メールワイズ by サイボウズ

Case Studyサイボウズ社内活用事例 人事採用

業種
IT・情報通信
業務
採用メール管理

繁忙期の人事採用担当を救った共有メールソフトとは?

採用担当の前田 眞季(左)、有島 こころ(右)

今回は、サイボウズの社内活用シーン第四回「人事」の採用業務をご紹介いたします。

日々、採用面接や説明会を対応しつつ、繁忙期になると面接や合否の連絡など1日120件のメール対応が必要になります。

そんな時は、「もう、会社やめたい・・」と、思わずそんな言葉がでてしまいそうになるほど、繁忙期の採用担当者は忙しいもの。

今回、少人数で大量メール(1日120件)を捌く採用担当者の命綱ともいえる、共有メールソフトの活用状況を担当者の声ともにお送りいたします。(※担当者の役職などは取材当時のものです)

ピーク時は1日120件以上のメールを3人で対応

早速ですが、メールワイズをどんな用途で使っていますか?

人事採用チームで、社外とのメールのやり取りに利用しています。主に利用しているのは、選考中の学生とのやり取りです。他にも、取引先(コンサル会社や大学生協など)との連絡調整に使っています。

学生とは、どういうやり取りを行ってますか?

学生さんとのやり取りは、エントリーシートの受付から選考結果の連絡、面接日程調整やり取りまですべてのフローをメールワイズで行っています。ピーク時は1日、120件以上のメールのやり取りがあります。

1日120件も!それは大変ですね。

メンバー3人ですべて対応しているので繁忙期はかなり大変です・・・。体制としては、主に私ともう一人の人事採用担当とで説明会や面接を行い、前田が説明会準備やメール作成などのバックサポートをしてくれています。特に、繁忙期は昼間に説明会や面接が詰まっていて、私ともう一人は日中のメール対応がほとんどできなくなってしまいます。そのため、前田との連携プレーが不可欠なんです。

その連携プレーとは、具体的にどういうことでしょう?

例えば、エントリーシートの返答に関しては、有島、もう一人の判断が必要なので、まずはこの2人が内容を確認します。このとき、メールワイズのコメント機能を使って、返信内容をコメント欄に追記します。そのコメントを確認して私がメール文面を作成しメールのステータスを「送信待ち」に変更します。これを有島ともう一人のどちらかがダブルチェックをして送信、という流れでやっています。

メール対応時に利用しているコメント機能
メール対応時に利用しているコメント機能

メールワイズのコメント機能やステータス機能を使ってメール返信業務に関するコミュニケーションをとっているのですね。

口頭やメールで別途連絡したり、リストを作って管理する必要がないのはスムーズですね。

繁忙期を乗り越える秘訣は「流れを止めないこと」

忙しい採用業務を少人数で対応する秘訣はなんでしょうか?

業務の流れを止めないことですね。そのためにまず大事なのが、「互いのチームメンバーの作業状況がわかる」ことと、「情報を探す手間を最大限減らす」ことです。

特に休日(土日など)説明会がある繁忙期には、平日に代休をとるので、有島が出社していなくても、私が問題なく作業できるようにする必要があります。

メールワイズの履歴機能を使えば、自分が対応していない学生さんから電話やメールがきたときも、それまでの経緯がすぐにわかるので、休んでいる採用メンバーの代わりに返信することができます。

平日に代休があった場合は、ヘルプ体制とかあるのですか?

本当に業務が回らないときは採用担当以外の人事部メンバーにもヘルプしてもらうこともありますが、メールワイズの履歴やコメントをみれば対応状況がわかるのでスムーズに対応できてます。

確かに、自動的に履歴がまとまっていると、内容の確認漏れもないので安心ですね。

そうですね。また、履歴機能を使うといちいちメールを探す必要がないので、情報を探す手間を減らすことにも役立っています。メールワイズには担当者設定機能もついていますが、設定する時間も惜しいので、こちらは基本的には使っていません。

繁忙期は各メールに担当設定する時間も惜しいんですね(笑)

そうです。ただ、至急で返信が必要な場合や特別に見てほしい場合に限定して、担当者設定や至急フラグをつけるという運用方法にしています。

蓄積する情報はデータベースに。フローの情報はメールワイズで。

メールワイズの他に採用活動に使っているツールはありますか?

新卒サイトの運営業者が提供している専用ツールをつかっています。こちらは学生情報のデータ管理がメインです。このツールにもメール機能がついているのですが、共有ツールとしてはコミュニケーションの操作性の点で不満があり、メールのやり取りはメールワイズを利用しています。

そのツールを使った不満点は、どんなところですか?

例えば、細かいことですけど履歴管理ができなかったり、フラグがたてられない、関連するコメント欄でのやり取りができない・・など。そういった細かいところでも、日に100通を超えるメールを返信するとなると、塵もつもれば・・・で、かなり作業時間をとられてしまいますので。

その他にツールは使われていますか?

他は、面談の結果や面接官からのコメントのデータは、kintone(※) で管理しています。現状、メールワイズは社外とのメールのやり取りとそれに関する社内のフローのコミュニュケーション用途で使っていますが、複数のツールを使って都度入力するのは手間になります。メールワイズがデータベース機能と連携すればもっと便利になると思います。

※ kintone:様々なデータを貯めて管理できるデータベースです。詳しく【こちら

最後に、今後のメールワイズの活用や要望について教えてください。

メールワイズのクラウド版サービスができたので、次の選考タームからクラウドに移行しようと思っています。外部からアクセスするときはリモートサービスを使っていたのですが、社内利用の製品(サイボウズ Office・Garoon・kintone)がクラウドなので、外出先からアクセスがまとまるとスムーズで使いやすくなると思います。

要望については、kintone などのデータベースと連携するなどして、さらに情報が一元管理できるようになると嬉しいです。また、メールの返信締め切りがあるものが多いので、キーワードで自動検索して自動アラート設定する機能がつくといいなと思います。

ありがとうございました。