Outlookメール 送信予約の設定方法
Outlookでメールの送信予約を行う際の設定方法を解説します。
※今回はインターフェイスがWeb版と統一化された「新しいOutlook」のPCデスクトップアプリを用いての解説になります。
PCアプリ／WEBアプリの場合
- 「新規メール」をクリック
- 宛先・件名・本文などを入力
- 送信ボタンの右にある下矢印をクリック
- 「スケジュール送信」をクリック
- 送信予約したい日時を入力
- 「送信」をクリック
※2024年5月13日時点
スマホアプリの場合
- 「新規メール」をタップ
- 宛先・件名・本文などを入力
- 下にある「送信スケジュールの設定」をタップ ※表示がない場合はプラスボタン（＋）で出現
- 送信予約したい日時を入力
先に宛先等を入力することで、「送信スケジュールの設定」ボタンが有効になります。また、「送信予約したい日時を入力」が完了するとすぐに予約完了になりますが、予約内容の確認・取消をしたい場合は次の項目で行いましょう。
※2024年5月13日時点
送信予約の確認・編集・取消方法【PC/WEB/スマホ共通】
送信予約したメールは、「下書き」フォルダに保存されます。予約内容を編集・取消したい場合は、メールを開いて操作を行ってください。なお、すぐ送信するなら「送信」を、別のタイミングで送りたい場合にはもう一度「送信予約」することを忘れないようにしましょう。
シャットダウンやスリープ、オフラインだと予約送信されない？
PCアプリやスマホアプリを使用ってメールの予約送信を行う場合、送信予約した時間に以下の条件を満たしている必要があります。
- Outlookを起動している
- オンライン状態
なお、Outlookが起動していなかったりオフライン状態だったりした場合、条件を満たしたタイミングでメールが送信されます。このとき、メールの送信日時は予約したときのもので相手にメールが届きます。これは、スリープ状態になっていた際にも同様です。
確実に予約送信したいならWEBアプリ版がおすすめ
WEBアプリ版なら、PCやスマホの状態に左右されません。シャットダウン中でも動作するため、確実に予約送信するならWEB版がおすすめです。
相手に気付かれる？時間通り送信される？予約送信の疑問を解決
メールの予約送信を行うときの、よくある疑問について3つ解説します。
送信予約機能を使ったことは相手に気付かれる？
その場で送ったメールなのか、あらかじめ作成して送信予約しておいたメールなのか、相手に気付かれたくないという方もいるでしょう。Outlookで予約送信した場合、相手には通常と同じようにメールが届き、送信予約機能を使ったかどうか気付かれることはありません。
予約した時間通りに送信される？
送信予約したメールは、基本的に予約した通りの時間に送信されます。ただし、サーバー環境などの要因から、多少のずれが発生する可能性はあります。ずれなくメールを送らなければならない場合は、予約ではなく手動で操作しましょう。送信予約機能を使用する際は、ある程度の遅れは想定しておくとよいでしょう。
定期送信の予約はできる？
例えば「毎週月曜」「毎日13時」など、同じメールを定期的に配信したいという方もいるでしょう。しかし、Outlookで定期送信の予約機能はありません。そのため、都度メールの予約設定が必要です。
送信予約機能を使いこなして、業務を効率化しよう
送信予約機能を使いこなせば、メール業務が効率化できるでしょう。例えば、以下のようなシチュエーションで活用してみてください。
- 業務時間外に作成したメールを翌営業日に送りたいとき
- 時間を置いてから連絡したいとき（リマインド、お断りの連絡 など）
- 連絡するタイミングが決まっているとき（請求書送付、日報、経費提出 など）
- 時期が近付いたら連絡したいとき（長期休暇前の挨拶、お祝いの連絡 など）
- 営業メール、マーケティング（告知・フォロー、ステップメール など）
送信予約機能を使えば時間のあるタイミングでメールを作成しておけるので、事務作業の効率化に繋がります。また、いざ送るべき日時になって送信を忘れてしまうなど、抜け漏れの防止にもなるでしょう。あるいは、開封率の高い時間に送信したり、イベント後の御礼メールを一斉配信で予約しておいたりなど、営業・マーケティングにも活用できます。
さらにメール業務の効率化や有効活用を目指すなら、メール管理・共有システムの導入がおすすめです。メールワイズなら予約送信だけでなく、履歴管理や処理状況の確認など、さまざまな機能が備わっています。
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