Case Studyサイボウズ社内活用事例 営業

営業担当４人と、アシスタント１人で構成されています。私たちのチームは、かなり規模の大きな代理店さまを担当しているため、毎日多くのお問い合わせが届きます。多い時は100通を超えることもありますね。

アシスタントの香川さんとメールを共有するために活用しています。

代理店さまから届くメールには、見積もりや案件同行の依頼、CC共有など、さまざまな種類があります。全てのメールを漏れなくチェックする努力はもちろんしていますが、日頃の営業活動をしながらだと、どうしてもメールを確認する時間が少なくなってしまい、確認漏れが発生するリスクがあります。

そこでメールワイズを使用して、香川さんにメール業務を管理してもらっています。見積もり依頼や受発注関係のメールなど、営業担当じゃなくても返せるメールを香川さんに返信してもらうことで、タスクの分散にもつながっています。

１つのメールアプリケーションに、営業担当４人それぞれのアドレスと、共有アドレス、計５つのアドレスを登録しています。つまり、個人宛に届いたメールも、共有アドレスに届いたメールも、すべて同じアプリケーションで受信します。

「同じ画面で、複数のアドレス宛のメールが一覧できる」ことは、メールワイズの特徴ですね。

メールワイズに届いたメールは、私が内容を全てチェックしています。
私が返信できるものは返信して、営業担当の方にしか対応できないものには、担当者を設定します。

私がチェックをしてから担当者に回すことで、自然とメールの「ダブルチェック」ができる状況を作れています。

営業担当は、自分が担当者に設定されているものだけに対応すれば大丈夫なので、重要なタスクが見える化されてとても便利ですね。

また、コメント欄も便利に活用しています。

営業担当の方は外出することが多いので、オフラインでなかなかコミュニケーションが取れません。そんな時に、メール内容について分からないことや、確認したいことをコメント欄でやり取りできるのは便利です。

僕は使っています。営業は、移動中など空いている時間にメールを処理することも多いので、新着通知が届き、すぐにメールに気付けるのは便利ですね。

新着通知は、「新着メールが届いた時」「自分がメールの担当者に設定された時」「確認者に設定された時」という３つから選択できますよね。私は、「自分がメールの担当者に設定された時」に新着通知が届くように設定しています。

画面が見やすいというのが一番大きいです。今までは、ブラウザを拡大しながら一生懸命に返信をしていたので（笑）メールをモバイルで返信することに、抵抗が少なくなった気がします。

特にコメント欄が見やすいですね。活用頻度も高まった気がします。

はい。一方で、モバイルアプリでは、メールの新規作成やステータス変更ができないので、アプリを開いてからブラウザ版にうつることもあります。このあたりは、次のバージョンアップなどで機能が増えてほしいですね。