代表メールアドレスはinfo＠でいいの？正しい運用方法とは

会社の代表メールアドレスの役割・決め方

代表メールアドレスはその名の通り、個人ではなく会社を代表して連絡する際に用いられるメールアドレスです。例えば新規顧客からの問合せ対応、メールマガジンの発信などで使用されます。一般的な代表メールアドレスは「info@」ですが、その利用には問題点もあります。安易にinfo@で決めてしまわないよう、この問題点についてもあらかじめ頭に入れておいてください。

「info＠」の問題点

info@は、すでに多くの企業で利用されています。つまり誰からでも存在する代表メールアドレスとして予測されやすいため、迷惑メールやスパムメールの標的になりやすいでしょう。不要なメールがたくさん届き、本当に必要なメールを埋もれさせてしまうかもしれません。

また、迷惑メールなども、info@のメールアドレスから送られることが多く見られます。そのため、送信したメールが迷惑メールだと認識され、読まれず削除されてしまう可能性もあるでしょう。info@から始まるメールアドレスからの受信を拒否されていれば、メールが相手に届くことすらありません。

「info＠」以外の代表メールアドレスの例

代表メールアドレスに「info＠」以外のアドレスを設定している例もあります。具体的によく用いられるのは、以下のようなものです。

• contact@
• company@
• corp@

用途に応じた会社用メールアドレスの種類

会社の規模が大きくなると、会社全体の代表メールアドレス以外にも、用途に応じてさまざまな代表メールアドレスが必要になります。例えば以下のようなものが挙げられますので、自社の状況に応じて設定してください。

• customer@ / support@・・・顧客対応専用のアドレス
• no-reply@・・・送信専用アドレス
• news@・・・ニュース・情報配信用に使用されるアドレス
• recruit@・・・採用・求人連絡に使用されるアドレス
• sales@・・・営業窓口に使用されるアドレス
• press@ / media@・・・広報・PRに使用されるアドレス
• webmaster@・・・Webサイトに関する問合せ対応に試用されるアドレス

アドレスを間違って使用しない、また相手にも何に関するメールなのか分かりやすくするため、用途に合わせてシンプルで分かりやすいメールアドレスに設定することが重要です。

法人用メールアドレスの作成方法

企業であれば信頼性などの観点から、フリーメールアドレスではなく独自の法人用メールアドレスを使用しましょう。そのためには、まずドメインを取得してください。そしてサーバーを契約し、ドメイン情報を用いて設定すれば専用のメールアドレスを作成できます。

法人（会社）のメールアドレスでドメイン取得前に注意したいポイント

法人メールアドレスの作り方やフリーメールアドレスとの違い、さらにおすすめのドメインやレンタルサーバーの選び方について紹介します。

代表メールアドレスの複数名での正しい運用方法

代表メールアドレスは、複数名で確認・対応することが多くなります。ここでは代表メールを正しく管理・運用する方法、またメーリングリストや管理表では防ぎづらいメールの対応漏れや二重対応を防ぐ方法をご紹介します。

1）代表メールアドレスを共有用メーリングリストに登録する

代表メールアドレスをメーリングリストに登録すれば、あらかじめ登録されているメンバーに、受信内容が共有されます。また返信時の宛先にメーリングリストのアドレスを入れれば、対応状況がメンバーに共有されます。対応方法の検討や、何かトラブルが起きた際には、その経緯もすぐに分かるので迅速な対処が可能です。

2）管理表を作成する

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理表を作成し、代表メールアドレスに届くメールの担当者や対応状況（日時、内容など）を記載・更新する管理方法です。ステータスを設けておけば、確認したい情報のみ絞り込めて便利でしょう。Excelを共用サーバーで管理する、もしくはGoogleスプレッドシートのようなクラウドサービスで関係者に編集権限を付与すれば、更新するたびリアルタイムで共有できます。

3）メール共有システムを利用する

専用のクラウド型メール共有システムを導入し、代表メールアドレスを複数人で管理する方法があります。メール共有システムはメールの担当者や対応履歴、処理状況などメール情報管理の機能が備わったものです。システム上の情報は権限のある人なら誰でもアクセスできるため、メールの対応漏れや遅れ、二重対応などが防止できます。さらに、対応履歴など蓄積されたデータを分析することで、メール対応業務の負荷が偏らないよう調整したり、業務改善に役立てたりすることも可能です。

メール共有システム 活用事例

メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担した方法とは？

代表メールアドレスを複数名で管理・運用するうえでは、対応漏れや二重対応などが起きないよう注意が必要です。共用メーリングリストや管理表などミス防止の方法はいくつかありますが、専用のメール共有システムの利用がおすすめです。ミス防止だけでなくメール対応業務の効率化、また業務改善にも役立てることができます。