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【文例付き】ビジネスメールの返信マナー、お礼の書き方

メールの書き方
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この記事の内容

    ビジネスメールの返信 基本のマナー

    仕事でメールを受け取ったら返信するのがマナーです。内容を確認した旨と連絡をいただいたことへのお礼を伝えましょう。いつまでに返信すればいいのか、「Re:」を残すのか、「Cc」で受け取ったメールに返信するのかなど、基本的なメールの返信のマナーをお伝えします。

    1)返信は即日中、遅くとも24時間以内に

    メールを受け取ったら可能な限り早めに返信しましょう。基本的には即日、遅くとも24時間以内に返信するようにします。

    2)件名は変更せず「Re:」は消さない

    件名は変更しないほうが何の件のメールか分かりやすいです。また「Re:」が付いていることで返信メールであるということが分かりやすくなります。やり取りが続き「Re:」がその都度増えてしまう場合には、1つだけ「Re:」を残します。話題が変わったら「Re:」をやめ、そのタイミングで件名を変えましょう。

    3)「Cc」で受け取ったメールは返信の必要はない

    自分に「Cc」で届いたメールの目的は情報共有なので、原則返信の必要はありません。返信の必要がある場合は、内容によって「送信者のみに返信」するか、「全員に返信」するかを判断しましょう。返信する際は「横から失礼します」など、一言入れるようにします。

    4)複数の質問に回答するときは「引用返信」を利用する

    1つのメールで複数の質問に回答するときは、引用返信を利用しましょう。相手の文章を部分的に引用することで、内容が伝わりやすくなります。部分引用には「> 」の記号を使うのが一般的です。

    5)業務時間外のメールはできるだけ避ける

    業務時間外のメールはできるだけ避けましょう。どうしても送る必要がある場合は、「業務時間外に失礼いたします」「返信は明日いただけますと幸いです」などの言葉を添え、相手への気遣いを忘れないようにしてください。

    返信はどこまで必要?

    ビジネスメールは1つのメールで1つの用件とし、少ないやり取りで完結させることが望ましいものです。メールの目的が達成されたらやり取りは終わります。しかし、予想外にやり取りが続いてしまい「どこまで続ければいいのか」と悩むこともあるでしょう。そこで、やり取りを終わらせる際のマナーをお伝えします。

    最初にメールを送った場合

    一般的に、最初にメールを送った側がやり取りを終わらせます。例えば、自分が問い合わせメールを送り、相手から返信があった場合、内容を確認したことと回答へのお礼を伝えメールのやり取りを終えて問題ありません。

    相手からメールを受け取った場合、確認や回答など求められていることをした上で、返信します。この返信に対して相手からお礼のメールが来たら、そのメールへの返信は不要です。

    お礼メールや文末に締めくくりの文章がある場合

    そもそも送られてきたメールが、不特定多数に宛てたものや自動返信のお礼メールだった場合も、返信の必要はありません。例えば、資料請求や問い合わせをしたり、展示会やセミナーなどに参加したりすると、主催者からお礼のメールが届くことがよくあります。興味があれば返信しますが、そうでなければ返信しないことでやり取りを終わらせましょう。

    また、やり取りを終了させる意図を持つ締めの文章でメールが終わっている場合にも、返信の必要はありません。相手のメールに終了の合図が出ていたら、その意図を汲んでやり取りを終わらせましょう。やり取り終了の合図には、次のようなものがあります。

    ・何かございましたらご連絡ください。
    ・またこちらからご連絡させていただきます。

    「返信は不要です」と書かれている場合

    「返信不要」と書かれているのは、相手の手を煩わせないための気遣いです。返信してはいけないということではありませんので、相手や内容によって判断をしてください。返信不要を意味するフレーズには、次のようなものがあります。

    ・ご返信は不要/無用です。
    ・ご返信の必要はございません。
    ・ご返信には及びません。

    返信メールの書き方

    ビジネスメールの返信のマナーを見たところで、次は返信メールの書き方へと進みましょう。

    121-02.png

    ビジネスメールには「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素があります。返信メールの場合、「件名」はあえて書き換えなくても大丈夫です。「宛名」の社名は株式会社を「(株)」のように省略せず、氏名に間違いがないことを確認しましょう。「挨拶・名乗り」では、相手との関係性から適切な挨拶を選びます。

    「要旨」でご連絡いただいたことへのお礼を述べましょう。「詳細」で内容を確認した旨を伝えたり、質問があれば書き加えたりします。質問への回答を求める場合など、やり取りがまだ続くようであれば、返信を求める一文で「結び」を終えるようにしましょう。やり取りを終える場合には合図を出し、署名を挿入して終了です。

    返信メールのシーン別文例

    ビジネスシーンでの返信にはさまざまなものがあります。よくある返信文例をシーン別にまとめましたので、参考にしてください。

    取引先へお礼を伝える際の返信文例

    件名:
    Re:打ち合わせ日程調整のご依頼

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    昨日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

    ●●様からお伺いした課題やご要望に関しまして、
    新たな対策を検討しつつ、次のお打ち合わせの際にご提案させていただければと存じます。

    ご不明点などがございましたら、
    私までご連絡いただけましたら幸いです。

    今後ともよろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

    取引先へお詫びをする際の返信文例

    件名:
    Re:本日納品の■■の不具合について

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    この度は発送した商品に破損があったとのこと、
    ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

    代わりの商品を本日発送いたしましたので、
    明日には到着する予定です。

    原因を究明し、来週金曜日までに詳細をご報告いたします。

    今後このようなトラブルでご迷惑をおかけすることのないよう、
    商品の製造・管理により一層の注意を払う所存です。

    メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
    改めてお電話させていただきます。

    どうぞよろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

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    日程調整メールへの回答の返信文例

    <提案された日で承諾する場合>

    件名:
    Re:■■お打ち合わせの日程のご相談

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    △△株式会社の▲▲です。

    ご連絡ありがとうございます。

    それでは、以下の日程でお打ち合わせをお願いいたします。

    ・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

    弊社からは▲▲1名が参加します。

    -----
    署名

    <日程が合わず希望日を提案する場合>

    件名:
    Re:■■お打ち合わせの日程のご相談

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    △△株式会社の▲▲です。

    ご連絡ありがとうございます。

    大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は予定があり、調整がつきません。

    同日〇月〇日の午前中(〇時~〇時)でしたら、伺うことができます。
    ご都合はいかがでしょうか。

    また同じ週でしたら、以下の日程が調整可能です。

    〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇
    〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

    お忙しいところ恐縮ですが、ご都合をお聞かせいただければ幸いです。

    ご検討よろしくお願いいたします。

    -----
    署名

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    お客様からの問い合わせメールへの返信文例

    件名:
    Re:お問い合わせいただいた「■■」の件【△△株式会社】

    本文:
    ●●様

    お世話になります。
    △△株式会社の▲▲と申します。

    弊社製品「■■」についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
    ご質問の回答は以下のとおりです。

    >「■■」の都内の取扱店舗を教えてください(当方世田谷区在住)。

    都内では、◎◎マーケットにて取り扱っております。
    世田谷区であれば、「××店」がお近くかと思います。
    ◎◎マーケット ××店: https://~~~~
    その他の取扱店舗につきましては、下記のページをご参照ください。

    ▼「■■」取扱店一覧 
    https://~~~~

    なお、弊社オンラインショップでも「■■」の販売を行っております。
    送料無料でご自宅までお届けできますので、ぜひご利用ください。

    ▼「△△」オンラインショップ
    https://~~~~

    他にもご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
    今後とも、弊社製品をよろしくお願いいたします。

    -----
    署名

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    異動の挨拶への返信文例

    件名:
    Re:異動のご挨拶【●●株式会社○○(氏名)】

    本文:
    ●●株式会社
    〇〇様

    いつも大変お世話になっております。
    △△株式会社の●●です。

    この度はご丁寧に異動のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

    約●年間、〇〇様には大変お世話になりました。
    特に、●●年度の厳しい時期を乗り切ることができましたのは、
    〇〇様のご尽力あってのことです。
    あらためて感謝申し上げます。

    新しい部署におかれましても、ますますご活躍されますようお祈りいたします。
    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

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    退職挨拶への返信文例

    件名:
    Re:退職のご挨拶

    本文:
    ●●株式会社
    〇〇様

    いつも大変お世話になっております。
    △△株式会社の●●です。

    このたびはご多用の中、ご丁寧にご退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。

    これまで長い間、〇〇様には大変お世話になりました。
    また、■■のプロジェクトの際は
    弊社のため献身的にご尽力いただき感謝に堪えません。
    重ねてお礼申し上げます。

    ◯◯様がご退職になるとのことで名残惜しい限りですが、
    今後はご後任の△△様にお力添えいただき励んでまいります。

    今後の◯◯様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
    くれぐれもお体ご自愛ください。

    -----
    署名

    メールの返信を催促したいときの文例

    メールの返信を催促したい場合、まずはメールが未送信になっていないか確認しましょう。また相手の迷惑メールフォルダに入っている可能性もあります。文面では、相手に配慮した言葉を入れつつ、メールを送った日と内容、返信希望日について再度伝えましょう。相手を責めずに必要な条件を聞き出すとスムーズです。

    件名:
    Re:□□お見積り内容ご確認のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日は、□□についてご面談のお時間をいただきありがとうございました。
    またお見積りのご依頼もいただき、深く感謝申し上げます。

    さて、〇月〇日(〇)にメールにて見積書をお送りしました。

    ご検討中のことと存じますが、
    他に必要な情報や条件などがあればお申し出ください。

    ご多用中のところ恐れ入りますが、
    ご要望の期日に納品させていただくためには、
    〇月〇日(〇)15時までにご送付いただけますようお願いいたします。

    何卒よろしくお願い申し上げます。

    -----
    署名

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    テンプレートの活用や文例のマニュアル化で効率向上

    メールの返信には、ビジネスシーンに応じたさまざまな文例があります。まずは、内容を確認した旨とメールを送ってもらったことへのお礼を伝えましょう。そこから先の返信内容は、やり取りによって変わってきますが、ある程度のパターンはあるといえます。メール共有ソフトのテンプレート機能の活用や文例のマニュアル化で、チームの品質統一や作業効率向上を図りましょう。

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