Case Studyサイボウズ社内活用事例 営業
営業マンがさわやか笑顔を保てる理由
サイボウズの社内活用シーンをご紹介いたします。
第一回目の記念すべきメールワイズ利用事例は、我らが大阪営業所のエース伊藤氏と営業アシスタントの佐々木氏に登場してもらいます。
※ 大阪営業所：西日本側を営業活動している拠点です
営業を担当する伊藤さんと営業アシスタントの佐々木さんは伊藤さんのメールアドレスをメールワイズを利用して共有しています。利用方法や利用するようになったきっかけ、またその効果などを聞いてきました。
自分のメールをアシスタントと共有する。世の営業を担当する皆さんの中には抵抗を覚える方もいらっしゃることかと思います。
伊藤さんはインタビューの冒頭でこう言いました。
「大企業の社長や重役は秘書とメールやスケジュールを共有している方が多いですよね？見られたくないやり取りは社内がほとんどであり、それはグループウェアを使っています。」
また本部長秘書の経験がある佐々木さんはこう言いました。
「本人が気にするほど見てないですよ。自分が対応すべきメールだけを捌いていく感じです。」
では、早速本事例を進めて行きましょう！
営業所のメンバーが退職したのをキッカケに
利用するようになったきっかけは、2010年10月にさかのぼります。
当時大阪営業所は今回登場してもらう伊藤さんと佐々木さんの他にSEの浅賀さんと、いまは辞めてしまった営業の山崎さんの４人で運営していました。この山崎さんが急に辞めることになりました。非常に優秀な営業だっただけに穴埋めは大変です。
話がずれましたが・・・
本当に急な話であったため、すぐに本社から営業を補充することもできず、しばらく営業所は３人で運営することになったのです。伊藤さんが関西すべての営業支援を１人で行うことになりました。そして山崎さんから伊藤さんへ引き継ぎが始まった直後から伊藤さんへの連絡が爆発します。実は引き継ぎだけでなく、これまで営業所で仕込んできた活動が開花し始めた時期とも重なったのです。
伊藤さんは当時をこう振り返ります。
「本当に大変でした。パートナーさんからお客様先への同行依頼や見積もり等の連絡を頂くのですが、日中はお客様先へ訪問し、夕方帰社してから連絡を入れることになります。携帯電話がなっても全然取れず、申し訳ない気持ちでいっぱいでした。」
同じ時期、佐々木さんもストレスを抱えることになります。
「伊藤さんの返事が遅いと営業所に電話がかかってくるようになりました。パートナーさんもお客様に候補日程をもらっていたりで、できるだけ早く返事が欲しい気持ちも分かります。見積もり程度であれば対応できるのですが、もう一度私のメールアドレス宛にメールを再送信してもらったり、なんとなくチグハグした状態が続きました。」
そこで佐々木さんから伊藤さんに提案します。
「メールとかで私が返信できるものは、転送してくださいね。」
この一言がきっかけとなり、伊藤さんはメールをすべて佐々木さんと共有することを決断します。共有にあたっては自社で開発・販売しているメールワイズを利用しました。すでに社内でもサポート部門や人事部門でメールワイズは利用されていました。これまでメールワイズは共有アカウント、例えばSupport@のようなものを受け取るためのメーラーとして利用していたのですが、伊藤さんは個人のメールアドレスをメールワイズに登録して、佐々木さんと共有を始めます。
利用にあたっていくつかルール作りをしました。
- ガルーンのメールはストップする。
※サイボウズでは標準メールクライアントとしてガルーンを利用しています。
- ライセンスの質問・見積もりと日程調整に関するメールは、すべて佐々木さんが対応する。
- 迷いのあるものは文面を佐々木さんが作成し、伊藤さんがチェック・送信する。
- 分からないものはさわらない。
- あとは「変なメールは受信しないでくださいね！」
効果は絶大でした。伊藤さんは案件に集中できますし、質問や日程調整へのレスポンスが劇的に改善します。日程調整は本部長秘書の経験がある佐々木さんにとってはお手のもの。佐々木さんが日程調整を引き取って以後、伊藤さんは１日４件のお客様やパートナーさんとのアポイントをこなす日々が始まりました。
共有がもたらす効果－本来の業務に集中できる・お互いの活動が見える・コミュニケーションが増える－
伊藤さんは効果について話してくれました。
「拠点の営業にとって本社との連携が非常に大切です。本社で立てた戦略を元に関西でも注力するパートナーが変わったりします。逆に関西で盛り上がりを見せたパートナーさんを本社の戦略に追加してもらう活動も必要です。日々の活動だけに追われてしまうと、こういった活動が後回しになってしまい、目の前のタスクだけをこなすようになってしまいます。これだと今は良いですが、必ず案件数が減少してしまったり、パートナーさんとの関係がうまく行かなかったりします。こういった意味でも見積もりやスケジュール調整を佐々木さんが引き取ってくれて非常に助かりました。」
「また佐々木さんとのコミュニケーションが増えましたね。一日中外出していて、佐々木さんが退社後に事務所に戻ることも少なくありませんでした。メールをすべて共有することにより、お互いの活動がよく見えて、これもメールワイズの効果かな？とか感じています。」
そして想定していなかった効果も出たようです。佐々木さんが教えてくれました。
「大阪営業所のアシスタントとしてサイボウズに入社しましたが、伊藤さんの見積もりや日程調整を行うようになってから、ライセンスのわからないところを聞いたりして本社の方々との関係が出来たり、パートナーさんに名前を覚えてもらったり、すごく仕事が楽しくなりました。」
伊藤さんが最後にこう締めくくってくれました。
「いまではライセンスや日程の話は直接佐々木さんに相談に行くようになりました。どうやら伊藤の日程を抑えるには本人に連絡するより佐々木さんに連絡した方がスムーズらしいという話がパートナーさん内で出回っているようです。本当にメールワイズを利用してよかったと思っています。私はお客様やパートナーさんにサイボウズ製品を提案する立場です。いまはガルーンやOffice 9といったグループウェアの案件が多いのですが、メールワイズの良さを多くの人に伝えたいとおもいます。」
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