メールサーバーの役割とは？種類としくみについて解説

メールの運用に必要不可欠なメールサーバー

私たちはビジネス上のコミュニケーションにおいて、日々多くのメールを利用しています。しかし、メールがどのようなしくみで送受信されているのか、詳しく説明できる人は少ないのではないでしょうか。
メールの運用において、重要な役割を果たしているのが「メールサーバー」です。メールサーバーは1つだけではなく、複数のサーバーが連携して成り立っています。メールサーバーにはどのような種類があり、どう役割が違うのか、まずはそのしくみについて把握しておきましょう。

そもそもメールサーバーとは？

サーバーとは、利用者の要求に応え、さまざまなデータやサービスを提供するコンピューターのことです。サーバーのうち、電子メールの送受信に用いられるのがメールサーバーです。
メールを送受信する際には、複数のサーバーがそれぞれ異なる役割を担いながら連携しています。まずは、パソコンを使ってメールが送受信される流れを確認しておきましょう。

＜メール送受信の流れ＞

1. 送信者がパソコンの中にあるメールソフトを用いて、メールを送信する
2. 送信したメールは、送信者側のサーバーに届く
3. メールアドレスを基に、送信先のサーバーの住所（IPアドレス）をDNSサーバーに問い合わせる
4. 送信先のサーバーにメールが配送される
5. 受信者がパソコンのメールソフトでメールを受信する

このように、メールは複数のサーバーを経由して送受信されています。

各メールサーバーの役割

メールサーバーには、メールを送信・配送する「SMTPサーバー」、送信先のIPアドレスを調べる「DNSサーバー」、受信のために使われる「POP3サーバー」および「IMAPサーバー」があります。
それぞれどのような役割があるのか、解説していきましょう。

メールを送信・配送する「SMTPサーバー」

SMTPサーバーのSMTPとは「Simple Mail Transfer Protocol」の略です。
SMTPサーバーには、パソコンのメールソフトからメールを受け取る、自社のサーバーから送信先のサーバーへメールを配送するという2つの役割があります。
送信者は、メールソフトを用いてメールを作成し、送信します。そのメールはSMTPサーバーが受け取り、DNSサーバー（次の項目で説明します）に対して、送信先のIPアドレスの割り出しを依頼します。その情報を基に、送信先のサーバーへメールを配送するという流れです。
SMTPサーバーの役割は、郵便を出す際の「投函された手紙を郵便局員が回収する」→「届け先の最寄りの郵便局まで配送する」という流れに例えるとわかりやすいでしょう。

　

送信先のIPアドレスを調べて割り出す「DNSサーバー」

DNSとは「Domain Name System」の略で、DNSサーバーは、インターネット上のIPアドレスを管理しています。IPアドレスとは、インターネット上における住所のような存在です。
DNSサーバーは、SMTPサーバーから依頼を受け、送信先のIPアドレスを調べて割り出します。その際に使われるのが、メールアドレスのドメイン（@以降の部分）です。SMTPサーバーは、DNSサーバーが調べた結果を基にメールを配送します。
DNSサーバーは、送信先のIPアドレスを割り出すとともに、ほかのIPアドレスと重複しないよう管理する重要な役割も担っています。

メールを受信するサーバー「POP3サーバー」

POP3サーバーのPOPとは「Post Office Protocol」の略です。POP3サーバーは、SMTPサーバーから送られてきたメールを受信し、個人別に割り当てられたメールボックスに保管します。受信者はメールボックスにアクセスすることで、自分宛のメールを受け取ります。

メールを受信する側は、常にパソコンを起動しているわけではありません。したがって、都合の良いタイミングでメールを受信できるシステムが必要となります。POP3サーバーはメールを蓄積し、受信者が要求したときに取り出せるしくみになっているのです。

POP3サーバーを利用する場合、通常、メール受信者がパソコンでメールをダウンロードするのと同時に、サーバーからデータが削除されます。そのため、「インターネットに接続しなくても過去の受信メールを見ることができる」「サーバー容量の削減につながる」というメリットがあります。
一方で、外出先や自宅など、複数の端末で同じメールアドレスを利用したい場合は不向きといえるでしょう。

メールを受信するもうひとつのサーバー「IMAPサーバー」

近年では、会社のパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなど、複数の端末でメールを確認する機会が増えてきました。そこで使われ始めたのがIMAP（Internet Message Access Protocol）サーバーです。

POP3サーバーでは、受信者のパソコンにメールをダウンロードしますが、IMAPサーバーではサーバーに保存された状態のままでメールを閲覧する形をとります。
会社のパソコンとスマートフォンの両方でチェックする場合など、複数の端末を使ってメールを確認できるのがIMAPサーバーのメリットです。また、新しく端末を切り替えたときも、面倒なメール移行作業が必要ありません。

一方で、IMAPサーバーにもデメリットがあります。それは、メールサーバーにメールが残るため、容量次第ではすぐデータがいっぱいになってしまう可能性があることです。そのため、IMAPサーバーを利用する場合は、メールサーバーの容量を必ず確認しておきましょう。
また、IMAPサーバーからメールを削除してしまうと、再度メールを見ることができなくなるため、注意が必要です。

メールサーバーの役割や送受信の流れを理解し、スムーズなメール運用を

メールの送受信は、複数のサーバーが連携することで運用されています。普段、私たちが行っているメールの送受信には、メールサーバーの働きが必要不可欠なのです。
メールデータを管理・運用する担当者は、従業員からの「メールを送ったはずなのに、届いていなかった」といったメールトラブルの相談に備え、メールサーバーの役割や送受信の流れをきちんと理解しておきましょう。