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代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは

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この記事の内容

    会社の代表メールアドレスの役割・決め方

    代表メールアドレスはその名の通り、個人ではなく会社を代表して連絡する際に用いられるメールアドレスです。例えば新規顧客からの問合せ対応、メールマガジンの発信などで使用されます。一般的な代表メールアドレスは「info@」ですが、その利用には問題点もあります。安易にinfo@で決めてしまわないよう、この問題点についてもあらかじめ頭に入れておいてください。

    「info@」の問題点

    info@は、すでに多くの企業で利用されています。つまり誰からでも存在する代表メールアドレスとして予測されやすいため、迷惑メールやスパムメールの標的になりやすいでしょう。不要なメールがたくさん届き、本当に必要なメールを埋もれさせてしまうかもしれません。

    また、迷惑メールなども、info@のメールアドレスから送られることが多く見られます。そのため、送信したメールが迷惑メールだと認識され、読まれず削除されてしまう可能性もあるでしょう。info@から始まるメールアドレスからの受信を拒否されていれば、メールが相手に届くことすらありません。

    「info@」以外の代表メールアドレスの例

    代表メールアドレスに「info@」以外のアドレスを設定している例もあります。具体的によく用いられるのは、以下のようなものです。

    • contact@
    • company@
    • corp@

    用途に応じた会社用メールアドレスの種類

    会社の規模が大きくなると、会社全体の代表メールアドレス以外にも、用途に応じてさまざまな代表メールアドレスが必要になります。例えば以下のようなものが挙げられますので、自社の状況に応じて設定してください。

    • customer@ / support@・・・顧客対応専用のアドレス
    • no-reply@・・・送信専用アドレス
    • news@・・・ニュース・情報配信用に使用されるアドレス
    • recruit@・・・採用・求人連絡に使用されるアドレス
    • sales@・・・営業窓口に使用されるアドレス
    • press@ / media@・・・広報・PRに使用されるアドレス
    • webmaster@・・・Webサイトに関する問合せ対応に試用されるアドレス

    アドレスを間違って使用しない、また相手にも何に関するメールなのか分かりやすくするため、用途に合わせてシンプルで分かりやすいメールアドレスに設定することが重要です。

    法人用メールアドレスの作成方法

    企業であれば信頼性などの観点から、フリーメールアドレスではなく独自の法人用メールアドレスを使用しましょう。そのためには、まずドメインを取得してください。そしてサーバーを契約し、ドメイン情報を用いて設定すれば専用のメールアドレスを作成できます。

    法人メールアドレスの作り方やフリーメールアドレスとの違い、さらにおすすめのドメインやレンタルサーバーの選び方について紹介します。

    代表メールアドレスの複数名での正しい運用方法

    代表メールアドレスは、複数名で確認・対応することが多くなります。ここでは代表メールを正しく管理・運用する方法、またメーリングリストや管理表では防ぎづらいメールの対応漏れや二重対応を防ぐ方法をご紹介します。

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    1)代表メールアドレスを共有用メーリングリストに登録する

    代表メールアドレスをメーリングリストに登録すれば、あらかじめ登録されているメンバーに、受信内容が共有されます。また返信時の宛先にメーリングリストのアドレスを入れれば、対応状況がメンバーに共有されます。対応方法の検討や、何かトラブルが起きた際には、その経緯もすぐに分かるので迅速な対処が可能です。

    2)管理表を作成する

    ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理表を作成し、代表メールアドレスに届くメールの担当者や対応状況(日時、内容など)を記載・更新する管理方法です。ステータスを設けておけば、確認したい情報のみ絞り込めて便利でしょう。Excelを共用サーバーで管理する、もしくはGoogleスプレッドシートのようなクラウドサービスで関係者に編集権限を付与すれば、更新するたびリアルタイムで共有できます。

    3)メール共有システムを利用する

    専用のクラウド型メール共有システムを導入し、代表メールアドレスを複数人で管理する方法があります。メール共有システムはメールの担当者や対応履歴、処理状況などメール情報管理の機能が備わったものです。システム上の情報は権限のある人なら誰でもアクセスできるため、メールの対応漏れや遅れ、二重対応などが防止できます。さらに、対応履歴など蓄積されたデータを分析することで、メール対応業務の負荷が偏らないよう調整したり、業務改善に役立てたりすることも可能です。

    メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担した方法とは?

    代表メールアドレスを複数名で管理・運用するうえでは、対応漏れや二重対応などが起きないよう注意が必要です。共用メーリングリストや管理表などミス防止の方法はいくつかありますが、専用のメール共有システムの利用がおすすめです。ミス防止だけでなくメール対応業務の効率化、また業務改善にも役立てることができます。

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