法人メールアドレスを取得するために知っておきたい基礎知識

法人メールアドレスを作る際には気を付けたいポイントがいくつかある

ビジネスで使用する、企業独自の法人メールアドレスを作る際には、注意すべきポイントがいくつかあります。

ここでは、法人メールアドレスの作り方やフリーメールアドレスとの違い、さらにレンタルサーバーの選び方などについてご紹介します。

法人メールアドレスの作り方

「◯◯@cybozu.co.jp」のような法人メールアドレスを作るためには、まず独自ドメインを取得する必要があります。

独自ドメインを取得すると、専用のメールアドレスやURLを持つことができます。多くの場合、ドメインを管理する企業に、使用料を月または年単位で支払うこととなります。

また、法人メールアドレスを持つためには、独自ドメインに加えてメールサーバーも必要です。独自ドメインを登録しただけでは、メールで使用できるようにはなりません。メールサーバーは自前でも運用できますが、レンタルサーバー会社と契約するケースが主流です。

独自ドメインの取得とレンタルサーバーを契約するにあたっては、おもに「独自ドメインを取得してから、そのドメインを利用できるレンタルサーバーを契約する」「独自ドメインとサーバーを同時に契約できるレンタルサーバーを探す」という2つの方法があります。

法人メールアドレス、フリーメールアドレスのメリット・デメリット

ここからは、独自ドメインを使った法人メールアドレスと、GmailやYahoo!メールのようなフリーメールアドレスを比較してみましょう。それぞれのメリット・デメリットをまとめました。

法人メールアドレスのメリット・デメリット

ほとんどのレンタルサーバーでは、メールアカウントを増やすことができます。レンタルサーバーによっては、メールアカウントの数を無制限で追加することもできるので、今後、企業規模が大きくなっても、従業員全員分のメールアカウントを作ることができるので安心です。

また、独自ドメインを使ったメールアドレスは、企業のブランディングや顧客からの信頼感醸成にも効果的です。

＜メリット＞

• 好きな文字列のドメインを作成できる
• メールアカウントを複数追加できる
• 企業の信頼性をアピールできる

＜デメリット＞

• 使用料がかかる

フリーメールアドレスのメリット・デメリット

Gmailのようなフリーメールアドレスは、使用料が発生しないというメリットがあります。

その一方で、独自ドメインと比較するとセキュリティ性が低く、サービスが突然終わってしまうとメールを使うことができなくなるというリスクもあります。

こうしたメリット・デメリットを踏まえると、企業用のメールアドレスであれば、独自ドメインを取得する、フリーランスなど、あくまで個人の利用であれば、フリーメールアドレスを使うといったように、使い分けることがおすすめです。

＜メリット＞

• 無料で利用できる

＜デメリット＞

• セキュリティ面で脆弱性がある
• サービスが突然終わってしまう可能性がある
• オリジナリティやブランド力の低下につながる
• 迷惑メールが増える

法人メールアドレスづくりの3つのポイント

ここからは、法人メールアドレスを作る際に注意したい、3つのポイントをご紹介します。

メールアドレスは代表用と個人用で分ける

企業の代表用アドレスと、従業員個人が使用する個人用アドレスとを分けて作ることで、メール管理のしやすさが大幅にアップします。

例えば次のように、代表用アドレスを1つ取得した上で、「@」より前の文字列を変えて各ユーザー専用のアドレスを追加していきます。

代表用アドレス：info@△△.co.jp

個人用アドレス1：yamada@△△.co.jp

個人用アドレス2：katou@△△.co.jp

どのくらいのコストがかかるかを考える

メール管理にかかる費用を比較するためにも、独自ドメインとレンタルサーバーそれぞれの使用料を計算してみましょう。1年間利用した場合の費用をシミュレーションする方法がおすすめです。

独自ドメインの使用料は大きな差はありませんが、レンタルサーバーは、提供会社によって機能や料金が大きく変わってくるため、必要な機能や予算を踏まえて検討することが大切です。

法人用メールアドレスのドメインは「.co.jp」がおすすめ

ドメインには「.com」「.jp」など、さまざまな種類がありますが、法人メールアドレスの定番ドメインともいえるのが「.co.jp」です。「.co.jp」は、日本で何かしらの法人格がなければ取得できないドメインで、1つの企業・組織につき、1つだけしか取得することができません。

そのため、「.co.jp」のドメインを取得していると、企業の信頼性を裏付けることができます。

レンタルサーバーの選び方

最後に、レンタルサーバーを選ぶ際に注目すべきポイントを確認していきましょう。

メールの安定性

ビジネス用メールが毎日安定して使えるかどうかは重要なポイントです。顧客や取引先との信頼関係を損ねないためにも、トラブルが発生しにくいレンタルサーバーを選びましょう。

セキュリティ対策は充実しているか

安定性と並んで重要なのが、セキュリティ対策です。

セキュリティ対策が手薄になってしまったがために起こる情報漏洩といった事故は、企業の存続に関わるダメージを与える可能性がありますので、特に注意しましょう。

トラブル時のサポート内容も要確認

トラブル発生時のサポート内容も確認しておきましょう。サポートが手厚い会社であれば安心して利用できる上、トラブルが起こった際にも、復旧のトータルコストが抑えられます。

メール運用はメールワイズにお任せください

独自ドメインの法人メールアドレスが取得できたら、メールの運用は、サイボウズが提供するメール共有システム、「メールワイズ」にお任せください。メールワイズは、月額500円からの低価格で、チームにおけるメール業務の悩みを大幅に改善する機能をご用意しています。

OutlookやGmailなどではできない複数ユーザーによるメール管理が可能で、二重返信や対応漏れ、顧客管理といったメール運用でありがちな課題を解決します。また、1ヵ月単位、1ユーザー単位での契約が可能なため、よりコストを抑えつつメール運用が可能です。