体調不良で会社を休む・会議を欠席する際のメールの書き方【文例付き】

体調不良による欠勤・欠席連絡はメールでも大丈夫？

体調不良による欠勤・欠席連絡は、メールが認められている場合とそうでない場合があります。電話やチャットツールなど、自社で推奨されている連絡方法がある場合には、それに従いましょう。

昔は電話が当たり前でメールはNGでしたが、今は企業によってその対応方法も大きく異なっています。まずは、会社で定められている連絡方法を使いましょう。チャットツールによる連絡、メールでの連絡、LINEでの連絡など、連絡手段はさまざまです。誰しもメールを日々見ており、出社したらまずメールを開くと考えられるので、早い時間にメールを送るならよいでしょう。

体調不良メールを送る際のポイント

体調不良による欠勤・欠席メールを送る際の原則は、始業前までに送ることです。突然症状が現れたり、急に苦しくなったりなど、連絡が無理な場合は仕方がありません。しかし、そうでない場合には勤務開始前までに連絡を済ませるのがよいでしょう。体調不良メールの書き方のポイントを解説します。

メールは、以下7つの要素で構成されています。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶・名乗り
4. 要旨
5. 詳細
6. 結び
7. 署名

体調不良による欠勤・欠席メールを送る際には、一目でわかるように件名を工夫します。要旨で欠勤・欠席を簡潔に伝え、詳細で欠勤の理由や期間、引き継ぎなど、業務に必要な連絡事項を伝えましょう。欠勤・欠席の期間や相手にかかる負担によって、謝罪の気持ちを表すかどうかは変わってきます。多大な迷惑をかけるようであれば謝罪し、あまり迷惑をかけないで済むようであれば、通常の業務連絡と同じように文章を締めて結びにつなげるという流れです。

【要旨】欠勤・欠席理由を記載

要旨の部分では詳細を明記せず、「体調不良」とすることが一般的です。ただし、欠勤期間が長引きそうな場合は、差し支えない範囲で理由を添えるとよいでしょう。例えば、「インフルエンザで」や「高熱が出て」「検査入院することになり」などと書くほうが、相手の状況判断を助けるだけでなく、メール送信者に対する体調への配慮がしやすくなるためです。

【詳細】連絡事項・復帰の目処を記載

詳細は、社内向けなのか社外向けなのかによって、伝える内容が変わります。社内向けに送る場合は、引き継ぎ内容を記載します。内容が多い場合は、業務や担当者などに分けて個別に連絡しましょう。取引先など社外向けの場合は、代わりの担当者を立てるなど業務に支障が出ないよう調整してから連絡します。

欠勤が重なりそうな場合は、早い段階で一報入れましょう。長期間の欠勤が予測される場合は、およその目安に加えて復帰の目途が立ち次第連絡する旨も記載します。

【結び】お詫び・締めの挨拶を記載

要旨と詳細で伝えた内容を踏まえ、お詫び、または締めの挨拶でメールを締めくくりましょう。具体的には、次のようなフレーズを使います。

• お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
• ご面倒をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
• この度は急な体調不良でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
• ご心配とご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。
• 体調不良でご心配をおかけして申し訳ございません。

【ケース別】体調不良メールの文例

ここからは、体調不良メールの文例をケース別に見ていきましょう。仕事に復帰する際のメール文例もあわせてご紹介します。

上司へ送る体調不良メール文例（休むことを伝えるのみ）

件名：
体調不良による欠勤のご連絡

本文：
●●課長

おはようございます。
▲▲です。

昨晩からの体調不良で、本日は出勤ができない状態です。
大変申し訳ございませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。

発熱と喉の痛みがありますので、この後病院へ行ってまいります。
診察結果は改めてご報告いたします。

ご面倒をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

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署名

上司へ送る体調不良メール文例（業務引継ぎ）

件名：
【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡

本文：
●●課長

おはようございます。
▲▲です。

昨晩から体調不良が続いており、本日は出勤できそうにありません。
申し訳ございませんが、お休みさせていただきたく、ご連絡いたしました。

発熱しているため、これから病院へ行き診察を受けてまいります。
診察の結果が分かり次第、ご連絡いたします。

担当のA社につきましては、支障がないようこの後■■さんに引き継ぎいたしますので、ご安心ください。
急ぎの案件の場合には、携帯電話にご連絡いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

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署名

取引先へ会議欠席を連絡する体調不良メール文例

件名：
【会議欠席のご連絡】〇月定例会議

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

明日〇月〇日（〇）〇時からの定例会議ですが、
体調不良による5日間の自宅待機のため、伺うことができなくなりました。

誠に勝手なお願いですが、日時変更をしていただけないでしょうか。

具体的な日程につきましては、後ほど改めて連絡を入れさせていただきます。

この度はご迷惑をおかけして申し訳ございません。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

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署名

在宅勤務の場合の体調不良メール文例

件名：
【休暇申請】体調不良による有給休暇申請のご連絡

本文：
●●課長

おはようございます。
▲▲です。

本日は体調不良のため、お休みさせていただけませんでしょうか。
今朝からめまいがひどく、起き上がるのがつらい状態です。

なお、10時からのオンラインミーティングに参加する予定でしたので、欠席の連絡をしておきました。
可能であれば、部署内のどなたかに参加していただけますと大変助かります。

順調に回復しましたら、明日から仕事に戻る予定です。
もし体調不良が続くようでしたら、明日の朝にご連絡いたします。

この度は急な体調不良でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名

仕事に復帰する際のメール文例

新型コロナウイルスやインフルエンザ、入院などで1週間以上欠勤した際には、復帰する前にメールを送っておきましょう。体調不良で1日や数日欠勤した場合には、送らなくても問題ありません。

件名：
【職場復帰のご連絡】〇月〇日（〇）より勤務再開いたします

本文：
●●課長
●●課各位

おはようございます。
▲▲です。

この1週間お休みをいただいておりましたが、明日から職場復帰いたします。
その間、大変なご迷惑とご負担をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。
お陰様で無事に回復しましたので、ご報告いたします。

お忙しい中、代わりにご対応いただいた皆様にお礼申し上げます。
皆様のご配慮と温かいお心遣いに感謝いたします。

メールにて恐縮ですが、お礼とともに復帰のご挨拶とさせていただきます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

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署名

体調不良メールへの返信文例と使えるフレーズ

体調不良による欠勤・欠席を伝えるメールが送られてきた場合、なるべく早く返信するのがビジネス上のマナーです。目上の人の場合には、失礼にならないよう言葉遣いに注意しましょう。体調不良を気遣うフレーズには、以下のようなものがあります。

• お大事になさってください
• お体に気を付けてお過ごしください
• お見舞い申し上げます

相手は体調不良なのですから、返信不要である旨を記載するなどの配慮があるとより良いです。返信のタイミングや言葉遣い、返信を求めないなど、相手の体調を気遣って返信しましょう。

次に、メールの文例をいくつかご紹介します。

体調を気遣うメールへの返信文例

ここでは、自分自身が体調不良メールを送り、上司や取引先などから気遣う返信がきた場合の返信文例をご紹介しましょう。感謝とお詫びの気持ちを込めて、失礼のない表現を選ぶことが大切です。

上司へ送る、体調を気遣うメールへの返信文例

件名：
Re: 体調不良による欠勤のご連絡

本文：
●●課長

お疲れさまです。
▲▲です。

お気遣いいただきありがとうございます。
明日は出勤できるよう休養に努めます。

ご面倒をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

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署名

取引先へ送る、体調を気遣うメールへの返信文例

件名：
Re: 体調不良による欠勤のご連絡

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

お気遣い、痛み入ります。
体調不良により、ご心配とご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。
不在中は、弊社■■が対応させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名

体調不良で仕事を休むことは、誰にでもあることです。メールを送る相手によって、連絡内容や言葉遣い、選ぶべきフレーズは変わります。ビジネスマナーを踏まえて、ケースに応じた適切なメールを送るようにしましょう。また、自分自身の体調不良を気遣うメールを受け取った場合には相手の気遣いに感謝し、なるべく早く簡潔に返信するとよいでしょう。