メールワイズ by サイボウズ

Case Studyサイボウズ社内活用事例 セミナー事務局

業種
IT・情報通信
業務
お問い合わせ管理

1日250件!二人でセミナー受付業務を回す仕事術

セミナー事務局 岡田 知子

今回は、サイボウズの社内活用シーン第三回「セミナー事務局」をご紹介いたします。

日頃のメール業務や利用方法から、1日250件のメールも楽々対応!セミナー事務局の裏側を伺いました。

サイボウズではこれから製品の導入を検討されるお客様や、既に製品をご購入されたお客様向けとして、年に数度、全国でのセミナーを実施しています。

セミナー事務局とひと言で言っても、普段参加する側の私達はいったいどういうやり取りがされているのか、少し考えてみましたが参加側だと検討つきませんよね。

セミナー事務局は、どんな感じのお仕事でしょうか。

セミナーに関わる業務です。例えば、一回のシリーズで全国各地から近場の会場へ約 1,000 社のお客様からのお申込やお問い合わせを受ける事もあるわけですが、これらのメールを一手に引き受け、日々対応していただいているのがサイボウズセミナー事務局です。

具体的にメールを使うのは、どんな業務があるのでしょうか。

別のWebフォームで受けた申込をメールで受けたり、お客様からのキャンセル連絡を受けたりと、セミナーに関するメールのやり取り全般をメールワイズで行なっていました。

セミナー事務局では申込メールをただ受けて終わりではない。セミナーに関するメールのやり取りは下記の通り、多岐に渡ります。

セミナー事務局の対応メール

  • セミナー申込メール(Webフォームから受信)
  • 受講者様への申込受付完了メール
  • 受講者様へのリマインドメール(※セミナー開催3日前に受講者様へ送るメール)
  • セミナー当日の来場サンクスメール
  • 受講者様からのキャンセル・変更メール
  • 受講者様からのお問い合わせメール
  • 受講者様への資料請求メール

これらすべてのメールをメールワイズでやり取りしていたというのだから驚きです。

1日250件のメールも楽々対応!二人で処理できる

メール対応の件数や人数など体制を教えてください。

通常はメール1日100件くらいで、開催予定が多いピーク時は1日250件以上ありますね。通常の100件程度なら私一人で対応できるのですが、ピーク時でも二人で処理できています。

多い時は1日250件以上あるのに、たった二人で処理されていたのでしょうか?

はい。受付メールの返信に関してはスピードが命です。Webフォームからお申込のお知らせを受信すると、まずそのお客様にお申込を正式に受け付けました、というメールを送らなくてはなりません。人気の会場だとすぐに満席になったりすることがありますからね。セミナーを申し込まれて楽しみにされているお客様を待たせる訳にはいきませんから

さすがに、身内でもビックリしました。

今回、お話し伺う前に想像していた件数を、遥かに超えていました。

250件超えの状況を笑顔で語られてる姿を見て、とても参考になりそうな記事が出来そうだと感じたのは言うまでもありません(笑)

大量のメールを捌き続ける秘訣その1「テンプレート」の活用がカギ!

全国の会場申込を同時に受け付けていたんですよね?混乱などはありませんでしたか?

会場の申込状況そのものの管理に関しては、『サイボウズ Office』のカスタムアプリ機能を利用しました。カスタムアプリを確認しつつ、会場ごとに内容を変えてメール返信を行なっていましたので、大きな混乱はありませんでした。

会場ごとに内容を変えて、というのは手動でですか?

いえ、予めテンプレートを開催する回数分、作っておきました。こうすれば返信メールを作成するときに、クリック1つで案内が可能になりますし、間違いもありませんから

大量のメールは作成したテンプレートを使い処理しているんですね。

メールワイズのテンプレートは再利用して作る事もできるんです。今回は全国41箇所でセミナーを開催しましたが、41回作り直す事もなくホントに楽にテンプレートを作れました。さらに、会場によっては、地図をつけてご案内する必要があったので、そういうところはテンプレートにファイルを添付して対応していました。

開場受付で使われたテンプレート
開場受付で使われたテンプレート

なるほどそれは便利ですね。

テンプレートを使うと、お客様の会社名やお名前も自動的に文中に引用されるから確かに楽ですね。

大量のメールを捌くためのコツって他にありましたか?

そうですね。セミナーのお申込は24時間、Webから受け付けています。私達が24時間それに対応しっぱなしという事も難しいので、やはり一日の区切りとしてどこまで対応する、という運用ルールを設定していました。

運用ルールですか。どんな感じでしょう?

その日の17時30分までに受けたお申込はその日中に返信する、というルールでした。ただ、ルールを設けるだけではなかなか運用が難しいのでメールワイズの"区切り線"を利用していました。"毎日、17:30まで"とそれ以降のメールの間に区切り線を設定し、そこまでは必ず返信していました。担当者が二人とも『ともこ』だったので自分たちの名前を入れて励みにしていました(笑)

がんばれ「ともこ」と励ましている区切り線
がんばれ「ともこ」と励ましている区切り線

なるほど、それで「ここまでがんばろうライン(ともこ)」なのですね(笑)。

大量のメールを捌き続ける秘訣その2「一斉配信」で作業効率アップ!

他に活用されている機能はありますか?

一斉配信機能ですね。リマインドメールやサンクスメールなどは、すべての受講者の方に同じ内容を送るため、一通一通対応していてはとても時間がかかります。最初はそうやって対応していたのですが、ある日一斉配信機能があることに気が付きました。

一斉配信の宛先など設定はどうやってますか?

外部のCSVファイルからその場で読み込んで宛先を設定しています。テンプレートと同様に、受講者様の会社名やお名前が自動的に挿入されるのでとても楽にメールを送信できました

なるほど。その場で宛先を外部ファイルから読み込めるのは便利ですよね。

あとは、メールワイズならでは、というかサイボウズならではですが、同じ画面を複数の担当者で共有できるので、例えば他部署に確認を取らないといけないようなご質問を受講者様からいただいた時も、いちいち転送する手間がかからなくてとても助かりました。転送したりしていると、それだけでお客様への返信に時間がかかってしまいますし。

さすが、常に「メールのスピード」を意識している方ならではの発言ですね。私達が普段意識していないところをさらっと実現してしまうのは素晴らしいと思います。

セミナーの裏側を支える頼もしいスタッフとして、これからもご活躍ください。

ありがとうございました。