ネットショップ（EC）運営に必要なメール文例集

ネットショップ（EC）運営に必要なメールの書き方とポイント

　

まずはメールがどのような内容から構成されるかを知るところから始めましょう。基本的にビジネスメールは、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素で構成されています。

「件名」はメールのタイトルです。どのような用件なのか簡潔にわかりやすくまとめると、読んでもらいやすくなります。「宛名」には、メール送信先の方の、会社名、部署名、氏名を正しく記しましょう。「挨拶・名乗り」では、送信先の人や状況に対して適切な挨拶を選び、送信側の自分が何者かを明らかにします。

「要旨」でメールを送った目的や理由を簡潔に伝え、具体的な内容は「詳細」としてその後に続けるように書きます。「結び」として、本文の最後にふさわしい挨拶で、念押しや心遣いを述べてメールを締め、末尾に連絡先を示す「署名」を添えて、メールの完成です。

ここからは、ご紹介したメールの基本を踏まえて、ネットショップ運営に必要なメールの書き方とポイントを解説します。特に重要なのが「件名」と「署名」、送信元の「メールアドレス」です。

【件名】用件とショップ名を明確に記載

お客様は、たくさんあるメールの中から、件名を見て一瞬でどれから読むかを判断します。一斉メールや営業メールと混同されないようにしましょう。例えば、「ご注文ありがとうございます」だけでは、何の注文なのかわかりません。用件を具体的にわかりやすく書くのが重要です。【】などの記号を使って強調してもいいでしょう。迷惑メールやスパムメールと勘違いされないようにすれば、メールを開封してもらいやすくなります。なお、送信者名にショップ名を設定している場合は、件名は用件のみで問題ありません。

【署名】ショップ情報を提示して信頼性を向上させる

「署名」にショップ情報をしっかりと提示して信頼感を向上させるのも、大切なポイントです。受信者が問い合わせをしたい場合などに備えて、連絡先情報を記載しておきましょう。きちんとした「署名」があることで、メールが本当にネットショップから送信されたものであるとわかり、受信者の安心につながります。

問い合わせや受注時などに自動送信メールを設定している場合には、冒頭でその旨を記載しておきましょう。

※このメールは【ショップ名】をご利用いただいた方に自動配信しております。

「署名」のテンプレートを示しますので、参考にしてください。

‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
■ 【ショップ名】
郵便番号
住所
電話番号：
メールアドレス：
URL：

営業時間：9:00～19:00（ご注文は24時間受け付けております）
定休日：毎週●曜日
お問い合せについては、通常2営業日以内にご返信いたします。

■ 【ショップ名】　公式SNS
Facebook：
Instagram：
Twitter：

■ 最新情報（ブログ）
URL：

ご不明な点などございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

※本メールにお心当たりがない場合は、お手数ですが、上記メールアドレスまでご連絡ください。

‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥

ネットショップ専用のメールアドレスを使用する

ネットショップの運営では、ショップドメインの顧客対応専用のメールアドレスの使用がおすすめです。専用アドレスを用意することで、複数人で対応できたり、、顧客対応以外の業務とネットショップで使用するメールアドレスを分けることでメールの管理が煩雑になるのを避けられられます。

メールアドレスは、わかりやすいものにしましょう。例えば、「shop@〇〇.co.jp」「info@〇〇.co.jp」などです。用件によって分けておきたい場合には、「order@〇〇.com」「contact@〇〇.com」などのように、受注用や問い合わせ用のメールアドレスを設けておくと管理しやすくなります。

ネットショップ（EC）運営で必要なメール文例集

ネットショップを運営するのに必要な一連のメールとその文例を見ていきましょう。受注から注文確定、入金確認、重複注文への対応、発送、再購入促進、クレーム対応、問い合わせ対応までご紹介します。

お礼メール（注文確認メール）

お礼メール（注文確認メール）はお客様が商品を注文した後に送られるメールで、注文後に自動送信で送るケースが多いです。メール本文ではお客様の注文情報を記載し、内容に誤りがないか確認を促す内容にします。

件名：
【ショップ名】ご注文いただきありがとうございます

本文：
〇〇様

この度は、数あるネットショップの中から当店をお選びいただき、
誠にありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

お客様からのご注文を下記のとおり承りました。
商品の在庫確認が取れ次第、ご注文確定メールをお送りいたします。

----------------------------------------
■ご注文内容
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
メールアドレス：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
お支払い方法：
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご注文内容詳細
商品名：
数量：
小計：        円
消費税：    円
商品金額合計：    円
----------------------------------------
送料（税込）：　　　　円
----------------------------------------
合計（税込）：　　　　円
----------------------------------------

----------------------------------------
お届け先：
〒●●●-●●●●
●●●●●●●●●●●●●●
●●●●様
お電話番号：
配送会社：
配送方法：

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご注文内容のキャンセル・変更はこちらから
URL：
----------------------------------------

ご不明な点やお気づきの点などがございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
----------------------------------------
■お問い合わせ先
ショップ名
メール：
電話：
受付時間：
----------------------------------------

この度はご注文いただきありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

注文確定メール

注文確定メールは、商品の注文を受領後、在庫確認をした上で商品が正確に受注された旨を伝える役割があります。最近のショップシステムでは在庫連動していて、注文と同時に確定となり決済完了となっているので、利用することは少ないですが、システムを使わずにメール注文などを行っている場合は必要になります。

件名：
【ショップ名】ご注文内容確定のご連絡

本文：
〇〇様

この度は、ご注文いただき誠にありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

商品の在庫を確認できましたので、本メールにてご注文を確定させていただきます。
お支払い方法をご確認の上、指定の期日までにご対応をお願い申し上げます。

ご入金の確認が取れ次第、発送準備を開始いたします。

----------------------------------------
■ご注文内容
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
お支払い方法：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
----------------------------------------
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご注文内容詳細
商品名：
数量：
小計：        円
消費税：    円
商品金額合計：    円
----------------------------------------
送料（税込）：　　　　円
----------------------------------------
合計（税込）：　　　　円
----------------------------------------
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ご不明な点やお気づきの点などがございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
----------------------------------------
■お問い合わせ先
ショップ名・担当者名
メール：
電話：
受付時間：
----------------------------------------

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

入金確認メール

銀行振込や前払い（コンビニ決済）などの支払方法を希望したお客様には、入金が確認できたら、メールでその旨をお知らせします。

件名：
ご入金を確認いたしました／ショップ名

本文：
〇〇様

この度は、当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

〇月〇日付けでお客様のご入金を確認いたしました。
お忙しい中、お支払いにご対応いただきありがとうございました。
すみやかに商品の発送準備にとりかかります。

発送は本メール配信後2営業日以内に行ないます。
発送が完了しましたら、伝票番号とともに発送完了メールをお送りいたします。

----------------------------------------
■ご注文内容
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
お支払い方法：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
----------------------------------------

ご不明な点やお気づきの点などがございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
----------------------------------------
■お問い合わせ先
ショップ名
メール：
電話：
受付時間：
----------------------------------------

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

重複注文確認メール

同一のお客様から近い日時で同じ商品の複数回注文があった場合、トラブル回避のため、商品の出荷前に注文内容の確認を促すのが重複注文の確認メールです。ネットショップによって対応が異なりますので、自社の方針に沿ってお客様に対処方法をご案内しましょう。

件名：
ご注文内容ご確認のお願い／ショップ名

本文：
〇〇様

この度は、当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

お客様のご注文内容を確認させていただいたところ、
下記の内容にて複数回ご注文がございました。
ご注文内容が同じものになっておりますが、
何らかの手違いにより、ご注文が重複している可能性はございませんでしょうか。

もし、ご注文が重複している場合は、大変お手数でございますが、
一度全てのご注文をキャンセルいただき、再度正しい内容にて
ご購入手続きをお願いいたします。
お手数をおかけ申し訳ございませんが、ご注文内容をご確認いただき、
問題なければその旨、ご返信ください。
ご返信を待って発送とさせていただきます。

----------------------------------------
■ご注文内容
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
お支払い方法：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
----------------------------------------

----------------------------------------
■ご注文内容
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
お支払い方法：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
----------------------------------------

■ご注文内容のご確認（変更・修正・キャンセル）はこちらから
URL：

ご不明な点やお気づきの点などがございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
----------------------------------------
■お問い合わせ先
ショップ名・担当者名
メール：
電話：
受付時間：
----------------------------------------

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

商品発送完了メール

商品発送完了メールでは、お客様に商品の発送が完了したことをお知らせします。お客様が商品を追跡できる伝票番号と、配送状況を確認できるリンクを記載しましょう。万が一商品に不具合などがあった場合の流れも説明します。

件名：
商品発送完了のお知らせ[ショップ名]

本文：
〇〇様

この度は、当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

〇月〇日に、△△（発送方法）にて商品を発送いたしました。
商品のお届け予定日や配送状況につきましては、下記のURLからご確認いただけます。

■配送状況のご確認はこちらから
URL：

■お荷物の出荷情報
----------------------------------------
お荷物伝票番号：
配送会社：
配送方法：
お届け予定日：
お届け時間帯：
----------------------------------------
お届け先：
〒●●●-●●●●
●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●様
お電話番号：
----------------------------------------
ご注文番号：
ご注文日時：
ご注文者様：
お支払い方法：
----------------------------------------
ご注文内容：●●●●（商品名）
数量：●個
----------------------------------------

問い合わせには伝票番号が必要になります。
発送日の翌日から配送状況をご確認いただけます。
お届け日時の変更をご希望の場合は、配送会社に直接ご連絡ください。

商品がお手元に届きましたら、お早めに内容のご確認をお願いいたします。
万全を期しておりますが、万が一商品の不備や破損、誤りなどがございましたら、
大変お手数ですが、商品到着から〇日以内にご連絡ください。

お届け日から〇日を過ぎての商品交換はお受けいたしかねます。
また、ご注文日から〇日を過ぎての商品未着については
対応できませんので、ご注意ください。

----------------------------------------
■商品交換のご連絡・その他お問い合わせ先
メール：
電話：
受付時間：
----------------------------------------

ご不明な点やお気づきの点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は当店にて■■（商品名）をご注文いただき誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ち申し上げます。

-----
署名

フォローメール

商品がお客様のお手元に届いた後、使用感や満足度などの感想をお伺いするのがフォローメールです。リピーターを増やすためにフォローメールを送ります。商品のレビューを投稿してくれたお客様や〇日以内に再購入するお客様にはクーポンコードをプレゼントするなど、特典を用意しても良いでしょう。

件名：
◆クーポンコード贈呈◆お客様のご感想をお聞かせください[ショップ名]

本文：
〇〇様

先日は当店をご利用いただきありがとうございました。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

ご購入いただいた商品はいかがでしたでしょうか。
もしよろしければ、下記のレビューから率直なご意見やご感想をお聞かせください。

商品レビューをご投稿いただいた方には、
次回以降のお買い物にご利用いただける20%OFFのクーポンコードを贈呈いたします。

それでは、〇〇〇〇様のレビュー投稿をお待ちしております。

■レビューの投稿はこちらから
URL：

■レビュー一覧はこちらから
URL：

■お得なセール情報！
URL：

お客様のご意見やご感想を伺い、喜んでいただけるお店づくりをしてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

-----
署名

クレーム対応メール（お詫びメール）

クレーム対応にはさまざまな種類があります。具体的には、欠品や在庫切れ、入荷未定、配送の遅延、間違った商品の発送、不良品、スタッフの対応ミスなどです。ここでは、不良品に対するお詫びのメールの文例を紹介しましょう。

件名：
■■（商品名）の商品不良に関するお詫び／ショップ名

本文：
〇〇様

この度は、ご連絡ありがとうございます。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）です。

ご注文いただきました■■（商品名）につきまして
お届けした商品に不備があり、〇〇様には大変ご迷惑をおかけしてしまい、
心よりお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、配送途中での破損の可能性が高いことがわかりました。
つきましては、急ぎ代わりとなる品物をお送りさせていただきます。
大変恐縮ですが、商品到着まで今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。
発送が完了しましたら、別途メールにてご連絡差し上げます。

また、ご面倒をおかけしますが、お客様のお手元にございます商品につきましては、
着払いにて当社までご返送いただきたく、ご対応をお願い申し上げます。

■返送方法（着払い）

以下宛先まで、宅急便等の着払いにて、返送ください。
----------------------------------------
社名
部署・グループ名
担当者名
郵便番号
住所
電話番号
----------------------------------------

今後はこのようなことを二度と繰り返さないよう、十分に注意いたします。

この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。

-----
署名

問い合わせ対応メール

お客様からのお問い合わせメールへの返信は、対応が早いほど信頼の獲得につながります。可能であれば1時間以内の返信が理想ですが、難しい場合には、最低でも当日中か24時間以内の返信を心がけましょう。営業時間外のメールは、自動返信の機能で対応します。「営業時間外のため翌営業日に回答します」などのように、翌営業日に対応となる旨の内容を送信しましょう。

件名：
お問い合わせいただきありがとうございます／ショップ名

本文：
〇〇様

お世話になります。
●●（ショップ名）の▲▲（担当者名）と申します。

弊社商品「■■」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
以下のとおり、ご質問に回答いたします。

>「■■」のサイズですが、〇〇より大きなものはありますか。

〇〇より大きなタイプの××がございます。
こちらのページからご確認ください。
URL：

>「■■」のカラーは、掲載されているものだけでしょうか。
>××（色）はありませんか。

現在お取り扱いがあるのは、掲載されている色のみとなります。
大変申し訳ございません。
しかし、お客様から新色のご要望を多数いただいており、
現在社内にて新色の発売を検討中です。

また、類似するカラーとして「△△」もございます。
よろしければ、こちらの商品もご検討ください。
URL：

このほかにもご不明な点やご質問などがございましたら、
いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社商品をどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

ネットショップでのクレーム対応やお問い合わせ対応などのメール返信は、人の手による個別対応となります。今回ご紹介したメールの書き方や文例を参考に、よくあるやり取りをテンプレート化しメール対応を効率化しましょう。

テンプレートを活用しチームで対応することで、顧客満足度を高めよう

ネットショップの運営には、さまざまなメール対応が不可欠です。お客様と対面で接することがないからこそ、メールには丁寧さや感謝など、信頼してもらうための配慮が欠かせません。しかし、お客様のご注文やお届けまでの進捗はそれぞれに異なるため、個別に対応する部分もあります。

仕様頻度の高いメールはテンプレート化してメール対応を効率化し、ネットショップの売上拡大やお客様との関係強化に力を注げるようにしましょう。メール対応をテンプレート化・効率化するなら、メール管理・共有システム「メールワイズ」が便利です。

メールワイズには、ネットショップ運営に役立つ機能が揃っています。

・自動返信機能
・メールごとの対応状況を共有し、誤送信や二重送信などのメールトラブルを削減できる
・1通ごとに担当者と進捗状況がわかる
・テンプレートで対応品質を均一化できる
・過去の対応履歴が見られる

メールワイズならではのネットショップ運営に役立つ機能で、チームによるメール対応のスピードや品質を向上させましょう。