Case Studyサイボウズ社内活用事例 営業

メールワイズを使い始めるにあたって、まずは代表メールアドレスを作成しました。今はメンバー全員がこの代表メールを使用しています。

「営業では個人のメールアドレスを使うのが当たり前」という固定概念があったので、最初は抵抗がありました。ですが、いざ使ってみると全然問題はありませんでしたね。代理店の役員様やお客様などには個人メールアドレスを使用することもあるので、今は状況に合わせて個人用と代表のメールアドレスを使い分けています。

メールワイズは、届いたメールを複数人で管理することに長けている製品です。なので、メールワイズの使用開始と同時に「営業アシスタント」の方にもメール業務を手伝ってもらうことにしました。

そうすることで、今まで属人的だったメールの返信作業を分散できるようになりました。

主に、見積もりやかんたんな問い合わせ対応を担当してもらっています。「営業担当でなくても対応できるもの」ですね。

メール返信をアシスタントの方に担当していただくのは初めての取り組みだったので、しばらくの間は、メールワイズの「確認者機能」を使用して、送信する前に内容を確認していました。

私たちの担当している代理店様は、規模が大きく、さまざまな種類の問い合わせが１日70〜80通届きます。メンバーは外出していることが多いので、できるだけメールの返信作業は分散させることが理想です。

メールワイズは、誰かが忙しいときにメンバーが代わりに対応することもできるので、それは本当に助かっていますね。

コメント機能ですね。メール単位でコミュニケーションが取れるので、案件の引き継ぎとか、細かな背景の共有をするのにとても便利です。

私は最近サイボウズに転職してきてこのチームに入ったのですが、前に酒本さんから案件の背景についてコメント欄で共有してもらいました。

今までは「メールは個人のもの」という考え方だったので、メールワイズの「メールを共有する」という概念そのものにビックリでしたね。