Case Studyサイボウズ社内活用事例 営業

もともとは、ふつうの個人メーラーを使用してたんですよ。私たちのチームリーダーが「メールワイズ使ってみない？」って言いだしたのがきっかけです。

リーダーが導入を提案した理由は、メールを「財産」と考え、それをチームで共有するため。メンバーの入れ替えがあった時など、過去の履歴を共有できるだけで格段に仕事を引き継ぎやすくなります。また、各メンバーの繁忙期が違うので、忙しい時期におたがい助け合ったり、営業アシスタントの方にメールを共有したり、業務を効率化できます。

たしかに納得感はあったのですが、最初メンバーはあまり乗り気ではなかったんです（笑）

外出が多い営業の私たちは、モバイル端末でメールを確認することが多いので、メーラーは「モバイルでメールを確認しやすい」ものが良かったんです。メールワイズはブラウザで見なければならず、外出先から確認しにくいと思っていたので。

そんな時に、メールワイズのモバイルアプリができるという話があって、それだったら使ってみようかと、メールワイズを使うことになりました。

メールワイズを使い始めるにあたって、まずは代表メールアドレスを作成しました。今はメンバー全員がこの代表メールを使用しています。

「営業では個人のメールアドレスを使うのが当たり前」という固定概念があったので、最初は抵抗がありました。ですが、いざ使ってみると全然問題はありませんでしたね。代理店の役員様やお客様などには個人メールアドレスを使用することもあるので、今は状況に合わせて個人用と代表のメールアドレスを使い分けています。

メールワイズは、届いたメールを複数人で管理することに長けている製品です。なので、メールワイズの使用開始と同時に「営業アシスタント」の方にもメール業務を手伝ってもらうことにしました。

そうすることで、今まで属人的だったメールの返信作業を分散できるようになりました。

主に、見積もりやかんたんな問い合わせ対応を担当してもらっています。「営業担当でなくても対応できるもの」ですね。

メール返信をアシスタントの方に担当していただくのは初めての取り組みだったので、しばらくの間は、メールワイズの「確認者機能」を使用して、送信する前に内容を確認していました。

私たちの担当している代理店様は、規模が大きく、さまざまな種類の問い合わせが１日70〜80通届きます。メンバーは外出していることが多いので、できるだけメールの返信作業は分散させることが理想です。

メールワイズは、誰かが忙しいときにメンバーが代わりに対応することもできるので、それは本当に助かっていますね。

コメント機能ですね。メール単位でコミュニケーションが取れるので、案件の引き継ぎとか、細かな背景の共有をするのにとても便利です。

私は最近サイボウズに転職してきてこのチームに入ったのですが、前に酒本さんから案件の背景についてコメント欄で共有してもらいました。

今までは「メールは個人のもの」という考え方だったので、メールワイズの「メールを共有する」という概念そのものにビックリでしたね。

モバイルはプッシュ通知とコメント欄がいいですね。気づいた時にすぐに反応できるので。

外出先なので、やはり「気づける」というのは大きなポイントですよね。コメント欄など、画面も見やすいと思います。

私は、外出先で添付ファイルを確認することも多いですね。

たしかに！そのシーンはありますね。

とはいえ、まだまだ現場の営業が使用するにはアプリの機能が不足していると思います。メールの新規作成やCCの変更など、一般メーラーにある機能は持ち合わせてほしいですね。

いつか、「メールワイズがあればメール業務はすべて完結する！」と言いたいです（笑）