Case Studyサイボウズ社内活用事例 イベント運営

問い合わせ管理業務ですね。
イベントでは、一般のお客様やスポンサー様など、多方面からさまざまな問い合わせが届きます。今回は参加者が合計4,000人を超える大きなイベントなこともあり、さすがに１人では対応しきれず、代理店の方に協力していただいています。

その通りです。

他社のイベント担当の方で、個人メーラーで問い合わせ対応をしている方をよくお見かけします。ですが個人メーラーだとメールの対応状況が見えないので、二重対応や対応漏れが起こってしまったり、CCメールで重要なメールが埋もれてしまったり、管理が煩雑になってしまいます。「メールを複数人で管理できる」という概念は、イベント運営には欠かせない概念だと思っています。

しかもメールワイズのクラウド版は、IPアドレス制限やBasic認証、セキュアアクセスなど、セキュリティの面でも安心に使えます。

そうなんです。やっぱりシステムを選ぶときは、セキュリティ面を重要視しますね。

私と、代理店Aと、代理店Bの３社で対応を行っています。
代理店Aにはスポンサーからの問い合わせを、代理店Bには一般のお客様からの問い合わせを対応してもらっています。

「スポンサー事務局」と「お客様事務局」でスペースを分けて管理しています。
代理店Bは「お客様事務局」のみ担当してもらっているので、「スポンサー事務局」のスペースは見られないようにアクセス権を設定しています。

スポンサー様ですね。１日約20〜30件の問い合わせがあります。一般のお客様からの問い合わせは多くはありません。

スポンサー事務局に問い合わせが届くと、代理店Aの方に１次受付の対応をしてもらいます。一度メールの送信ミスが起きてしまいまして、それ以降「文面作成後、私か代理店Aのリーダーに確認を回してもらう」というルールにしています。

メールワイズはメールの送信権限も設定できるので、私と代理店Aのリーダーだけがメールを送信することができます。

もし代理店の方が返信方針に迷ってしまっても、コメント欄でかんたんに補足できますからね。

あとは「処理中」「未処理」など、もともとある処理状況に加えて、独自の処理状況を作成しています。

イベント運営では、メールは返信したけど別のタスクが残っている時がたまにあります。そのため、「返信したけど残タスクあり」など、独自の処理状況を作成して、タスク管理としても利用していますね。

テンプレートや、一斉配信、アドレス帳も使用しています。

スポンサー様には、必要書類の記入依頼やブースの位置確認など、事務局側からお知らせしなくてはいけない事項がたくさんあります。そのため、届いた問い合わせに対応するだけでなく、運営側からメールを送信するシーンも多くありますね。

便利に使っていますよ。私はメールの「確認者」になることが多いので、コメント欄で気軽に書き込めるのがいいなと思いますね。電車の中とかで、補足事項などをパパッと書けるので。

しいて言うなら、コメントにメンション機能があればもっとうれしいですね。メールは「気づく」仕組みがとても大事だと思います。