「リマインドメール」とは？
「リマインドメール」とは、予定やタスクの期限が近づいたことを知らせるために送信されるメールを指します。
リマインドメールを送ることで、送信先の相手に期日を思い出してもらったり、期限を守ってもらったりするように働きかけることで、対応漏れや、スケジュールの確認漏れを未然に防げます。
角が立たないリマインドメールの書き方
リマインドメールは、普通のビジネスメールと同じく、「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の7つの項目から構成されます。
リマインドメールで重要なのは「件名」「要旨・詳細」「結び」です。特に件名や結びの挨拶のポイントを守ることで、角が立たないリマインドメールを送ることが可能です。それぞれ詳しく見ていきましょう。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・営業で重要なメールマナーのポイント
・営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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【件名】用件と日付を明確に記載
件名に、【再送】と入れるかどうかは、相手がアクションをする必要があるかどうかで決めましょう。例えば、発注書や請求書、契約書などの確認は、相手のアクションが必要になります。この場合は、件名に【再送】を入れても許容されるでしょう。
しかし、見積書などのように、アクションをするかどうかの判断が相手に委ねられている場合は、リマインドであることを示すと角が立つ可能性があるので、差し控えましょう。また、期限や決まった日時があれば、何月何日までと具体的な書き方をすると、相手がアクションを取りやすくなります。用件は具体的にわかりやすく書くことが重要です。
【要旨・詳細】リマインドすべき内容を記載
要旨・詳細でリマインドすべき内容を記載しましょう。うっかり忘れているだけという可能性もあるので、催促されていると感じさせないよう、「あくまで確認のため」といったニュアンスを前面に出すのがポイントです。
例えば、「〇〇の納期（回答期限など）が〇月◯日までとなっています。ご進捗はいかがでしょうか」といった少し遠回しの言い方をすると、相手に不快感を抱かせにくいでしょう。会議やイベントなどのお知らせの場合は、開催日時や場所、申込期限などの大切な情報を簡潔に記すのも効果的です。
リマインドメールを送信する方法も工夫しましょう。元のメールに対して返信または転送してリマインドすると、相手は元のメールを探す時間や手間を省けます。メールを新規作成してリマインドする場合は、すでに送信した元のメールから重要な情報を引用すると良いでしょう。
【結び】相手方を気遣うような文言を記載
結びは、本文を締める挨拶ですので、相手を気遣うような文言を入れます。具体的には、「お忙しいところ恐縮ですが」や「ご面倒かとは思いますが」「お手数をおかけしますが」などが、リマインドメールの結びにはふさわしいでしょう。
【シーン別】リマインドメールを送るタイミング・文例
ここでは、シーン別にリマインドメールを送るタイミングとその文例を4つご紹介します。
1.タスクの期限の再通知
資料提出や納品物の提出など、タスクの期限が迫っている場面で期限の再確認を行う場合にリマインドメールを送ります。こちらからのリマインドを受けて、相手が未対応だったことに気づき、期限に間に合わせられるタイミングに送付するのが適切です。通常のタスクなら、送信のタイミングは期限の2～3日前で十分でしょう。
件名：
【再送】■■プロジェクトのご提案書について（〇/〇（〇）まで）本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。日頃より、■■プロジェクトにご協力いただき、誠にありがとうございます。
A社様へのプレゼンテーションの期日が迫る中、
ご提案書をご準備いただいているかと存じます。
〇月〇日（〇）までに弊社にご送付いただく予定ですが、
ご進捗はいかがでしょうか。資料作成に必要な情報やデータなどはございませんでしょうか。
何かお困りのことやご不明な点などがございましたら、
ご遠慮なくお申し付けください。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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署名
2.会議やアポイントメント日時の再確認
取引先とのアポイントメントや、社内会議の日時の再確認を行う場合にも、リマインドメールを送ります。送信のタイミングは、予定日の2～3日前です。「〇月〇日はどうぞよろしくお願いいたします」というメールが届いたら、仕事が丁寧だと感じる人のほうが多いでしょう。
件名：
□□の企画会議の件（〇／〇）本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。□□の企画会議の件で、ご連絡しました。
弊社からは、課長の〇〇と私が出席する予定です。
会議の日時、開催場所、緊急連絡先を記します。
何かございましたら、ご連絡ください。日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～
場所：弊社2F 会議室
アクセス：URL
緊急連絡先：担当▲▲ 090-####-####〇月〇日はどうぞよろしくお願いいたします。
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署名
3.イベントや食事会の出欠の再確認
社内外の食事会やイベントの出欠の再確認を行う場合にも、リマインドメールを送りましょう。送信のタイミングは、予定日の2～3日前です。
件名：
【再送】〇/〇 社内ランチ交流会の出欠確認本文：
関係者各位お疲れ様です。
××部の▲▲です。〇月〇日（〇）に開かれる社内ランチ交流会の出欠確認の件で、ご連絡いたしました。
出欠の回答期限が〇月〇日（〇）となっております。
確認したところ、ご回答いただけていないようですので、
下記URLよりご回答をお願いできますでしょうか。
URL:--------------------
社内ランチ交流会
日時：〇月〇日（〇）〇～〇時
場所：3Fフリースペース
----------なお、社内ランチ交流会の詳細につきましては、
〇月〇日送信のメールをご確認ください。大変お手数ですが、よろしくお願いいたします。
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署名
4. 採用面接の日時の再確認
採用担当者にとって、候補者に採用面接の日時を再確認するのは大切な仕事です。このような場合にも、リマインドメールを送ります。送信日は、予定日の前日です。
件名：
明日の面接について【株式会社△△】本文：
●●様お世話になります。
株式会社△△人事部の▲▲でございます。明日の面接について、ご確認のためご連絡します。
■面接日時：〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～（約1時間）
■面接会場：弊社2F 会議室
■住所：
■アクセスマップ：URL
■持ち物：筆記用具面接開始時間の15分前までにご来社ください。
受付にて、面接会場までご案内いたします。交通機関の遅延や体調不良など、不測の事態が発生した場合は、
下記の緊急連絡先までお電話をお願いいたします。■緊急連絡先
担当：
TEL：どうぞお気をつけてお越しください。
明日、お会いできるのを楽しみにしております。
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署名
リマインドメールへ返信するときのポイントと文例
前章まではリマインドメールを送る側でしたが、自分がリマインドメールを受け取ることもあるでしょう。ここでは、リマインドメールへ返信するときのポイントと文例をご紹介します。
リマインドメールを受け取ったら早めに必ず返信する
1対1のリマインドメールを受け取ったら、なるべく早いタイミングで返信するよう心がけましょう。仮にリマインドの内容を覚えていても、返信するのがマナーです。一括送信でのリマインドメールについては、返信しなくても問題ありません。
もし、確認のタイミングが期限に遅れていた場合には、冒頭で謝罪の一言を添えるようにします。「失念しており、大変失礼いたしました」や「期限に遅れてしまい、誠に申し訳ございません」といった文言が適切です。
リマインドメールへ返信するときの文例
リマインドメールへ返信するときには、自分を気遣ってくれた相手に対するお礼の一文を記載しましょう。リマインドの内容について確認したのか、対応したのかなど、自分が取ったアクションを伝えます。また、件名は変更せず、返信を示す「Re:」を消さないようにしましょう。そうすることで、相手はどの案件の返信なのかがすぐにわかります。
件名：
Re:明日の面接について【株式会社△△】本文：
株式会社△△
人事部 ▲▲様お世話になります。
貴社求人に応募させていただいております▲▲です。面接日程詳細についてお知らせいただき、ありがとうございます。
日程・詳細を再度確認いたしました。
明日はどうぞよろしくお願いいたします。
-----
署名
リマインドメールを送信して、連絡忘れを防ごう
リマインドメールを送るのは、相手に対して失礼なことではありません。書き方や伝え方に配慮する必要がありますが、タイミング良くリマインドできることは、「進捗管理ができる」や「約束を守れる」「仕事ができる」といった評価につながるでしょう。
リマインドメールを上手に送信して連絡忘れを防ぎ、業務を円滑に進めましょう。
このブックでは、これらのことを紹介しています。
- 重要なメールマナーのポイント
- よく使う挨拶・結び・フレーズ集
- シーン別のメール文例集の解説
メールの書き方やマナーでお困りの方は必読です！
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