、すでに受信済みのメールがオフラインでも確認できます。これに対し、WebメールはWebブラウザ上で使用するという特徴上、オフラインではメールが確認できません。なお、メーラーの保存容量は使用端末の容量に依存しますが、Webメールはサービス毎に容量の上限が定められています。

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    メーラー(メールソフト)の仕組み

    メーラーでメールを閲覧するには、メールサーバーからメールを受信する必要があります。受信したメールはパソコンに保存され、これを閲覧することが可能です。そして送信時はメールをメールサーバーに送り、相手がメールサーバーからこのメールを受信するという仕組みになっています。

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    メーラーでメールを送受信する流れを確認しておきましょう。

    1. 送信者がメーラーを使用してメールを送信
    2. 送信者側のサーバーにメールが届く
    3. 受信者側のサーバーのIPアドレスをDNSサーバーに問い合わせる
    4. 受信者側のサーバーにメールが送信される
    5. 受信者のメーラーがメールを受信する

    送信者が送ったメールがメールサーバーに届くと、受信者側のサーバーはDNSサーバーにIPアドレスを問い合わせます。そして、メールが受信者側のサーバーに送られ、これを受信者が受信してメーラーに保管される流れです。

    メーラー(メールソフト)の選び方

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    メーラーと言っても、さまざまな種類があります。選び方のポイントを押さえ、使いやすく用途に合ったメーラーを選びましょう。

    1)どんな機能が備わっているか

    まずは、メーラーにどんな機能が備わっているのか確認しましょう。メールの送受信やメールアドレスの管理だけでなく、メーラーには以下のように便利な機能があります。

    ■ラベル機能
    フォルダ分けのようなイメージで、ラベルを付けることでメールを分類できる機能です。送信者やプロジェクトなどでラベルを付けておけば、関連メールを後から確認することが容易になります。

    ■アーカイブ機能
    メールを受信トレイに表示させない機能です。ただしメールは削除されずメーラー内に残っているため、アーカイブしても後で検索・確認できます。

    ■スケジュール管理機能
    メーラーにスケジュールを登録し、管理できる機能です。アラートで知らせてもらえたり、メーラーに届いた予約情報を自動でスケジュールに反映させたりすることもできます。

    ■テンプレート機能
    あらかじめ作成しておいたメール文をテンプレートとして登録し、簡単な操作でその文面を新規メールに反映させられる機能です。

    ■共有機能
    グループメールや、メーリングリストなど、メールを複数名で共有し、操作できる機能です。

    2)セキュリティ対策が万全か

    メールには添付ファイルやメール文章内に、重要な機密情報が含まれていることも少なくありません。この情報が漏洩すれば、大きな問題に発展する可能性があります。そのため、通信の暗号化や不正アクセス対策など、高いセキュリティ性は欠かせないポイントです。

    3)操作性が良いか

    1日に何十通ものメールを送受信するケースは少なくありません。操作が分かりにくい、あるいは手間が掛かるなど使い辛いメーラーだと、メール作業の負担が増してしまいます。また、運用ミスも起こりやすくなるでしょう。

    4)既存システムとの連携が可能か

    既存の社内システムと連携できるメーラーなら、顧客管理を一元化することが可能です。単純なメールのやり取りだけでなく、業務効率化につながるツールとなるでしょう。

    おすすめのメールソフト・クラウドメール

    ビジネスメールでは、OutlookとGmailがメールソフト(Webメールを含む)で2強となっています。それぞれの特徴、そして違いを確認しておきましょう。

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    【メーラー・クラウドメール】Outlook

    OutlookはMicrosoft社のメールソフトで、単体での提供はもちろんWindows版ではMicrosoft Officeに含まれています。メールの送受信のほか、予定表や連絡先、タスク等の管理など機能が豊富。オンライン会議ツールTeamsと連携し、Outlookから会議を作成することも可能です。

    【クラウドメール】Gmail

    GmailはGoogle社の提供するWebメールです。無償で利用できるほか、ビジネス向けの有料サービスであるGoogle Workspaceにも含まれています。独自ドメインでのメールにも利用できるほか、ラベルやアーカイブ、グループメールなどの機能を搭載しています。

    複数名でのメール対応なら有料版メールソフトがおすすめ

    OutlookとGmailは、いずれも基本は無料で利用できます。ただし、複雑な対応には不向きな面があり、特に同じメールアドレスを複数名で共有して対応したいなら、多機能な有料メールソフトがおすすめです。

    メール共有ソフト「メールワイズ」には、複数名でのメール対応を効率化する汎用的な機能が揃っています。対応漏れや二重送信の防止のほか、セキュリティ面でも安心して使用できます。さらに業務改善プラットフォーム「kintone」との連携が可能で、顧客リストへの一斉配信やテンプレートを使用したメール送信も行えます。メーラー選びにお悩みの場合は、メールワイズの「30日間無料お試し」もご検討ください。

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