Case Studyサイボウズ社内活用事例 セールス

メール・FAXで届いた注文の受注作業を、5つのステップに分けて担当を割り当ててます。

複数人で行うので、どの注文がどの工程にあるのかを管理する必要があるわけです。工程はメールワイズのステータス管理を活用して共有できるようにしています。

他にも、Webフォームからの注文はメールとして、FAXでの注文もメールとしてメールワイズで受信しているので、各工程が終わるごとにメールのステータスを次工程に変更することで共有出来ています。

便利な機能の一つにお知らせ欄ですね。受信BOXの上部（お知らせ欄）に周知内容を記載することができるので、重要な連絡事項を最も人が集まる場所でお知らせすることができます。

それにより、「セールス」部門のお知らせ欄は各工程でやること、今週の各工程の担当者を記載しています。いつもメールワイズを見れば、今週は誰が何を担当するのか一目瞭然です。

やはり、連続している処理を複数人で担当するには工夫が必要です。特に大切なのが「誰が何をしているか」をメンバー全員で共有することにあります。このことが共有されていれば「誰に何を聞けばよいか」がわかるため、仕事がスムーズに進みます。

受注以外にも見積り、登録情報の変更、ライセンス再発行等のご連絡も頂きます。これらの連絡もメールワイズで受けています。ほとんどのメールはルールが決まっている内容で、メンバーであれば誰でも対応が可能です。

ただ中には個別に判断が必要なメールがあり、その場合には閲覧したメンバーが個別対応として担当やステータスに変更します。マネージャーは自分の担当分やステータスを絞り込むだけで、自らが担当しなければならないメールだけを表示することができます。

サイボウズのような中規模の受注部門では専用システムを入れることは出来ないですし、かと言って運用努力だけでは効率化には限界があります。

もし、メールワイズがないとするとすべてを紙での処理になるかもしれません。メールで受注したとしてもそれを印刷して紙で回すなどをしないと管理しきれないと思います。